大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略探讨

厉中云

摘 要：事业单位内部信息的记载，以档案为重要载体，通过档案管理工作的开展，能够为事业单位的稳定运行与长足发展提供助力。就大数据背景下事业单位档案管理中的不足进行阐述，明确大数据背景下事业单位档案管理的基本思路，进一步探究大数据背景下事业单位档案管理效率的提升策略，旨在促进事业单位的持续健康发展。

关键词：大数据;事业单位;档案管理;效率提升

在大数据时代下，信息技术的应用更为广泛，事业单位档案管理工作的开展，需要以信息化、智能化手段为支持，全面提升档案管理成效，促进档案资源价值的最大化发挥，这对于事业单位的自身发展也至关重要。但当前事业单位档案管理中存在一些不足，亟待加以积极改善，以确保事业单位档案管理工作得以高效推进，更好的迎接大数据时代的诸多挑战。

1 大数据背景下事业单位档案管理中的不足

1.1 档案管理意识不强

档案管理意识不强也是事业单位档案管理过程中的主要问题，由于人们对于此类工作的不重视，导致文件的丢失等现象时有发生，使得档案信息的有效性、保真性、全面性等都受到影响。但是在如今大数据的背景下，每天都会出现庞大的信息，这些信息都需要人们进行技术的处理，如果档案管理意识不强，就会造成管理效率的下降，资源的浪费，难以发挥人事档案真正的作用。

1.2 档案信息开发不到位

对档案信息的利用的有效途径是开发档案中的资源，在大数据时代，将档案信息利用大数据进行管理的有效方式也是对档案信息进行开发，只有充分的开发才能够将现有的档案信息转移到数据库中从而利用数据库进行档案的管理。但目前事业单位建立的档案管理制度主要以储存为主，缺乏对档案进行开发的途径，加之档案数据的日渐增多，档案数据的开发变得越来越困难，这同时也不利于事业单位的健康。

1.3 电子信息保密性问题

信息时代计算机和网络技术的应用大幅提升了人们的工作效率，事业单位也不例外，但电子信息在提升工作效率的同时也带来了信息保密的问题。事业单位要提升档案信息管理效率，就需要将现有的纸质档案转化为电子档案，而电子档案与纸质档案不同的是其保密性将进一步降低。对于恶意攻击者来说，将有更多的方式获取电子档案的信息，但这对于档案管理人员来说通常是难以发现的，因此攻击者的窃密行动可能会造成事业单位重要信息的泄露，对单位的信息安全造成影响。

2 大数据背景下事业单位档案管理的基本思路

事业单位应当提升自身的信息化程度，在其他的工作环节引入信息化技术，从而使内部工作人员适应使用信息化技术完成工作并接受先进技术带来的优势。当内部人员能够熟练利用信息化技术时，再考虑将大量的档案进行轉化。档案信息的特征决定了要将其转化为电子档案就必须按照科学的设计和指导方针进行，为此事业单位再进行档案信息的转化之前应当根据自身档案的数量和性质拟定转化的方式，再确保不会出现问题后再进行档案的转化。

3 大数据背景下提升事业单位档案管理效率的有效策略

3.1 强化档案管理意识，优化档案管理人员结构

事业单位档案管理过程中必须要重视人员档案管理意识的强化，现代社会的竞争，从根本上来讲就是对于人才的竞争，这无论对哪个行业来讲，都是非常重要的，而在档案管理行业来讲，人才更是非常的稀缺，尽管近几年来，政府已经积极鼓励高校，去培养档案管理的专业型人才，像是在信息和档案管理这个专业，就要求在对人才进行培养的时候，要更加侧重档案管理，同时更是要求高校，必须加强档案管理人才的重视力度，要积极的建立一支，档案管理的团队，要对学生进行定期的培养，各个部门之间也要做好配合。

由于档案管理工作的性质，这一工作在大多数事业单位中属于重要性不高的“闲职”，也并非具有专业技术的人才的首选，因此目前我国大多数事业单位中档案管理人员老龄化程度较为严重，而老年人的思维和技能的显著不如年轻人，因此当未来事业单位进行档案电子化后，现有的档案管理人才将无法支撑电子档案的管理和维护工作。为此，事业单位应当注重优化档案管理人才的结构，通过吸纳具有相关技术和技能的年轻人进入的方式确保档案管理人才能够支撑单位档案信息的转化，在档案管理部门形成“年轻人为主、老年人为辅”的局面，让有专业知识和技能的年轻人充分发挥其作用。

3.2 加大档案信息开发力度，完善档案信息化建设体系

对于事业单位来说，纸质档案向电子档案的转化，需要加大档案信息开发力度，依照目录及性质来就现有档案进行分类，保证档案信息索引建立的完善性，高度整合档案信息，以确保管理的高效性。在档案转化过程中，需保证档案管理与检索机制建立的分级化，快速检索档案信息，采取科学化的管理方式，为事业单位的发展提供内在支持。现代化的档案管理模式的构建，能够就档案信息资源进行深度挖掘，实际应用更加便捷高效，档案录入、分类、管理等流程更为精简化，档案管理效率更高，档案信息浪费的情况也得以防范。

事业单位的档案信息化建设需要通过有效的途径来进行实施，要具有完善的体系和制度来提供帮助，档案管理工作者需要对档案信息化建设有一定的深入了解，从而能够认识到档案的重要性，并且在档案的信息化建设上将制度进行完善和补充，同时对建设进行大力投入，加强档案建设的水平。

3.3 制定管理机制，落实信息安全防护

在把握大数据时代形势的基础下，事业单位档案管理工作的开展，需要立足实际制定档案管理机制，保证机制的对应性，采取电子档案信息化管理方式，就电子档案存储软件进行有针对性的开发，档案信息数据的精准性、全面性与可靠性得到保证。在管理机制制定过程中，必须要明确事业单位档案管理目标，把握档案管理具体要求，各层级人员互相配合，就电子档案信息化管理范围加以明确制定，保证管理机制的科学性与可行性，为事业单位档案管理工作的推进提供保障，切实改善档案管理效率。

为确保事业单位档案管理水平的提升，必须要落实信息安全防护，保障档案信息的安全性、真实性与完整性。事业单位信息化档案管理过程中，需要妥善管理纸质档案，不可丢失，以加密措施来对纸质档案的私密性加以保证。在信息录入过程中，必须要对纸质档案中的内容进行严格、准确的录入，促进纸质档案真实化的转化为电子档案，切不可存在录入错误的情况，否则会影响档案资源的后期使用与管理。事业单位档案管理过程中，必须要就纸质档案及电子档案加以科学化管理，不可随意丢弃纸质档案，这对于后期档案管理与使用都至关重要。事业单位档案管理工作中，需安装可靠的安保设备，防范电子档案信息遭到泄露与破坏，切实保障档案信息安全。

4 结语

大数据时代下事业单位档案管理效率的提升，必须要把握事业单位的性质，强化大数据思维，保证设计与指导的科学化，有序推进纸质档案向电子档案的转化，并强化档案管理人员的素质技能，落实档案资源安全防护，保证事业单位档案信息的真实性与可靠性。通过事业单位档案管理效率的提升，能够更好的发挥档案资源价值，为社会提供优质的档案服务。

参考文献

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