民营企业档案信息化建设探讨

袁惠平

摘 要：近年来，民营企业档案工作信息化是与时俱进提出来的目标。在现代企业的生产经营管理中，信息化手段应用的重要性日益突显，所以必须将规范化管理作为档案信息管理的主要模式。多数企业档案在开展信息化建设时，虽然取得了一定的成效，但仍存在一系列问题，只有妥善解决这些问题，才能保证企业档案信息化建设的顺利进行。本文主要是探讨分析档案信息化建设存在的问题，同时提出相应的解决措施，以供参考。

关键词：民营企业档案;信息化建设;意义;问题与对策

民营企业作为推动我国国民经济综合发展的重要力量，在社会经济建设与发展中具有重要作用，也会对企业未来发展方向造成影响。档案文件详细记录企业的生产经营活动，属于重要资料资源，可以为企业的发展提供决策依据。所以企业必须将档案信息化建设工作提升到发展战略中，从根本上加强档案管理效率与效益，满足现代社会对于档案管理的需求，全面发挥出档案作用。

1 档案信息化建设的重要性

在互联网技术发展过程中，相应促进了大数据技术、云计算技术与移动互联技术的发展，各行业都开展技术改革与管理。对于档案管理工作而言，个性化需求、海量化数据已经成为新标志。档案工作的管理范围从纸质档案扩展为各种不同载体和记录形式档案;管理对象从档案转变为信息;档案工作面临着从传统时代向信息时代的跨越。档案人员要转变观念，重新定位档案工作，并且采用现代化管理模式，转变档案管理人员的角色职责，开始负责制定和监督档案管理情况，并且为档案管理进言献策。加快档案信息化建设，有利于推动民营企业档案工作转型，同时提升档案信息的安全性、完整性和真实性，提升档案服务企业发展的能力，面对新形势建立档案工作的新发展局面。

2 档案信息化建设的现存问题

2.1 缺乏信息化建设规范体系

通过对企业档案信息化建设现状分析可知，多数工作内容还不太完善，且信息化建设工作存在重技术研究，轻标准和制度配套的现象，技术与管理脱节，造成管理滞后。主要表现在：一是各项制度的系统性不足，各规范标准之间有待衔接和互补;二是规范体系结构上不完整，一些涉及电子文件归档和电子档案管理关键环节（如归档整理、长期保存）、核心技术（如电子签名、认证）和特殊格式（如网页电子邮件）的标准不完备;三是现有规范应用不足，在实际工作中，现有的一些标准没有得到充分的推广应用，部分规范的权威性和认可度不高。这些问题的存在在一定程度上造成了档案信息化管理刚性不足、保障缺位、监管薄弱的现象，对档案信息化建设进程造成极大影响。所以管理人员必须及时更新档案规范体系，以此满足信息化建设需求。

2.2 没有形成完善的管理机制与模式

一是文、档分段管理的运行机制，加上各业务部门、档案部门和信息技术部门多头负责的信息化系统建设模式，影响了档案信息化工作的顺利开展，易出现电子文件处置较随意的现象和信息易流失、易损毁、易泄密等安全风险，也较难确保电子文件完整、准确、系统和高质量归档，并得以长期有效保存。二是开展档案管理工作时，没有建立一套完整的奖惩措施、监督机制，不注重鼓励和激励员工的工作业绩，缺乏相应的控制管理措施，在一定程度上降低工作执行力和积极性，影响档案信息化建设工作的有序性。

2.3 信息化建设专业人才缺失

企业在开展档案信息化管理工作时，必须认识到该项工作的专业性与综合性特点，因此对于管理人员的技术能力与综合水平要求较高。不管是基础设施、亦或者档案管理制度，都必须由专业信息化人才执行。但目前很多企业的档案管理员身兼数职、人员流动频繁、既懂档案又懂信息技术的复合型人才紧缺等问题，限制了档案信息化建设的工作基础，使相关工作沿袭传统手工管理的工作方法，仍然采用传统信息管理系统，系统开发价值与升级价值较低。

3 档案信息化建设的应对措施

3.1 规范档案信息化建设

纸质档案在企业档案文件中占据重要地位，可以作为各项活动与会议的原始凭证。所以，开展档案信息化建设，应当不断提升档案管理的规范性。为了实现此种工作目标，企业应当将档案规范性作为重点工作，通过有效措施不断加强档案规范性程度，同时要了解档案信息化处理后的文档大小、字体与格式等。针对视音频与图像等资料，在进行信息化处理后，应当保证档案的兼容性，制定档案文件的存储格式与数据格式。现阶段，多数部分制定档案信息化管理规定，并且建立一套完整的数字化标准、数据库标准、信息化标准，可以确保企业档案信息化建设有章可循。所以企业在制定档案信息化规范时，必须联合自身发展实况、管理意识，注重优化调整，全面确保档案信息化建设满足规范要求。

3.2 促进信息化基础设施建设

企业可以通过基础设施提升信息化水平。如果不注重基础设置建设，将无法实现信息化管理目标。在档案信息化建设期间，所涉及的基础上何止包括网络设施、硬件设施、软件设施。为了进一步提升档案信息化管理水平，必须注重软件设施与硬件设施建设。在建设硬件设施时，应当注重信息化设备问题，包括扫描仪、数码相机等，全面加强信息化建设质量。在建设软件设施时，企业应当建立信息化管理系，深入分析和调研管理需求，以此确保信息化管理系统的灵活性与功能性。其次，在建设信息化管理系统时，应当立足于企业发展实际，优化设计系统框架，确保系统各项功能满足企业发展标准，同时满足档案信息化建设要求，从根本上提升系统运行效率。

3.3 建立档案信息化管理模式与制度

为了提升档案信息化建设工作的顺利性，应当建立一套完整的管理机制，细致划分企业员工的职责与义务。在信息化建设期间，如果遇到问题，可以及时追究相关人员的责任，并且内部员工能够认真负责自身工作，全面提升档案管理效率。其次，注重更新档案信息化管理模式，转变传统管理模式与机制，同时建立信息化管理平台，实现资源的共享与流通。通过信息化管理模式与制度，还有助于提升各个部门的沟通与交流效率，推动信息化建设的稳定发展。

3.4 建立高水平的信息化开发团队

在企业进行信息化档案建设的过程中，除了将信息化技术、信息化体系进行建立健全，同时也应针对基层人员进行合理的管理和配置，建立技能合格、素质合格、管理手段合格的信息化人才队伍，健全人才管理制度，才能够保证信息化管理得以實际的落实和发展。

首先，企业的管理者应该认识到人才对于信息化档案管理发展中的重要性，并及时地进行高质量人才的招纳，严格地进行人才技能审核，将其专业的技能素养进行考察，并根据企业相应的发展情况和需求，进行不同类型人才的招纳。其次，针对在职的人员，应该组织及时的档案信息化理念培训，结合社会信息发展的趋势以及市场经济状态，进行技能上、理论上、思想意识上的培训引导，使整个基础人员团队能够保持良好的工作状态，具备工作积极性，不仅要有技术，还要有头脑，能够保质保量地进行信息化档案管理的同时，又能够积极地进行技能创新、理念创新。

4 结束语

民营企业所开展的各项生产经营活动，都离不开档案信息的支持。档案文件既可以详细记录企业的经营活动，还可以为企业发展提供科学决策。为了全面提升档案管理效率与效益，企业必须加大信息化建设力度，转变传统管理模式与措施，借助信息化技术提升档案管理的规范化水平，全面发挥出档案信息的作用价值，实现企业的长久稳定发展目标。

参考文献

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