贯彻《机关档案管理规定》扎实推进省直机关档案基础业务建设

刘薇薇

《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）围绕“变革与转型、创新与发展”这一主题，提出了新形势下做好机关档案工作的新思路、新要求，为机关档案工作提供了基本遵循，省直机关在贯彻落实过程中实现了档案工作的不断发展。现阶段，面对机关工作出现的新情况、新问题，省直机关档案工作要努力在规范化的基础上实现提质增效。

一、抓紧编制文件材料归档范围与档案保管期限表

保管期限表作为档案管理中收集、归档、鉴定、销毁工作是否合法的重要依据，是开展业务工作的重要参考，各单位要充分重视其编制工作。

首先，要明确工作要求。按照《机关档案管理规定》第四章二十八条规定，“机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称《保管期限表》），经同级档案行政管理部门审查同意后施行。”对于编制《保管期限表》在《中共辽宁省委办公厅关于做好省级机构改革涉及部门和单位档案交接管理的意见》（厅秘发〔2018〕131）中已经提出了相关要求，各单位要遵照执行。

其次，明确工作任务。不仅新组建或新成立的单位需要进行编制，内部机构或工作职能发生变化的机关单位也应当及时修订新《保管期限表》，经重新审查同意后施行。

三是编制范围的变化。《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）要求各单位编制文书档案保管期限表，而《机关档案管理规定》规定编制的是档案保管期限表，档案门类从文书扩展到业务、科技等各个门类，人事、会计文件材料的归档范围和档案保管期限从其专门规定。此外，还需要明确的是机关所属机构文件材料归档范围和档案保管期限表报机关审查同意后施行。

二、把握时间节点做好疫情防控档案的整理与移交

按照国家档案局做好新冠肺炎疫情防控期间档案工作的各项要求，现阶段各责任单位要把做好疫情防控档案工作作为一项重要工作来落实。疫情防控工作涉及到社会方方面面，同样，疫情防控档案形成领域十分广泛，其责任部门分为常设机构和疫情防控临时机构，疫情防控档案要按照要求在责任单位全宗号后加“·XG”设置全宗进行管理。责任部门要按照新冠肺炎疫情防控文件材料归档范围进行材料收集，对照相应门类档案整理规则对疫情防控档案开展组件、分类、排列、编号、编目等整理工作，并进行归档和数字化。基于档案来源等多方因素考虑，疫情防控档案在归档后有两种不同流向，一种是单位在疫情防控工作中形成的档案向本单位综合档案室移交，另一种是临时机构将疫情防控工作中形成的档案统一向省档案馆移交。原则上，各责任单位要在9月1日前将7月31日前形成的档案，向省档案馆进行移交。无论是内部移交还是向省档案馆进行移交，各责任单位要确保档案资料齐全、完整、准确、系统、安全。同时，为在省档案馆建立疫情防控专题档案，丰富档案资源，各责任单位向省档案馆移交的档案除移交原件外，还要将档案的数字化成果一并移交。对按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定，无法进行数字化的档案，各责任单位则需要向省档案馆提交专题目录并对具体情况进行书面说明。

三、继续开展机关档案业务建设评价

近年来，省档案局通过开展档案执法检查和日常指导等多种手段来提升省直机关档案工作水平。目前，省直机关档案工作总体处于健康有序发展状态，但面临新形势下机关档案工作的新要求，各单位档案工作仍然存在诸多问题，特別是在贯彻落实《机关档案管理规定》等方面仍存在薄弱之处。为强化档案业务建设，夯实档案基础工作，加大在关键部位补短板工作力度，我们实行以评促建，以评促改的评价机制。遵照执行档案工作的行业标准，结合我省当前工作实际，编制了《省直机关档案业务建设评价办法》。

业务评价办法具体包含档案机构与人员、基础设施与设备、基础业务建设、档案开发与利用、档案信息化建设等五个方面内容，共涉及56个小项目，每个小项都由评价指标、评价内容、评价说明、评价方式等构成。各机关单位要明确自己未来一段时期的工作重点和目标，知道差在哪里，要干什么，怎么干，达到一个什么程度和效果。2018年、2019年，省档案局组织人员对40家省直及中直驻辽单位进行了档案业务建设现场评价，并反馈了书面意见。通过评价工作，这些单位对过去三年的工作进行了全面梳理，档案的整理更加规范，档案的交接手续更加完善，档案数字化率更高，档案的保管条件得到了很大改善。今年，省档案局指导省农业农村厅开展电子文件归档与电子档案管理试点工作，各单位在进行档案业务建设的过程中，要进一步推进档案信息化建设。今年下半年，我们将继续开展对省直单位的业务评价工作，并适时对评价结果进行通报。

四、按计划开展对部分单位档案工作实绩考核

按照《2020年省直党群政法单位规定工作考核评分标准》，对编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，并报省档案局审查;规范整理2019年形成的各门类档案，并完成档案数字化;将本机关保存期满的档案向省档案馆移交等工作，省档案局将采取现场检查及审查报送材料等方式对36家省直党群政法单位的档案工作进行考核。

政府系统虽未纳入考核系统，也需要按照要求的三项指标来开展工作。对于档案已经形成满20年达到向省档案馆移交年限的单位，要提前与省档案局联系，提出移交申请，待省档案馆进行初步验收后，列入下一年度接收工作计划，验收合格后方可进行移交。各单位需要对本单位室藏档案进行自查，对照相关标准，制定工作计划，查看整理、数字化、全宗卷编制是否符合要求，做到心中有数。

五、建立完善档案工作制度

建立健全档案工作制度。《机关档案管理规定》第十条：“机关档案工作的任务是：（一）贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，并将规范档案全面工作和本行业档案管理的规章制度报档案行政管理部门备案”。过去一段时间，省直机关制定档案工作制度都是单独性的，比如档案保管制度、档案利用制度等等。目前，省生态环境厅等单位正在积极着手制定行业档案管理制度，在制定过程中遇到问题可以与省档案局进行沟通，确保制度科学合理，待规章制度制定完成后报省档案局备案。

档案统计年度制度。按照《机关档案管理规定》要求：“机关应当编制档案工作统计年报、汇总分析当年档案工作情况形成年度报告、报送统计档案行政管理部门、上级档案部门。”档案事业统计调查工作是关乎档案事业可持续发展的基础性工作。当前，省直机关档案统计工作主要通过填报全国档案事业统计调查制度中的《档案室基本情况表》来实施，按照全国档案事业统计调查制度要求，各单位要认真填写档案室的人员、档案、利用、设施设备、数字档案室建设等情况。从填报情况来看，凡是基础工作扎实的档案室，填报的数据能够较为全面反映档案工作各方面实际情况。《档案室基本情况表》的填报质量从很大程度上反映一个单位档案工作的整体状况和档案人员的工作态度。

年度报告制度。《机关档案管理规定》第十条：“机关档案工作的任务是：……（六）接受档案行政管理部门监督、指导和检查，执行年度报告制度，……”这是对省直机关档案工作首次正式提出的工作要求，对于新形势下机关档案工作创新监管模式，完善机关档案监督指导平台建设有着十分重要的意义。各单位档案人员要自觉树立做好档案工作的意识，适应省直机关档案工作的新监管模式，在每年12月20日前，将本单位档案工作的各方面情况形成报告，报送省档案局，以便更加有效地开展档案业务工作。

档案工作承担着“为党管档、为国守史、为民服务”的职责，广大省直机关档案工作者要不断增强做好档案工作的政治责任感和历史使命感，牢记档案工作者的初心，在实际中做好服务。各部门要对标看齐，切实做好档案收集和利用工作，将贯彻落实党的十九大和十九届二中、三中、四中全会精神的激情和干劲转化为推进全省档案事业创新发展的蓬勃力量。