高职院校成绩管理工作问题分析及优化措施探讨

冯春霞，王璐

（南通职业大学，江苏 南通）

一 引言

能力要有一个衡量硬性指标，在高校这一般是用成绩来衡量[1]。成绩是学生学习效果的肯定和直接表示，与学生的利益息息相关，是在校学生的评优、入党、转专业、推荐本科和申报各类奖学金时重要的借鉴指标，学生申请助学贷款、申请出国深造乃至毕业后入职，成绩也是重要的参考指标。成绩管理工作的准确性和严谨性也显得尤为重要。成绩管理工作是高等学校教学管理工作的重要组成部分，成绩对教师教学质量评价和学校教学改革的推进有着重要的意义。随着高校招生规模的不断扩大和信息技术在高校教育事业中的应用，各个高校都建立了各自的教务管理系统，这些系统大大方便了高校管理人员的日常工作，同时也积累了大量教学数据[2]，使得高职院校成绩管理工作难度加大，如何克服困难，优化成绩管理工作值得教务管理人员探讨和研究。

二 高职院校成绩管理工作内容和特征

（一） 高职院校成绩管理工作的具体内容

成绩管理工作是高校教学管理工作的重要环节，涵盖了教学管理的诸多方面，涉及面广，内容丰富复杂。

（1）期末成绩录入。这是成绩管理工作最基本的一个环节，以南通职业大学2019年第一学期期末考试数据为例，全校三个年级共有508个班级、594门课程、3987个班次期末考试，期末成绩录入工作量大，且录入时间比较集中，期末成绩及时准确的录入是后续补考重修等各项工作的根本保证。

（2）补缓考和重修成绩的录入。根据对期末成绩的整理分析从而明确补考和重修是高校成绩管理工作的关键所在。以南通职业大学2019年第一学期补缓考数据来看，共有3493人次考试，其中三个年级参加考试的人数是2012人，考试课程数是255门。补缓考和重修的工作量也较大，成绩录入等同于期末考试。

（3）免修和学籍异动成绩处理。高职院校中一部分学生是从职业高中或者中专升入大专，大专的部分课程或者类似课程已经修过，这部分课程可以申请免修；根据国家《退役士兵安置条例》的文件精神，退伍学生的体育、军事训练实践和毕业实习等课程可以申请免修获得相应学分。有些学生在高中时外语是主修非英语的小语种，而大学英语课是高职院校的公共必修课，这部分学生可以根据学校规定和自己小语种的学习水平申请免修大学外语课程。高职院校产教融合、校企合作和现代学徒制等优质办学特色下，学生在企业所修课程与本校教学培养方案中的相应课程需办理课程替换取得学分。另外，复学、留级和转专业等校内学籍异动学生的课程处理，交流生的课程替换，留学生和中外合作班学生的中英文成绩单的特殊要求等等，都是成绩管理工作的重要组成部分。

（4）成绩更改维护。高校学生的成绩和学生的利益关系密切，当系统中学生的成绩数据出现偏差或异常等情况时，为了保护学生的利益要根据调查的实际情况严格按照程序对错误的成绩数据及时进行修改与维护。要及时维护系统中教学计划变更课程的学生成绩，防止影响学生的补考或重修。

（5）成绩导入。高职院校的学生“1+X”证书和外语、计算机能力等级考试次数不受限，很多学生多次报名参加，为不影响学生下一步学习计划和评优活动，及时更新导入学生考证成绩十分必要。《军事训练》等全校学生全员参加的课程，成绩数据巨大，手动录入错误率高，为保证成绩数据的准确性，这部分成绩由成绩管理人员分批导入成绩管理系统。

（二） 高校成绩管理工作的显著特点

成绩管理工作在高校教务管理工作中占有极其重要的地位，有着显著的特点。（1）准确时效性。这是最重要的一个特点，成绩是对学生学习质量和数量的一个直观的评价，直接关系着学生学分的获取和毕业与否，所以其准确性和严谨性也显得尤为重要。任课教师在考试结束后必须按规定的时间及时录入成绩,若成绩提交不及，会影响学生补考、缓考、重修，转专业，评优等后续工作，所以，成绩管理工作有着明显的时效性。（2）复杂多样性。高校成绩管理工作涉及成绩录入、核对和变更等诸多环节。由于高职院校学生来源广泛，有普招生、单招生、提前招生、注册生、社招生、交流生和留学生等；学生休学复学、留级、转专业等学籍异动频繁；还有理论课程、实践课程、必修课程、核心课程、选修课程、考试课程、考查课程、集中实习、校企合作课程等课程性质和方式的多样化，这些方面都决定了高校成绩管理工作不是简单的成绩数据汇总，而是一项繁重、复杂、多样化的工作。（3）联动共享性。教学管理是一项复杂的系统工程，它的各项工作关系紧密，互相作用，而成绩管理是这系统工程的核心环节和最终的结果输出[3]。教学计划变更，学生学籍异动等都会影响到成绩管理工作。学生成绩是推动学校发展前进的公共资源，学生可以根据自己的成绩调整学校方法，教师可以根据学生成绩改进教学方法，教学管理部门可以根据学生成绩对教师教学质量做出评价，推进教学改革进程。

三 高职院校学生成绩管理过程中存在的问题及原因分析

高职院校生源复杂，成绩也具有复杂多样性的特点，所以成绩管理工作同样繁琐复杂，过程中存在着影响成绩管理工作质量提高的诸多问题。成绩管理对学生的发展具有重要作用，反映出学校的管理水平，高校管理层只有及时发现高校成绩管理工作中存在的问题并采取针对性对策才能够进一步提升学生的成绩管理水平[4]。

（一） 成绩管理工作涉及面广，工作量较大

伴随我国高等教育的不断发展和改革，高校招生人数明显增长，跨校区办学、多层次办学、多校联合办学、校企合作办学等新模式的涌现大大增加了成绩管理的工作量和工作难度[5]。高校成绩管理工作不只是期末成绩、补缓考和重修成绩的录入维护，还包括学籍异动成绩处理、教学计划变更和错漏成绩的更改，等级考试成绩的导入。由于高职院校不断扩招，招生生源和形式多样化，面对不同基础的生源信息教学方式和考核方式也随之多样化，成绩评定随之多样化，这些都增加了高校成绩管理工作的难度和广度。

（二） 成绩管理工作人员不稳定，业务水平有待提高

一般高职院校的成绩管理一线人员学历较低，有些是人事代理人员，工资待遇不高，职称评审受限，而且有的成绩管理人员是教学秘书兼职，由于教学秘书兼有其他工资，工作时存在应付心理，不出大错，也不力求精致，这些无疑都阻碍了成绩管理工作质量的提高。许多教学秘书是文科专业出身，对成绩管理工作和成绩管理系统所涉及的专业比较陌生，现需现学，现学现卖，没有经过专业的培训，工作浮于表面，精度不高，深度不够。为了自身发展需要，教学秘书工作流动也是常有现象，成绩管理队伍人员经常变动不利于成绩管理工作的精准稳定。

（三） 成绩相关人员之间缺乏沟通融合

成绩管理的主体包括学生、任课教师和工作人员。学生选课没有成功却依然上课，或者选好课又不想上了，没有及时到教学部门办理退选；老师没有按规进行课堂考勤，没有及时确定本课程选修名单，期末录成绩发现名单有出入也没有及时和教学部门沟通；成绩管理人员发现学生没有成绩或异常也没有及时和任课教师沟通等等，这一系列自认为的现象都会导致成绩错录、漏录，都会给后续成绩管理工作增添很多不必要的问题和麻烦。

（四） 成绩管理系统没有及时更新，利用率不高

据调查，很多院校的成绩管理系统是多年前购买的，不能适应现行的教学培养方案，系统中部分功能缺失，成绩管理人员在运用过程中发现系统部门功能和本校教学管理制度不符，但是系统维护更新的费用巨大，相当于购买整套系统的费用。系统不能及时维护更新，系统问题逐年显现。再加上，系统中有些功能自买来就没用过，成绩管理工作人员变更后，软件开发人员没有跟踪培训，部分功能不会用或运用不规范，很多成绩数据靠人工处理。期末成绩、补缓考成绩和重修成绩录入时间比较集中，工作量较大，但是由于系统陈旧，而且同时间段学生查询成绩也比较频繁，成绩系统经常会处于相当缓慢或短时间瘫痪现象，录入效率较低，录入准确率也会受到影响。

（五） 学籍异动频繁，教学计划变更制度不完善

据调查很多高职院校每学期都会有一定数量学籍异动的学生。以南通职业大学2019年第一学期学生学籍异动情况为例，这学期有43名学生复学（其中包括28名退役复学的学生），39名学生留级，还有4名学生转专业。另外，还有少数学生因故退学或者转学，由于每学期学籍异动的学生数量较多，特别是复学的学生，由于退伍时间或者生病康复时间不同导致学生会陆陆续续回校复课，部分学生课程不能及时处理，从而使得一些需要补修的课程不能及时得到补修。另外，高职院校教育的特殊性，在产教融合教育理念下，有部分学生参加学徒制班或者企业特殊要求班，参加了企业部分课程的学习，从而涉及到教学计划的变更，这部分的课程处理也欠规范化。

四 优化高职院校成绩管理工作的建议

（一） 建立健全成绩管理相关规章制度并严格执行

工作过程只有标准化和规范化了，才能保证高质量、高效率的完成。成绩管理工作是保障教学顺利进行的重要手段与途径，对优化教风、学风、考风，提高教学管理水平和教学质量具有重要意义[6]，成绩管理工作是一项原则性和责任感极强的工作，制定完善合理的成绩管理规章制度和工作流程，对保证成绩管理工作公平公正的开展具有重要意义。成绩管理制度和工作流程要根据本校的实际情况做实做细，明确每个工作环节的具体步骤，从教师授课、学生选课到试卷命题批改方案，从期末成绩到补缓考、重修成绩评定标准和成绩录入管理办法，从学籍异动学生的成绩处理、课程补修的标准规范到学徒班、中外合作班、交流生的课程替换原则等。再规范、再健全的制度如果执行力不强也只是一个“摆设”，只是“空雷”，所以成绩管理工作制度和流程要公开化并加强宣传，保证每位老师和学生都知晓成绩管理的工作内容、规章制度和步骤程序。学生干部是学校建设、改革、发展的重要力量，是学生管理工作的重要组成部分，在成绩管理工作制度和流程宣传工作上起着纽带桥梁的作用[7]，充分激发学生干部的作用，老师、学生和负责成绩管理的工作人员共同参与成绩管理工作和监督，各司其职，责任明确，工作程序规范，有规可循，并做到执规必严，违规必究，这样避免了高校成绩管理工作的盲目性，使得高校的成绩管理工作规范化，制度化。

（二） 加强二级管理，分解细化成绩管理工作

据调查，很多高职院校教务处的成绩管理人员只有一名，除了成绩管理工作之外还兼有其他教学管理工作。而且期末成绩的整理核对、输出分析、学籍异动学生的课程处理，补修、免修和特殊类学生群体的课程替换工作等大部分成绩管理工作都在教务处统一办理，这样，无疑加大了工作量，导致成绩处理不准确、不及时，降低效率。所以细化成绩管理工作，加强校院分级管理，完善二级学院自我成绩管理体制迫在眉睫。制定成绩管理制度的时候，要明确教务处与二级学院的职责，调动成绩管理环节中的每个相关角色的积极性。二级学院领导和教务处领导要定期检查监督，保证成绩的准确性和客观性。

（三） 及时维护更新成绩管理系统并充分利用

近年来，信息技术迅猛发展，深度融入社会、生活、教育、文化等各个方面，推动社会生产的变革[8]。在教育领域，教育信息化建设如火如荼地开展[8]。教学管理信息化使得教学管理工作更加便捷，以计算机技术、信息技术为基础的成绩管理系统的运用十分必要。成绩管理系统规范、充分地利用可以有效提高成绩管理工作的效率和准确性，大大提升教学管理水平。成绩管理人员要在日常工作中充分利用现有资源，不断发掘成绩管理系统的新功能，在系统运用过程中遇到的实际问题或者对系统的新需求要及时反馈给系统管理人员并寻得解决办法，不断完善成绩管理系统的功能。鉴于系统陈旧，急需更新维护，这方面学校要给与大力支持，一个合格的、先进的、稳定安全的成绩管理系统是高校成绩管理工作正常运转的重要保证，既能减轻教学管理人员的工作量、提高工作效率，还能使高校成绩管理工作更加规范化和科学化。所以，高校要不惜费用及时更新维护或者研发成绩管理系统，并请专业的系统管理人员对本校负责成绩管理的工作人员（特别是新变更的工作人员）及时跟踪培训，确保成绩管理系统的正常高效运行。

（四） 打造一批稳定高素质的成绩管理团队

成绩管理工作需要踏实的工作态度，细致的工作作风[9]。随着招生规模的扩大，成绩管理工作越来越繁重。成绩管理工作繁琐复杂，工作人员从了解、认识成绩管理工作到熟悉精通需要较长的时间，所以要尽量避免成绩管理人员的变更。从二级学院到学校层面，精心选择有责任感、有耐心、能熟练运用办公自动化自化软件，最好是有一定计算机专业基础知识的人员，作为成绩管理的储备人员，进行严格的培训。

一是思想意识培训。从事成绩管理工作的人员做好打持久战的准备。成绩关系学生的切身利益，成绩管理工作务必讲求原则，严谨规范，务实求真。从事成绩管理工作的人员要有服务意识，要以服务者自居，而不是管理者。成绩管理人员面向全校的老师和学生展开服务，要以服务者的心态不厌其烦地解决教师和学生提出的任何有关成绩管理方面的问题和突发状况。同时成绩管理人员还要有团队意识。成绩管理工作不是成绩管理人员一个人的事情，涉及到全体学生和任课教师，任何一个环节出错都会动摇到整个成绩管理工作的稳定性。各二级学院和教务处的成绩管理人员之间也要保持良好的沟通，定期交流，组成一个坚实稳固具有良好政治素养的成绩管理团队。

二是业务水平培训。从事成绩管理工作的人员首先要精通成绩管理的各项规章制度，成绩处理的步骤程序，以及成绩管理过程中突发事件的应对策略。同时，成绩管理人员要有一定的计算机基础知识，有软件应用能力、数据处理能力。也可以组织成绩管理人员到兄弟院校学习交流，互学共长。

成绩管理工作枯燥乏味且任务繁重，工作人员容易出现消极情绪，怠慢工作。学校可以推行奖励机制，或者设置绩效考核制度，调动成绩管理人员的工作热情，保障成绩管理工作高质量稳定开展。

五 结语

高职院校的成绩管理工作体现着学生的学习效果，关系着教师的教学成果，对推动整个教学管理有着重要的意义，学校和成绩管理人员应该充分认识成绩管理工作的重要性，完善和熟悉成绩管理工作的标准和规范。成绩管理人员要不断学习，强化求真的工作思想、谦虚的服务意识，团结合作的团队意识，利用业余时间多多给自己“充电”，努力提高自身的业务水平，使成绩管理工作标准化、规范化、科学化。