现代企业档案管理工作的信息化建设

摘 要：随着信息化社会的到来，企业逐渐产生复杂的情况，也存在机遇和挑战，企业应加强利用信息进行经营决策，将信息加工及处理工作做好。在企业经营发展及管理中企业档案是真实的记录，作为信息资源非常重要。不仅可用于企业发展中的参考，还可提供凭证作用。企业在信息化时代，应在档案管理中加强信息化建设，使档案管理效率不断提高，档案信息资源充分发挥其价值，为企业发展提供重要保证。本研究较深入地分析了现代企业档案管理信息化建设的相关内容，针对建设中的常见问题有针对性地提出了应对措施，对于提高企业档案管理信息化水平具有重要作用。

关键词：档案管理;档案信息化;管理措施

1 现代企业档案管理信息化的重要作用

在企业建立及发展过程中逐渐形成了企业档案，对其分析可加深对企业发展过程的了解。档案缺乏较强的管理力度、缺乏先进的技术和管理不够规范等问题在现代企业档案管理中比较常见，企业加强档案管理与企业、公众及企业史研究者等多方面实际需要相符。现代企业为提高档案管理水平，应加强企业文化建设，创新档案管理模式，提高档案管理水平，结合企业档案资料推动企业史研究者编写传记等有效措施。企业当前重要采取信息化方式实现档案管理，其作用十分重要。

信息化对于档案提高安全稳定性具有关键性作用，经处理后使传统纸质档案向电子形式转化，在硬盘中加密储存并进行备份，不只是占有空间减少，数据经安全网络进行传输，文件可减少发生丢失毁损等问题。档案管理人员可明显减轻工作强度，使人工收集、整理、编辑的传统模式得到彻底改变，数据档案只需录入一次，可进行重复查询使用。对于档案管理效率的提高也具有重要作用，传统纸质档案需要比较冗繁的管理程序，达不到较高的效率并易产生错误，采用科学处理的信息化方式，可使工作效率明显提高。

2 档案管理信息化建设中的常见问题

社会现代化的发展逐渐产生了办公自动化，使生成档案的方式产生根本变化。诸如起草文件、签发、催办、归档等档案管理系统中的文件处理过程可采用信息技术方式实现，档案可采用机读文件形态，在利用方式上使电子档案及纸质载体存在较大差异。产生该变化表明档案工作者在工作中将面对采用磁盘载体的档案更多，很多信息检索者对信息内容比较关注，主要从机读形式的档案中获得各类信息。档案工作者将提供档案信息综合系统作为十分重要的一项责任，利用一些机会将价值性较高的档案信息有需要的用户进行提供。在整个过程中一定要坚持精选，提高机读形式档案信息的真实性、系统性及价值性，使用户得到的服务更加完善。基于此可知，在档案利用工作中信息化是一个不可逾越的发展趋势。目前，在档案管理信息化建设中常见以下问题：

一是缺乏较强的信息化意识，对于推广实践重视程度不高。迅速发展的现代化企业，具有信息量较大的档案内容，但一些档案管理人员缺乏较强的信息化观念，对高效快捷的信息化操作缺乏较强的意识。还存在很多管理人员只应用电脑进行简单的录入、传输，信息化档案管理理念严重缺乏。由于重视程度不够，造成企业只投入较少的资金用于档案信息化建设，在企业管理中对于档案信息化的应用推广十分不利，难以充分发挥出档案信息化建设的重要价值，对于企业发展中服务功能的完善造成一定影响。

二是缺乏完善的制度建设及规范的管理行为。企业一直未形成长效运行机制，严重阻碍了档案管理信息化建设。因我国信息化建设发展相对滞后，信息化建设模式尚未成熟应用于企业档案管理中。缺乏有效的制度为落实信息化工作提供保障，企业档案管理标准缺乏统一规范性，与不断增长的档案管理需求存在一定差距。企业一直没有建立运营维护档案管理信息化的专门机构，在规划、资金及监管等方面缺乏必要的保障，影响信息化的有序发展。

三是缺乏先进的软硬件设施，档案难以达到理想的存储效果。因重视不足及缺乏充足的资金，在档案管理信息化工作中难以严格落实软硬件设施，缺乏足够的数量，达不到较高的配置，亟需软硬件设施升级。硬件设施缺乏较强的功能及识别度，存储等软件和技术应用于档案管理中，技术水平相对落后，不只是影响存储安全性能，也占用了较大的存储量，与高密度處理的现代企业档案信息化要求存在一定差距。

四是缺乏高水平的专业人才，达不到较高的管理水平。现代企业档案管理人员缺乏较高的信息化水平，专业技术人员在管理团队中严重不足，工作开展中缺乏科学、先进的指导。很多管理人员的信息化管理素质不高，不了解档案管理软件，不愿学习信息化知识，只掌握简单操作，不能充分发挥出先进软件和硬件设备的作用，与科学管理水平存在一定差距，对于信息化档案管理的应用水平造成严重影响。

3 现代企业加强档案管理信息化建设的有效措施

一是管理理念不断革新，使信息化意识进一步提高。现代企业应将档案管理信息化中存在的问题彻底解决，对信息化建设的重要意义扩大宣传力度，使管理人员意识逐步转变，对信息化建设提高重视。不只是深入了解档案管理效能的提高离不开信息化方式，还应对信息化管理模式提高重视。为企业积极营造档案信息化建设的良好氛围，使其参与管理工作的积极性得到充分调动。

二是对信息化制度不断完善，建立专门的部门负责此项工作。现代企业应结合实际，采取长效运行机制。制定的信息化管理制度应完善，成立运营维护的专门机构，对相关工作加强监督落实。信息化建设应制定计划，加强调查对信息化工作提供指导。建设的网络系统应具有较高性能，使档案信息化管理质量明显提高，信息资源实现共享，以免资源闲置而发生浪费。

三是在信息化硬件方面应加强建设，对信息化技术不断创新。现代企业应建立科技投资观念，增大资金投入用于档案管理信息化软硬件设施建设。硬件设施的配备应先进、齐备，有利于工作的正常开展。加大引进先进软件技术力度，采取科学理念指导，在实践中不断创新。对有效信息进行划分处理，使机密文档得到保护，档案提高安全稳定性，尽可能加大资源共享程度。

四是加强专业管理队伍建设，开发利用好软件。企业档案信息化建设应实施人才战略，引进的专业管理人才应具有较高素质，使档案管理队伍提高整体水平。定期组织信息化技术相关培训，将先进管理理念深入贯彻，采取在岗继续及业务素质考核等多种方式，使责任心显著提升，信息化管理能力不断提高。对管理人员应鼓励其在应用实践中不断创新，研发与工作实际相符的信息化管理软件，使应用软件水平进一步提高。

4 总结

综上所述，科学性及时效性应突出在现代企业管理中，对档案管理的革新要求较强，这也是最佳变革信息化建设的一个有效途径。现代企业应基于科学发展观，充分依托现代科技及专业人才，在信息化服务方面提高档案管理的整体水平。

参考文献

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作者简介

刘艳杰，女，汉族，黑龙江人，大学本科，研究方向：档案管理。