科研事业单位改革中档案管理存在的问题

郑璐 刘海英 张俊生 于欣

【摘要】本文介绍了科研事业单位改革中档案管理现状，分析了目前档案收集不完整、设施不齐全、管理水平不强、研究能力弱等管理工作中存在的具体问题，并从加强档案管理人员培训、开展风险隐患排查、完善档案管理制度、创新档案管理方法和提高档案研究能力等方面提出了具体解决措施，对科研事业单位改革发展稳定具有重要参考价值。

【关键词】科研事业单位; 机构改革; 档案管理问题

一、档案管理的现状

（一）档案管理的意义。档案是人们在各项生活中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。档案是人们在各项生产活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。改革开放40年来，我国以推动公益事业发展为目标，以创新体制机制为核心，着力推动事业单位改革，革除制约公益事业发展的制度性障碍。在科研事业单位改革过程中，无论是人事人才、科研课题、科技成果、科研仪器等都与档案密切联系。科研单位的档案全面、真实记录了20世纪50年代科研单位成立以来，以科学研究、生产技术、基本建设为主的科研活动，存在的制约发展问题及取得的重大成果等文件材料。这些记录和信息储备是推动单位向前发展的第一手资料，让我们更好了解历史，掌握研究领域动态走向。科学规范的档案管理，能够不断提升科研单位的工作效率和管理水平，保护和利用好档案能够为科研单位培育新的重大科技成果、加快科技成果转化、推动应用、各项工作高质量发展作出贡献。

（二）改革中档案的交接与管理。为确保科研事业单位改革工作圆满完成，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《科学技术档案工作条例》等法律条例，紧扣科研单位复杂繁重的改革、稳定和发展任务，谋划和推动档案工作，坚持政治引领，成立档案领导小组，加强档案工作的领导。完整准确记录单位改革全过程，确保单位改革工作中形成的文件材料收集齐全、整理规范。自新组建单位正式成立之日起，整合单位的档案全宗自行终止，档案全宗整体移交到新组建单位接受保管，全宗号随之变更。新组建单位接管整合单位的档案全宗后，由其档案室对该档案全宗实行封口管理，不得分散与割裂。充分做好新组建单位成立前文件材料的收集、整理、鉴定工作，坚决防止个人带走、留存、转移和销毁应归档文件。并制作交接文据、全宗介绍、机构沿革、档案目录等相关材料。做好档案的收集、整理、鉴定和交接等工作，确保档案的齐全、完整、规范、安全，切实推动档案工作与改革、稳定、发展工作同频共振。

二、档案管理存在的问题

（一）档案收集不完整。在科研事业单位改革中，往往忽视档案管理工作，认为档案管理是一项常规性政务工作，档案归档范围大、周期长、载体多样，档案管理制度中又缺乏奖励机制，难以调动档案管理人员工作主动性和积极性，导致档案原始资料收集不全。部分科技人员、岗位发生变化，相关科技人员在科研项目从立项、验收、成果认定过程中形成的应当归档保存的各种图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音等档案没有及时归档，导致科技档案原始资料缺失。

（二）档案设施不齐全。科研单位作为国家科技的研发主体，承担了大量的技术研发项目，积累了大量的试验数据和科研资料。随着科研档案数量逐年增加，现有档案室面积都不够容纳改革后的档案存放，只能分别存放，不方便科技人员查阅。档案室的设施也较为简陋，档案保护设施配置不齐全，档案室、办公室、接待室还没有三分开，存在一定的安全隐患。

（三）档案管理水平不强。随着《档案法》的颁布实施，各级领导的档案管理重视程度有了很大提高。但依然存在“重藏轻用”现象，对科研档案仍处在统计、分类、归档的层面。档案管理手段也仅限于纸质文档上，归档时间长、难度大、查找效率较低、利用率不高、影响保密程度。还没有利用计算机信息设备存储档案，没有形成数字化电子档案，不能随时随地进行档案检索、借阅、管理。归档的档案理论和应用价值不高，有效利用率低，存在丢失、泄密危险，无法满足当前档案资源共享利用的需要。

（四）档案研究能力薄弱。目前，科研单位档案工作实际中，还没有围绕档案服务科研单位治理能力现代化、改革后档案管理体制机制创新、档案室职能定位开展相关的研究工作，特别是新时代档案事业发展具有普遍性、长远性影响的重点难点问题，也没有开展创新性、先进性、实用性相关研究。

三、档案管理的措施

（一）加强档案管理人员培训。明确档案工作分管领导，设档案专职管理人员，配齐档案兼职管理人员，建设一支具有档案专业知识、科研专业知识和有一定工作能力的高素质档案管理人才队伍。要定期对专兼职档案员进行档案管理专项培训，强化档案意识，变被动为主动服务。注重档案人员开展理论知识学习，积极组织专职档案人员、兼职档案人员开展档案专业知识学习，参加省档案局组织的全省专业技术人员继续教育培训，获取档案管理资格证书，推进从档案管理者变为档案信息开发者，不断提升档案人员综合素质。经常深入项目组，指导和协助科研档案整理。规范收集和保存原始档案材料，做好安全保密工作。

（二）开展风险隐患排查。对照近年来颁布的档案安全工作规章制度和标准规范，制定科研单位灾害预防和安全应急管理预案，定期对本单位档案安全情况进行全面深入的排查摸底。重点排查消防设施、监控报警系统是否齐备，是否正常发挥作用;电气电路、水暖管道、机电设备是否安全，检修维护是否及时;档案信息系统和档案数字化加工场所是否管理规范;档案库房是否有出租、出借改作他用的情况，是否存有危及档案安全的物品;档案库房及其设备的安全风险是否杜绝;是否定期开展消防安全知识讲座;数字档案资源是否长久保存和备份;网络与重要信息系统是否安全有保障体系建设。

（三）完善档案管理制度。结合新单位工作特点和实际情况，需要制定新的档案管理规章制度。改革后的科研档案存在学科差异，种类繁多，类型复杂，包括研究、技术、成果等科研工作必不可少的参考资料，都需要对范围、时间、要求进行规范。同时还要完善立卷归档制度、借阅制度、保管制度、库房管理制度、保密制度等。建立强有力的监督制约机制，逐步实现档案管理规范化、系统化、科学化和现代化。

（四）创新档案管理方法。档案对于科研事业单位发展具有十分重要的参考作用，不断创新档案管理方法，利用办公技术，运用计算机、光盘、复印机、多媒体等先进技术和设备进行档案收集、整理及加工。注重大数据环境下文档一体化管理，在安全可控环境中，建立电子文件归档与电子档案管理系统。加强大数据、区块链、云计算等新一代信息技术在电子档案管理中的应用等方面的学习研究。注重对科研档案全过程系统管理，从提交申请、经费预算、立项、中期检查、变更、结题、成果等材料时，应多备一份存档。适当延长档案保管期限，积极组织开展评审定级。不仅有助于科研水平的提高，还有利于促进科研单位科技成果的轉化工作进一步深入开展。

（五）提高档案科研能力。完整保存和科学管理档案的同时，还要充分发挥档案在社会主义现代化建设中的作用，要根据科研单位档案工作实际，围绕单位改革后档案归属与流向、数字档案资源建设及所属企业档案管理等工作，积极争取申报省档案局、国家档案局科技项目。紧紧围绕档案工作融入国家大数据发展战略、信息化条件下档案工作转型发展策略，开展“互联网+科技服务”档案管理、档案资源建设与开放共享、档案资源整合与利用等模式创新研究。开发利用好科学研究、科技成果、生产信息等档案资源推动科研正向发展，以高效档案管理利用工作，为科研单位高质量发展提供有力支撑，为服务乡村振兴、脱贫攻坚和决胜全面建成小康社会作出应有的贡献。