档案信息化管理存在问题及对策

罗思举

摘 要：信息技术已成为时代的代名词，在事业单位档案管理与服务的改革进程中，信息化将是其发展的重要课题。经历了十多年的探索，事业单位的档案信息化建设已小有成效，但同时也暴露出来一定的问题。本文就档案信息化管理中存在的问题从管理理念、工作模式、队伍建设及服务能力等层面出现的问题进行了分析，并在此基础上提出了档案信息化改革的服务对策，将为事业单位档案管理的深化改革提供一定的路径参考。

关键词：档案信息化;问题;对策

信息技术不仅渗透在了生活的各个方面，也催生了工作内容和工作方式的变革。档案工作需搭乘上信息高速列车，实现其在新时期发展的中历史使命和社会责任。档案信息化管理改革经历了近十几年的探索，系统基本已搭建完成，成为推动事业单位发展重要内驱力。而技术的发展是一门双刃剑，信息技术在给事业单位的档案管理带来诸多进步的同时，其技术发展的负效应也在逐步的显现。这就要求事业单位的档案管理人员能够对信息技术对档案管理的利弊有清晰的认识，从而在借力信息技术提升档案管理工作成效，保障工作成果。

1 档案信息化管理中存在的问题

1.1 对档案管理信息化建设重视不足

信息化的建设之路从某种意义上将是基层部门的装备、人员持续性投入的一种结果。而在实际的工作中，多数基层部门的领导者将档案信息化建设的定位稍低，导致档案信息化的建设与基层办公自动化相等同，从浅表性层面认为基层实现了办公自动化，也就实现了档案信息化。与此同时，在档案管理信息化建设过程中，档案管理人员对事业单位档案资料的信息化改革处在一个“催催动动不催不动”的被动改革意识形态。因管理意识的不足，没能建立起高效、规范的档案数字化转化标准，在这一情形下，导致信息化档案推进的进程相对滞缓[1]。

1.2 档案信息化管理工作监督的缺失

随着信息化改革的深入，基层档案信息化管理的监管问题开始浮出水面。长期以来对基层档案管理多归于办公室管理的一部分，这在一方面导致基层档案管理的主体责任问题未被重视，同时档案管理的重要性也未能很好地突出。以信息化建设中的传统纸质档案转化为例。如：档案管理中的一个重项的内容便是对于纸质档案的管理转化工作，而这一过程中的档案遗失现象或违规录入的现象较为严重，监管的失位将导致基层档案信息资源库建设的质量上受到影响。

1.3 忽视档案管理信息化队伍建设

在相当长的一段实践内，我国多数基层部门在档案管理现代化意识的滞后，导致档案管理队伍的专业化程度不够。事业单位当中来担任档案工作的多是机构中的“老人”，而档案管理的内容和能力也是建立在这些“老人”的基础上。总体而言，档案队伍的整体水平堪忧。值得关注是，信息技术为基层部门档案资料管理带来红利的同时，也对岗位人员提出了更高的要求。很多岗位人员在信息化管理能力上的短板随着事业单位档案管理手段的升级而被不断地放大。在实践中，部分管理人员的多是在边学习，边建设的情况下来实现对信息化建设进程的跟进，这一能动性的发挥并未很好地解决人才短缺对于信息化管理带来的制约，在一定程度上滞缓了信息化的发展进程[2]。

1.4 档案管理信息化服务能力拓展不足

多数的档案信息管理者而言，只意识到信息化的管理给自身档案管理工作上带来的变革，而未能有效地认识到新时期的信息化档案工作在资源服务层面上的作用，这就导致基层的档案信息化服务仅仅停留在了档案管理的归档层面，成为一种对自身效率提升的工作，而未成为服务开拓的手段。当然，事业单位的档案管理工作中，在智能化、个性化的平台服务中未有涉足，成为事业单位档案信息化改革中亟待解决的一个问题。

2 档案信息化管理的对策

2.1 引入现代化管理理念

档案管理的进程中国，应打破传统的“管理”和“服务”理念，以提供优质档案信息服务、服务事业单位发展为理念，创新管理思想，拓展服务能力，深化事业单位档案管理的进程。档案管理人员应应积极地实现在服务意识上的觉醒，积极作为借力信息化以超前服务的意识，去迎合这一新的发展要求[3]。

2.2 推动档案管理法制化

档案管理的探索中应依法依规开展，档案管理的信息化作为一种新生的事物在其探索的过程中，更应以法律为准绳、以制度为方圆，确保档案信息化管理工作的规范、有力、优质、高校地开展，以法制化的理念去应对事业单位档案管理改革进程中所出现的新矛盾、新问题，为信息化改革的持续发展奠定基础。

2.3 专业化管理队伍建设

人才是一切事业得以发展的基础。对于档案管理信息化的改革与发展而言，一支理念先进、技术卓越、服务完善的信息化管理队伍将成为事业单位档案管理新一轮发展的基石。一方面，应为档案管理人员的理念再革新和技术在升级提供多途径的学习方式，另一方面以可通过人才招聘的模式，快速地提升整体的服務能力，从而更好地应对信息时代发展所带给档案管理的冲击和挑战[4]。

2.4 深化档案服务的能力

档案管理工作不仅具有文化属性，更兼具着服务属性。在信息技术发展的推动下，后者的作用将日趋地明显。档案管理应从“沉睡”中苏醒过来，深化自身的服务能力。如：基层档案中有许多珍贵的资料，这些资料不仅是历史的忠实纪录，更是档案管理的信息化管理中需重点挖掘的对象。在新的发展理念下，应在大数据等技术的应用背景下，突出档案管理的信息价值，从而为事业单位的实际问题解决及发展对策的确定提供信息参考。

3 小结

事业单位的档案管理中，应积极地迎合信息化的发展进程，继续推动以信息技术为支点的现代化管理改革进程，在这一过程中，应在管理理念、工作模式、队伍建设及服务能力等层面进行不断地探索和实践，通过引入现代化管理理念、推动档案管理法制化、专业化管理队伍建设、深化档案服务的能力等策略的深化实施，实现档案管理在新时期的新发展。

参考文献

[1]杜东泽.档案整理与信息化管理存在的问题及对策[J].科学与财富，2019，（29）：46.

[2]张昱.企业档案管理信息化建设存在的问题及对策研究[J].卷宗，2019，（24）：94-95.

[3]王灿.农业科研档案信息化管理存在的问题及对策分析[J].中国管理信息化，2019，22（14）：176-177.

[4]马静.学校档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].办公室业务，2019，（10）：90.