企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路

李冬梅

摘 要：对于企业而言，整体事业若想获得良好的发展，与档案具有重要关系，科学的档案管理可以为公司发展提供充足资源支持。但是在当前企业档案管理过程中仍然存在较多问题，主要表现为档案管理信息化建设滞后，不利于企业的进一步发展，也影响了档案信息的有效应用。基于此，本篇文章对企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路，以供相关从业人员参考。

关键词：档案管理;建设;创新思路

我国传统的档案管理工作方法，对于新时代的信息化需求难以满足，所以创新档案管理方法至关重要。

1 档案管理信息化创新的背景和意义

我国当前的社会发展信息更新换代的速度异常之快，这就导致企业的档案管理面临着巨大的压力和激烈的大环境，因此大部分企业逐步将自身的管理方式进行更新，积极地对信息化管理进行初步了解并应用，但总是会有新的问题出现在发展的进程中。其中，阻止档案信息化的主要原因以创新思想不强、观念意识落后、开发信息资源不够全面等为主。在这样的发展形势下，相关的档案管理工作者必须积极地重视起来，将档案工作的新局面尽快地依靠现代化发展手段进行开拓，做好档案管理信息化创新工作对于企业的发展规划以及社会的进步产生重要的意义。

2 企业现代化档案管理存在的问题

1）对于档案管理工作的认知不够。我国许多企业对档案的管理工作重视不足。长期以来，企业为了增强自身的竞争力，多使用扁平化组织，以精简化其组织，来使得成本得到降低。企业对档案管理工作的认知不足，使得企业档案的管理工作效率难以提升。

2）服务主动性不足。现阶段企业档案管理大多采用“你查我调”的被动服务层面，缺乏主动服务意识，影响了档案管理建设成果的有效应用。

3）企业档案信息化建设专业人员配备及能力不足。企业档案信息化对于专业人员的要求比较高，但是目前企业当中的人员配备不足，没有专业的人员进行相关的操作，导致企业档案信息化不能正常的进行。我们应该培养相关的专业人员，在软件设施和硬件设备维护当中，克服困难，保障档案信息化进程的进行。

4）电子档案数据的安全性有待提升。在企业生产运营的过程中会涉及许多机密文件，但是，截止到目前为止，还缺乏具有较高安全性能的电子信息管理系统，另外，往往都是利用第三方软件传递及保存电子文档，所以会导致电子文档数据的安全性受到一定威胁。例如，目前一些企业往往会在传送电子文件时使用电子邮箱或是QQ等，假如企业收发文件的账号与密码泄露出去，那么就可能会泄露档案的数据。不仅如此，部分企业为了获得同行的商业机密，往往会聘请一些黑客侵入到竞争对手的电子文件管理系统中，这样一来也就会导致对方系统中数据信息的安全性遭到威胁，所以就必须要采取有效的措施，努力保证电子档案数据的安全性。

5）声像档案收集困难，资料匮乏。声像档案是信息化档案中不可缺少的一部分，因为其独特的形式有利于解决各种纠纷问题，但是由于其对设备的要求较高，所以一些企业在信息档案建设的过程中，因为资金原因减少了对相关设备的采购，导致了声像档案的缺失。

3 强化企业档案管理信息化建设的策略

1）创新理念。想要完成企业档案管理信息化建设，要做的便是创新相应的理念。通过新的理念，从而完成实践。首先，要以服务为档案管理工作的首要目标，其次，在新的形势下，应完成档案管理的信息化建设，从而保证档案信息管理能够与时俱进。另外，企业可以利用培训等方法，来强化员工对与自身工作的态度，通过不断的提高自身的素养，从而为企业做出贡献。

2）档案管理信息化建设组织安排。根据企业档案信息化建设要求，可以将软件开发商、自身、软件产品供应商力量整合，组织工程技术设计人员、档案管理人员等相关人员共同参与，形成联合档案管理信息化建设项目组，保证项目顺利运行。

3）加强学习培训，提升档案管理人员专业素养和业务水平。档案信息化的进行就要求信息档案的管理者需要拥有档案管理的经验还需要有一定的专业电脑知识。企业档案的管理，是利用当今信息化的高速扫描技术、数据压缩技术、数据库技术、网络传输技术等技术手段，实现档案信息的接收、传递、存储和提供利用一体化管理，最终实现档案信息资源的共建共享。不难看出企业如果想完成档案信息化建设，那么引进综合型人才是信息化进程的必经之路，企业除了可以从社会进行引进外，还可以筛选出信息化方面的人才进行档案管理方面的培训，从而达到企业档案信息化的要求。

4）运用精细化理念做好档案整理和归档工作。作为企业档案的管理人员首先必须要保证收集整理的档案资料的完整性、真实性及精确性，其次依据档案的内容来实施多样化的管理措施，清楚划分好档案的类别。同时，根据档案资料的等级及类别对其归档工作进行全过程的记录，以避免档案的损坏及丢失，为档案的日常使用及查阅提供方便。再其次，在档案归档工作中应用精细化理念，就必须要提高档案归档工作的条理性，结合企业档案管理需要，切实提高企业档案管理的整理及归档水平，推动企业发展。

5）制定完善的安全防护制度。大数据时代背景下，企业在生产经营中获得了档案信息化建设带来的许多便利，然而也会存在一些安全隐患。所以，企业需要制定完善的安全防护制度，要在档案信息化建设计划中加入系统安全保障的相关内容，要在技术、资金及管理方面制定完善的保障制度。在档案管理信息化建设过程中会用到许多的机械设备与人力资源，对此就必须要加强对于安全风险的管控，加强档案的保密工作。

6）信息化技術。建构开放式的平台，让网络信息技术能够真正地为档案管理工作进行服务，并且在此基础上，不断的将档案管理工作进行完善，提高其使用效率。科学的完善电子档案管理系统，保证技术的先进性，在进行电子信息系统建立时，充分使用电子信息技术。在进行电子档案信息管理构建时，要对其管理行为进行规范，从而保证资源能够得到有效的开发。

7）档案信息资源精细化。在信息时代发展背景下，企业档案信息表现出了很强的零散性及复杂性。因此，加强档案信息资源的精细化整合是非常有必要的，这就要求企业必须要协调好每个部门，团结在一起，构建健全的企业档案管理信息化平台，在企业内部有效推行一体化管理，从而促使企业的档案信息资源得到更加科学及系统的开发及使用。同时，利用统一的档案管理信息化平台可以深度优化整合企业各部门的有用资源，减少档案信息资源的重复及浪费问题，提高企业档案信息资源的使用效率及质量。

4 结束语

企业档案的管理信息化建设不是阶段性的发展，而是要根据社会信息的不断变化进行持续更新的长久性工作。企业的档案工作管理者应该树立良好的创新观念和服务意识，积极地克服信息化转型中的困难，实时地了解社会、时代变迁的过程及其发展的需求，使得档案的信息化管理工作能够达到理论结合实践、时代结合创新的发展势态，使信息资源能够服务于企业，服务于社会。

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