专业认证背景下二级学院教学档案管理工作探究

李洋

（河海大学，江苏 南京）

一 引言

工程教育专业认证是对高等教育机构设置的工程类专业教育制定的专门认证。工程教育专业认证旨在保证工程类专业教育的人才培养质量，提升工程类人才对工业建设和社会产业发展的适应程度。2006年，工程教育专业认证的试点工作启动，受到了国内高校的广泛响应。中国民航大学[1]基于交通运输专业工程教育认证，提出了采用反向设计方法构建课程体系结构、不断改进课程体系与毕业要求对应关系和建立基于成果导向的课程达成度评价方式三种优化课程的方法。湖南工程学院[2]基于工程教育专业认证的电气工程及其自动化专业课程体系的构建，阐述了课程体系的具体安排，实践效果良好。南华大学[3]基于中国工程教育专业认证标准，重点阐述了实践课程体系的构建，以及本专业在课程体系改革方面的主要举措等，为其它院校工科专业参与工程教育专业认证课程体系构建提供了参考依据。通过工程教育专业认证工作的持续推进，促进了专业和学科的发展建设，提升了高等院校的教育质量，提高了我国的工程教育办学水平[4,5]。

专业认证的三大先进理念分别为：学生为中心、成果导向和持续改进[6]。其中持续改进机制中的重要组成部分就是教学过程质量监控机制。而作为直接记录教学过程、教学实践活动的教学档案，是专业认证中评估学校教育管理质量和教师教学研究水平的重要依据。只有对高校教材汇编、典型案例、成绩册、科研成果、社会实践等大量教学资料进行综合分析，才能对教学管理水平给予客观、公正和全面的评价，才能对教学过程质量进行有效的监控和反馈。因此，在工程教育专业认证的背景下，教学档案工作过程中存在问题和挑战，完善教学档案的建设和管理具有必要的价值和意义。

二 教学档案在专业认证中的重要性

近年来，随着“双一流”等学校学科建设的不断开展，各级各类高校规模不断壮大，学科门类体系不断完善，二级学院教学工作和管理系统逐步完善，二级学院的教学档案工作成为高校教学档案管理的关键环节[7]。教学档案是在教学研究管理工作中，形成的纸质文档、电子资源、图片视频等各类形式并且具有保存价值的文件资料，是教学过程中教学方法、教研探究、教学改革和教学管理等各个环节的记录[8]。教学档案是专业认证工作的重要依据，是教研过程从计划实施、信息反馈到管理完善的真实反映，更是专家对于工程教育专业认证考查的重点参考资料。

在专业认证过程中，评估专家一项重要的工作就是通过查阅相关的档案材料，全面直观系统地考察高等院校的教学条件、教学质量和教学效果，从而对相应的专业认证指标进行客观评价。通过审阅原始教学档案，了解学校的办学质量，从而做出专业客观的认证评价。例如说明“教学建设与改革”这项指标时，学科发展阶段性的评估材料、课程建设的申报材料、新增专业的备案材料等都成为认证指标的审阅基础；评价“办学指导思想”该指标时，通常以办学思想规划、周期性工作计划和总结、典型会议纪要等作为重要依据。所以，完整丰富、详细有序的原始教学档案是专家评估考察时极具说服力的原始证据，真实体现了学校和二级学院的教学思想和教学成果，在专业认证中的关键作用是其他基础资料不可替代的。

三 教学档案管理中存在的问题

（一） 重视程度不高，管理职责不明晰

首先，院系教学档案管理的思路不明确、制度不完善，容易造成教学档案的管理混乱。未建立清晰科学的规范和制度，容易出现责任规定不明晰、实际执行不到位等现象，导致档案记录不详细、归档混乱、借还记录不完整等问题，档案材料的真实性和原始性难以体现，无法保证教学档案的完整性和有序性，不适应工程教育专业认证对于原始资料的基础需要。在二级学院的实际工作中，教学档案工作往往没有受到足够的重视，执行效率不高、档案内容不完整、管理不规范是常见的问题，同时对管理过程中的收集、归档、查阅等细节过程缺少详细的规范，各个环节的责任职能缺少落地，影响了档案管理的长期高效有序推进。因而，正确的档案管理意识、科学的规范制度标准、明晰的管理职责划分是提升二级学院教学档案管理工作的重要保障。

其次，二级学院对于教学档案的服务型价值认识和重视程度不够深刻。从某种程度而言，教学档案管理往往只重视材料的收集而忽略了材料的升华，教学档案利用不够深入有效，缺乏总结反馈机制[9]；只重视材料的收集管理而忽视了材料的服务性和利用性，多数档案归档后也基本不再使用和总结，“重存轻用”现象普遍存在，没有体现教学档案应有的实践价值。如果能积极通过对教学档案的总结反馈，对教学科研的各个环节进行反思，能够有效发现教学实践中存在的有效经验和潜在问题，得到对课程安排、教学实施、教师培养等有参考价值的结论，从而发挥教学档案的价值作用，推进教学档案质量的提升，提高教学档案管理的完善，促进教学水平的发展，推动整个教研工作系统的良性循环。

（二） 缺少专业化的档案管理人员

二级学院的档案管理过程中，由于编制缺乏等原因，二级学院教学档案管理人员普遍不是专业出身，由学院教务人员兼任，从而导致档案管理专业化水平整体不高。随着招生规模的扩大，各高校学生人数和教学班级大幅增加，产生的教学文件资料数量呈几何级数增长，在人员极度匮乏的前提下，数量庞大的教学档案给管理工作带来的严峻的考验，兼职管理人员在归档效率和管理能力上不能完全适应，非专业化的档案管理形式难以满足教学档案管理的实际需要。

同时，学校对教学档案管理人员的指导培训不足，管理人员之间经验交流不顺畅，导致档案管理人员对档案管理的基本技能缺乏了解，难以适应愈发专业化、高效化的管理要求，可能会导致档案收集归纳过程中易出现误差，例如缺少对原始档案凭证的收集、档案内容不明确、划分不合理、档案材料不规范、缺少科学的归类统计等问题，对于后期材料的升华反馈和学科专业的认证评估造成了阻碍和影响。在专业认证的背景下，对档案的完整性、准确性、规范性、有序性提出了更高标准，档案质量的不完善无法满足专业认证的要求。非专业化或专业培训不足的人员对教学档案管理的实践改革完善缺乏创新意识，无法应对专业认证背景下对档案管理工作带来的新挑战，造成二级学院教学档案质量难以提高，教学档案管理水平无法提升等问题[10-12]，不利于二级学院教研管理工作的健康发展和学科专业认证的顺利进行。

（三） 教学档案现代化管理程度低

目前高等学校二级学院的教学档案收集、建立、归档几乎由教学秘书一人全程承担，且几乎均为纸质材料，人工操作，加之工作繁多无法及时统计教学档案的收集情况，只有教师主动归档才会对档案进行统计，而很多老师因重视程度不高或档案意识淡薄，往往不会主动归档或者归档材料不完整，从而造成教学档案的缺失。目前对于二级学院教学档案的管理，尚未建立电子档案数据库，教学档案的管理基本人工化[13]，缺乏信息化电子管理系统的支持，档案管理效率难以提高，无法形成科学系统的档案管理体系；同时一旦出现人员岗位调换，管理工作的正常延续则存在困难，不利于档案管理的质量保障，难以满足教学档案的服务型需求。

大数据时代的背景下，信息化的管理手段的应用是必然趋势，目前高校或者二级学院采用电子现代化平台进行信息管理的应用越来越广泛，可以有效提升学校事务管理的高效性和准确性。因而，教学档案管理工作的信息化程度低，会使教学档案管理工作难以适应教学工作的发展和专业认证的高标准需要，难以适应学校或二级学院整体工作的现代化发展模式，使得教学档案工作在教研系统中的实际价值削弱，不利于二级学院学科专业水平的良性发展。

四 加强教学档案管理的措施

（一） 强化管理意识，规范制度建设

思想上，加强教学档案管理意识，自上而下各级人员对于档案的重视程度决定了管理工作的实施进程，决定了教学档案的最终质量，对于二级学院的档案管理建设起到决定性的基础作用。学校或二级学院积极开展对各级教职人员教学档案工作重要性的宣传，增强教职工的教学档案意识，切实从专业发展和人才培养的角度来认识教学档案工作的关键作用，形成准确记录、主动归档的档案意识和完善保存、专业统计的管理意识。同时，树立教学档案“存用并重”的管理意识，不仅重视资料的积累和保存，还要加强教学档案有效深入的利用[14]，定期进行教学档案内容的总结升华，将档案管理中出现的问题和经验及时反馈到教学和科研的实际工作中，最大程度地实现教学档案对于教研工作查漏补缺和优化完善的建设性推动作用，充分发挥教学档案对于学科建设和专业发展的重要价值意义。

明确的制度规范有利于提高档案管理的准确性和高效性。教学档案工作必须建立一套合理科学的管理制度，理清档案管理的行动框架，明晰档案管理的基本原则，明确各单位各流程工作的职能分配，在收集资料、档案整理、总结反馈等各个环节落实管理规范，对教学档案具体的收集、归档、保存和借阅等细节工作，应给予明确的规定，确保教学档案管理工作环环相扣、逐步落实。教学档案工作实行统一领导、分级管理，教学档案管理是教学管理的重要组成部分，应纳入教学管理制度及其各级教学管理人员的岗位责任制中，使得教学档案工作各个环节落地到个人，强化每位教职人员的档案管理规范意识，确保归档的及时性和完整性，从而提高资料收集的效率和档案的准确性，也便于教学档案管理问题的快速落实和高效解决。因而，强化管理意识和制度意识可以确保院系教学档案的正确性和完整性，提高教学档案的管理效率和水平，推进学科发展和专业建设，为工程教育专业认证提供可靠的材料支撑。

（二） 提高教学档案管理人员业务素质

在专业认证的背景下，管理人员需要强化档案管理工作意识，加强对评价指标体系的理解和研究，将相关认证指标的标准与教学档案各个环节紧密联系起来，探究教学档案在新课题、新背景下的新挑战，及时调整管理工作中的缺陷和问题，敢于创新和突破，在教研工作的实践中提高教学档案管理水平。教学档案具有专业性、分散性、周期性、多样性、系统性和时代性等特点[15]，这对于档案人员收集档案、材料归纳、系统总结等各个环节提出了标准和要求，要求教学档案管理人员除了掌握分类、整理和归档的基础专业知识外，形成科学化、系统化的管理手段，学会根据教学档案的特点制定合理有效的管理方式，紧密结合二级学院的学科专业建设实现档案管理能力的突破，还需要紧跟时代步伐，努力学习现代化、信息化的手段，不断提高档案管理水平，提升教学档案管理业务素质。

学校和学院需要积极针对性地开展教学档案管理的专业化、信息化、网络化相关方面的培训，定期开展和组织档案管理人员之间的经验交流会，强化档案管理人员对教学档案管理相关专业知识的熟悉掌握，提升信息化档案管理的专业技能。档案管理人员应始终保持自觉学习和完善业务素质的积极性，在管理日常的工作中总结吸取经验教训，从理论和实践两方面促进管理方式和手段的提升。同时，专业档案人员应逐渐形成主动服务的管理意识，将被动的档案收集整理转变为主动的档案管理反馈机制，便于教学档案主观能动下的有序推进，提升教学档案的服务作用和利用价值。管理人员的专业素质始终是提高教学档案质量的关键保障和强大支撑，能够根本上真正推进二级学院档案管理的专业化水平，能极大程度地推进教学档案的质量发展，为专业认证提供有力保障，实现教研工作管理水平的实质性发展。

（三） 教学档案管理工作技术化和现代化

随着多媒体教学方式的开展和电子化教学资源的增加，电子化教学档案愈加增多，对教学档案工作的现代化提出了必然要求，同时计算机技术的发展为技术化信息化的教学档案管理奠定了良好的基础，符合大数据时代的发展趋势。电子化教学档案具有庞大、完整的档案信息库，储存空间广阔、材料分类明确、信息检索简单、查阅反馈便捷，能够有效提高教学档案管理的效率，减少了人工管理带来的归档误差、资料丢失、人力浪费等问题。推进教学档案管理技术化和现代化，是体现教学档案对于学科发展的服务价值，实现教学档案高效科学管理的重要工作[16]。

将信息化的管理技术引入到具体的教学档案管理工作中，需要加快网上教学档案管理服务平台的建设。二级学院的教学档案数据库和管理平台建设应遵循实用性、多样性、前瞻性的原则，结合学院教学档案的管理特性，对教学档案的文字、图像等资料进行数字化处理存储于数据库，建设功能全面、操作便捷的管理系统平台，提高信息化管理平台的针对性和可操作性，从而满足教学档案的利用和管理要求，提高整体工作效能。同时保证网上教学档案管理平台的智能化，实现教学信息资源多元化、规模化、自动化，与教研工作的多个环节实现信息的互通和反馈。通过网络教学档案管理平台的建设，实现数据化档案收集、系统化档案统计、实时化查询管理以及与二级学院的档案信息共享支撑，能够真正发挥教学档案的实效作用，促进学科和专业的良性发展，提升教学管理的现代化水平。管理技术化和现代化是专业认证背景下的迫切需要，是教学档案工作长远持续发展的有效保障。

五 结论

基于专业认证学生为中心、成果导向和持续改进的三大理念，本文为持续改进工程教育专业认证，提高教学档案工作在新课题下的管理水平提供了理论依据与方法参考。作为教学过程质量监控重要组成部分的教学档案，是高校二级学院教研体系的真实记录，是衡量教学质量、教研系统管理水平的基础，是工程教育专业认证的最原始和真实的资料依据；但教学档案管理中存在重视程度不高，管理职责不明晰、缺少专业化的档案管理人员和教学档案现代化管理程度低等问题，影响了教学档案的质量和档案管理水平的提升，不利于专业认证的顺利推进，限制了学科建设和教研水平提高的进一步发展。针对这些二级学院教学档案管理中存在的现状问题，在专业认证背景的要求下，提出了强化管理意识，规范制度建设、提高教学档案管理人员业务素质和促进教学档案管理工作技术化和现代化等建议，从思想上、人员上、技术上三个方面强化档案管理意识，增强档案人员专业管理素养，推进网络档案管理平台建设，从而实现二级学院教学档案科学化管理，有利于提升教研工作的现代化水平，实现教研管理系统的良性建设，推动学科和专业的可持续发展。随着“双一流”等学校学科建设的不断开展，健全和完善专业认证背景下二级学院教学档案的高效化、规范化、科学化的管理工作具有非常重要的意义。