事业单位档案管理应对电子政务的策略

师美姣

摘 要：政务平台建设初衷在于实现信息资源的高度整合。事业单位应当成为电子政务平台建设的重要组成部分，着力围绕政务平台信息集中发布的要求，履行好提供公益性信息的职能要求，围绕着跨部门、跨单位的信息供给需要，加强档案管理工作的顶层设计与技术方法的改进。

关键词：事业单位;档案管理;电子政务平台;建设策略

事业单位档案是重要的凭证、参考与指导信息。事业单位的信息对政务平台的建设有重要的参考指导价值。政府应当发挥事业单位档案的参考决策作用。做到档案信息资源的高度整合，着力提高事业单位数据信息的丰富性、集中性和有效性。强调提高信息整合的整体质量水平。

1 档案管理的整合要求

1）健全服务机制。政务平台的目标在于提高政务信息服务有效性，构建智能化的办公系统，降低政务服务的风险，达到提高信息服务有效性目标。应当建立适应时代的政务服务体系。事业单位必须以档案管理部门为核心，参与到大型的政务平台建设当中。首先，事业单位应当尊重统一领导和分级管理的政务信息报送机制要求，明确档案管理与共享目标，立足自身情况建立一套适应时代的政务管理信息供给体系。其次，强调提高档案管理部门的服务意识，提高信息服务的便捷性与高效性。其次，实现数字化资源的整合，完善电子文档的归档流程和数字化信息管理交流机制，建立配套的政务档案管理系统，实现网内资源的充分供给。还要创新档案服务工作的方式，加强电子签章的管理，达到深层次、全方位和综合化档案管理目标，解决档案管理的现实困境。

2）丰富信息资源体系。为了提高档案的利用服务效率，应当实现档案数字化转化任务，基于现实档案共享需要实现档案资源的有效深度开发。首先，明确档案信息供给主体的职责，做好档案资源的深度转化，在接入电子政务平台前对本单位的所有档案资源进行重新分类整理，注重保存高价值的档案，剔除低价值的档案，真正的为档案的信息化流转奠定基础。其次，优化事业单位的档案管理系统，引进更专业的标准化档案管理系统，明确档案资源的收集范围，确定档案供给的类型与方式，按照要求实现档案资源的转移交接。第三，提高档案资源的挖掘水平与创新管理能力，注重提高档案资源的挖掘质量，实现档案资源的深度挖掘，保证档案资源供给的科学性和有效性，不断体现档案供给特色价值，基于主动收集体系满足全社会对档案资源的使用需要。

3）安全统一的管理。事业单位为了有效应对档案向政务平台传递的风险，还要建立统一的技术保障平台，加强档案管理专业团队的建设工作，应当加强档案信息资源的技术支撑，基于良好的技术支持满足档案供给的现实需要。首先，应当建立一个规范化的档案数据运行体系。实现档案资源的充分整合。其次，还要与电子政务要求相适应，建立一套自上而下的档案管理系统，形成统一联系的档案管理与应急保障机制。第三，不断更新档案加密、保存等大数据技术与云存储技术。第四，联系第三方服务机构，依靠强有力的技术服务体保证档案管理的质量，解决档案管理的问题。

2 档案信息资源整合实现途径

1）档案业务统筹规划。加强地方政府主导的政务平台建设，关键在于实现统一领导，构建分析协作機制，形成综合性的档案管理体系，围绕着信息公开的管理办法，满足社会群众对各类数据信息使用与共享需要。电子政务平台应当具有大数据背景，注重在集中理念下实现数据的共享。事业单位档案作为电子政务平台的数据信息的重要组成部分，应当采用信中管理模式，实现数据资源的高度整合，加强档案资源管理的顶层规划，建立标准化的档案管理规范，坚持全国统筹管理的而提 ，强化规范标准，在整合分散的基础上实现资源的优化配置。我国档案信息管理应当解决整合不一的问题，实现多部门的牵头领导，消除档案管理各自为政问题，发挥政府在档案管理中的主导作用，着力加强档案管理的领导工作，将不确定和分散的信息资源进行深度整合。档案资源应当实现高度的共享利用，注重优化档案管理标准，降低档案管理存在的风险。

2）提高资源的规范性。电子政务平台运行的档案信息应当是标准化的信息，是符合统一规格要求的各类型数据信息，这样才能提高档案信息传递的效率，满足电子政务业务的需要，符合基层群众办理各项业务的需求。为了实现档案信息的高度整合，提高资源利用的整体有效性，应当明确信息资源的供给体，强调政务信息在规范统一的标准下满足共享需要。 首先，解决政务信息功能不全、传递不畅、服务效率不高的问题。保证档案信息类型、质量、规模、大小控制在有效的范围内。其次，提高事业单位打破信息孤岛的意识，明确信息资源共享的基本义务，增加数据共享的有效性。应当通过网络构建档案管理体系，消除档案管理相对分散问题，实现档案信息资源的合理配置，搭建优质的档案资源的共享平台，这样才能提高档案资源管理的整体质量。

3）保证档案信息源安全。事业单位是电子政务工作的重要信息源，行政事务网站上公布的数据信息很大程度上来源于事业单位存储的数据信息。保证事业单位档案信息的安全，优化整合事业单位信息，还要把信息安全放在重中之重。首先，在智能化数据传输的理念下保证数据传递的安全性，强调加强电子政务平台数据信息的密钥管理水平，基于安全的通讯手段提高档案信息管理的安全性。其次，明确电子政务平台档案数据信息管理的范围，扩大政务信息管理的覆盖面，保证电子档案信息存储的稳固性，基于强有力的政务信息系统实现档案数据信息的有效传递。第三，防止电子政务平台数据信息存在的泄密风险，避免信息丢失，注重加强安全访问机制的建设，基于电子政务平台的运行机制建立必要的信息传递与交换制度，在更大规模的电子政务平台信息法规要求下，促进事业单位档案管理人员依法传递档案信息，保证档案信息的整体安全有效性。事业单位还要提高数据加密技术水平，实现对电子文档的长期保存，定期不定期的进行安全检查，加强网络数据信息的全面监测，建立规范的信息运转机制，形成科学化监督体系，从而保证电子政务档案安全，基于良好的信息技术保证档案可以安全的满足电子政务平台使用。

4）加强档案管理合作。档案信息适应电子政务工作的需要，关键在于提高档案管理的效率，注重实现档案资源的整合，强调构建一体化的档案管理体系。电子政务工作的本质在于优化信息管理模式，提高档案管理的示范性，注重加强档案管理的法制保障，优化档案管理政策，在强有力的技术支持基础上优化档案技术支持条件。电子政务不是个人意识的产物，也不只依靠单一主体开展电子政务。首先，电子政策视角下的档案管理强调提高档案整合有效性，要求行政事业单位的档案数据信息充分汇总，围绕着事业单位的专业视角开展档案管理。其次，各级事业单位应当充分的重视自身在电子政务管理领域承担的角色，围绕着电子政务信息传递的需要进行必要的信息供给。第三，在电子政务平台档案传递消除了时空限制，档案信息形成了强有力的运用渠道，事业单位应当提供特色信息的供给质量，基于自身职能提供优质的档案数据信息。还要实现档案信息的有效联动，注重优化档案传递主体之间关系 ，积极的参与信息的整合与分配工作。

电子政府视角下的档案管理工作要求保证档案信息供给的及时性、有效性和精准性，根据事业单位承担的职能进行信息的供给，保证信息供给的有效性，从而符合事业单位工作的基本要求，强化档案管理工作的重点，明确档案管理的基本思路，从而解决事业单位档案管理的具体问题。

参考文献

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[2]冉朝霞.电子政务环境下数字档案资源整合的开发利用[J].档案管理，2014（05）：68-69