基于AIC系统的学生档案信息化建设

沈玲

摘 要  随着大数据、云处理、区块链等信息技术的运用，档案事业取得了长足的发展。但学生档案信息化的发展较为滞后。文章以湖南城建职业技术学院为例，从学生档案工作的现状出发，探讨学生档案工作信息化建设的背景、意义、内容、方向和目标，以期实现学院学生档案工作的初步信息化建设。

关键词  高职院校 学生档案 信息化 档案价值

中图分类号 G275.9 文献标识码 A 收稿日期 2019-12-26

Abstract Along with the application of big data， cloud processing， block chain and other information technologies， great progress has been made in the archival undertaking. However， the development of student archives informatization is lagging behind. Taking Hunan Urban Construction College as an example， this paper starts from the current situation of student archives work， probes into the background， significance， content， direction and objective of the informatization construction of student archives， in order to realize the preliminary informatization construction of student archives in the college.

Keyword higher vocational college; student archives; informatization; archives value

2019年，我国档案法制建设取得新进展，新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）即将出台。在新修订的《档案法》中，拟增加“信息化建设”专章，对电子文档归档、电子档案管理、运用信息网絡技术促进档案资源的共享共用、档案工作的数字化转型发展等将提供法律支撑;此外，国家鼓励机关、团体、企业事业单位和其他组织推进电子档案管理信息系统建设，国家推进档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。

一、基于生命周期理论的我院档案管理现状

截至目前，我院学生档案管理部门现存档案共计16015份，其中在校生档案共计11216份，历届遗留学生档案3962份，遗留高考档案614份，择业期内遗留档案223份。鉴于高职扩招政策的影响，可以预见的是，学生档案的规模将会不断扩大，档案工作量急剧增加，我院基于生命周期理论的档案管理模式将面临新的挑战。

在现有档案管理模式下，我院的学生档案工作多以实体档案工作为主，侧重档案纸质资料的收集、转递与封闭式保管。该模式主要有以下弊端。

1.归档质量不高。目前，我院学生档案工作基本能够做到“一人一档”，档案具有完整性，但归档质量普遍不高，具体表现在由于归档单位对于档案内容缺乏监管，学生填写也较为随意，个人资料信息不全、不准确的现象仍普遍存在，导致档案信息缺乏参考价值，难以得到用人单位的垂青。

2.缺乏档案宣传。以2019年为例，在档案管理部门官方网页上，没有关于学生档案的信息;我院官方微信公众号仅在6月4日发表了一篇题为《毕业季/@全体毕业生 档案知识知多少》的文章;在AIC系统平台有一篇《关于做好2019级新生档案工作的通知》，且仅教职工可见。

3.制度建设滞后。目前我院的学生档案工作缺乏相应的制度支撑，没有适用的学生档案管理办法或细则，我院学生档案工作的管理机制、工作机制、运行机制等都缺乏明确的规定，档案资料的收集、鉴别、移交等缺乏严格的、统一的标准，档案管理多沿袭之前的管理经验，随意性较大。

4.档案价值无法实现。档案具有“存凭、留史、资政、育人”价值。然而，我院目前的学生档案仍侧重“重藏轻用”、封闭式保管，档案工作的考核标准在于档案资料是否收齐？是否妥投？对于档案利用价值的挖掘没有引起足够的重视。

5.档案查询利用方式落后。受限于我院学生档案纸质存档的唯一方式，档案用户想要查询档案信息，必须到档案室查询方可;此外针对档案用户查询档案去向、调取档案等无法实现异地、远程网络操作。目前，针对异地档案用户的调档需求方面，仅提供档案员个人邮箱以接收往届毕业生（已开报到证）的调档材料，并无专门的档案网页进行统一管理。

6.软硬件投入有限。主要表现有以下四个方面：信息化办公设备配备不足，导致档案信息化建设进程较缓慢;档案库房标准化建设不够，不利于纸质档案的长期保存;从业人员参加专业档案培训的学习机会有限，闭门造车无法实现档案业务能力的提升;档案工作队伍不稳定，兼职档案人员流动频繁，档案工作缺乏积累，不利于工作创新。

7.全员档案意识不强。我院学生档案工作一直处于学院管理工作的边缘，对于档案工作的理解和重视程度不够，但是档案内容的形成又牵涉到学院多个部门（单位），档案工作缺乏凝聚力，创新的阻力较大，是当前我院学生档案工作面临的一个大的难题。此外，老师和学生对于学生档案的认知普遍停留在毕业后的档案提取，对于学生档案的具体内容、学生档案的作用、学生档案与在校期间的综合表现之间的联系、甚至对于为什么要建档等问题存在诸多疑问，导致档案工作的价值得不到体现。

二、基于AIC系统平台的学生档案信息化建设研究

笔者分析认为，我院现有的基于生命周期理论的档案管理模式对于传统、纸质、实体档案管理较为适用。而档案信息化建设则需要另外建立一套基于工作流程（即收集、鉴别、整理、利用、保管、转递等）的线上档案管理模式。基于学院工作实际，学生档案信息化建设可以依托AIC系统，实现学生档案工作的转型升级，促使档案工作由管理实体纸质档案向管理档案信息资源转变，并通过信息资源管控，实现业务提质增效、工作网络化、管理智能化、服务能力全面升级。

1.学生档案信息化建设的内容与促进信息化建设的建议。信息化建设是一个过程性事务，不可能一蹴而就，需要高屋建瓴地制定学院学生档案信息化发展的整体规划。就现阶段我院实际情况而言，笔者认为可以依托现有的AIC信息平台，从以下五个方面着手进行档案信息化初期建设。

加强制度建设与执行力度，规范内部管理。档案工作是一项制度性很强的工作，符合校情的《湖南城建职业技术学院学生档案管理办法》即将出台，它以制度的形式对“归档范围”“材料鉴别”“整理要求”“安全保密”等制定业务标准，制定“利用服务”“档案移交”“档案转递”“去向查询”“异地调档程序”等实施细则，明确档案工作各环节及各部门工作职责，为信息化建设的开展提供制度支撑。

完善学生档案的领导体制，明确学生工作部（处）为学生档案的管理部门。根据我院学生工作的实际，必须明确学生工作部（处）作为学生档案信息化建设的管理和领导部门，主要负责完善工作流程，负责建立一整套完善、系统的方法理论，负责建立一支专业人才队伍，避免我院学生档案工作管理松散、工作不衔接等问题。

实行“二级管理”，优化档案工作流程：就学生档案的归档范围而言，档案工作仅凭一个人或一个部门的力量是不可能完成的，必须将档案工作各部门紧密联系起来，构建档案管理部门与归档单位各司其职、密切配合的二级工作网络，实现学生档案信息的共建、共享、共用。

坚决落实“双套制”，解决纸质档案备份难题。鉴于学生档案的特性和我国档案系统的信息化水平不一，学生档案仍以纸质档案为主，因此实行学生档案信息化建设并不是要摒弃纸质档案，而是要弥补纸质档案难以长期保存的问题。在学生档案信息化初期建设中，实行线上采集档案数据信息或扫描全文图像、线下纸质归档的“双套制”，实现纸质档案和电子档案的优势互补。

加强队伍建设，培养档案信息化专门人才。档案信息化建设需要一批既熟悉档案业务又有一定信息素养的复合型人才。首先，通过完善档案系列职称评定体系，稳定档案工作队伍，鼓舞更多的人投入到档案工作中来。其次，加强档案部门与信息技术部门的合作，利用高校的人才和技术优势提高档案从业人员的信息化水平。再次，实施“走出去”战略，可以通过外出交流学习、参加档案研讨会等途径，提高档案从业人员的信息素养与信息化综合水平。

2.学生档案信息化建设的目标和方向。综合学生档案工作的实际与用途，我院学生档案信息化建设的目标应是全面深化学生档案工作与信息化的融合发展，搭建基于AIC系统的学生檔案管理平台，建立学生档案数据库，并致力于将其打造成学生综合信息资源库，为学院各项学生工作的开展提供第一手的凭证资料和决策依据，实现档案价值。

学生档案信息化建设应牢牢把握“服务”方向。我国著名的档案学家吴宝康教授曾说过：“档案必须利用，通过利用来充分发挥其作用，实现档案的自身价值。”我院学生档案信息化建设工作应将出发点与重心落在为档案用户提供“利用需求”服务这一层面。比如实现学生信息查询的“一站式”服务，综合档案信息数据分析特殊学生群体（如心理困惑型、学习困难型、经济困难型、单亲或孤儿、违纪学生、生理缺陷、网络成瘾、逃课、恋爱等）产生的根源、预估发展方向，为学生工作开展提供凭证与决策依据;利用网络服务的快捷与便利，提供远程档案利用服务等，异地档案用户只需轻击鼠标，按要求输入相关信息或提交扫描件，就能轻松完成档案查询与转递。

三、学生档案信息化建设的意义

基于AIC系统平台学生档案管理系统的建立，对于完善档案工作流程，实现档案信息化有着积极的促进作用。

实现档案“收集”智能化。通过前端控制理论，在学院AIC系统平台提前预设“归档要求”与“归档期限”，从源头把控档案材料的生成质量，实现档案信息的按时按质归档。

实现档案“管理”规范化。通过建立档案“管理”部门与“收集”部门（单位）的二级管理体制，明确各部门的归档范围、工作职责，实行实时更新与定期移交，构建共建共享共用的档案工作网络。

实现档案“利用”网络化。通过内网实现学生信息资源的校内共享共用;通过外网实时网络远程服务，提供档案去向查询和档案邮寄业务的网络化，使得异地档案用户只需按照网页提供相关信息即可轻松办理档案业务，方便快捷。

实现档案“保管”电子化。纸质载体固有的保存期限难以实现长期保存，通过信息化建设，对遗留学生档案材料、学籍卡和成绩单进行全文图像扫描，解决档案备份难题。

四、当前我院学生档案信息化建设存在的困难与解决方法

目前，我院的学生档案信息化建设处于初级建设阶段：2019级新生的档案数据库已经初步建立，毕业生成绩单打印模板已经确定。但是档案信息化建设仍存在以下四个方面问题。

学籍卡问题，指AIC系统中的学籍访问权限、照片粘贴问题以及奖惩信息、奖助学金情况、学籍异动如何在学籍卡中体现、学籍卡的打印与归档问题，接下来将由档案管理部门与教务、信息中心、各教学系部、AIC系统开发者等商定。

信息安全问题，学生档案涉及学生的隐私，在信息采集和利用过程中应遵循保密性原则;对于不同的用户，其开放的程度和内容应根据实际情况而定;数字信息的长期保存与信息安全问题等。

软硬件投入不足问题，希望学院在政策、预算经费、信息化设备配置、办公用房、人员配置等方面给予更大支持。

全员档案意识有待加强的问题，一来在国际档案日、新生入学教育、毕业季加强档案宣传;二来促进档案信息资源开发，实现档案价值，突出档案工作的重要性。

五、结语

在我院学生档案信息化建设的基础阶段，工作的重点应在于制度建设、档案信息安全问题、前端控制理论下档案工作的规范化程度、档案实体工作如何开展等问题。然后应逐步将工作重点转移到档案制度的执行力度、如何通过档案编研与宣传体现档案的“育人”功效、如何通过档案利用价值的挖掘提升档案地位等问题上来。

参考文献

[1]http：//tv.cctv.com/2019/03/30/VIDEDbrC8M4LKF3bTKrLDAF8190330.shtml？spm=C45404.PS2uUdzI8xau.S28560.177央视网报道.

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