学校档案管理信息化建设存在的问题及对策分析

吴良妹

摘 要：随着教育改革的加快，学校档案管理的创新迫在眉睫。而且加快学校档案管理信息化建设，能够有效提高学校档案管理的效率，但是当前学校档案管理信息化建设时间较短，依然还存在一些问题。基于此，笔者将分析与探讨学校档案管理信息化建设存在的问题及对策。

关键词：学校档案;管理信息化建设;问题及对策

传统的学校档案管理在应用过程中呈现出种种弊端，这些弊端的解决在很大程度上有赖于学校档案管理信息化建设。但由于学校档案管理信息化建设发展时间短，管理理念以及管理方法都需要及时更新。因此探索学校管理人员要立足于实际建设中存在的问题，采取科学、合理的对策。

1 学校档案管理信息化建设的内容

学校档案管理信息化是指利用信息化管理平台、网站等多种方式，对学校档案进行分类、收集，极大的提高了档案管理的安全性。这要求学校要在扫描技术和数据库技术的支持下，确保档案管理工作高效开展。而且学校也要加强数字档案馆建设，便于相关人员快速查找、查阅相关档案。由此切实减轻了管理人员的工作压力，能够为学校人员提供更加优质的服务。

2 学校档案管理信息化建设的问题

当前学校存在不重视档案工作，缺乏信息意识的问题。特别是部分学校领导把工作重点，集中在招生、就业、校企合作等重大工作上，对档案管理工作普遍缺乏重视。很多领导认为档案管理工作很简单，只是保管档案资料，甚至认为档案管理部门是学校发展的重担。在这种思想的影响下，许多学校还没有建立起规范的档案管理制度，甚至让教师家属或退休职工从事档案管理工作，导致档案管理没有发挥应有的价值。而且学校的教职工也不清楚档案工作的重要性，不配合档案管理部门的工作，导致重要档案资源未能及时收集整理，很多档案资料甚至被损坏和丢失。其次学校档案管理手段落后，加上认识不足、资金不足等实际困难，导致只有一小部分数据被扫描上传到档案管理系统中，大量的档案数据仍以纸质形式存储。较多学校档案信息化设备也紧缺，大多档案利用仍处于人工查询状态。再者档案管理人员素质和能力低，大多数档案工作者并不是档案专业的毕业生，不熟悉计算机技术。学校档案管理权限没有明确界定，导致实际管理混乱，如会出现档案借阅制度不完善，借阅后不能及时归还，影响后续使用等问题。以上就是学校档案管理信息化建设的问题。

3 学校档案管理信息化建设策略

3.1 高度重视管理信息化建设，做好宣传工作

要加强学校档案信息化建设，学校就要高度重视管理信息化建设，做好宣传工作。档案管理需要全校领导和师生的配合，充分发挥档案管理的价值。特别是档案管理部门要以身作则，积极宣传档案管理的价值和作用。由此加强全体师生对档案管理的重视，加快档案管理信息化进程。

例如学校要将档案信息化建设納入学校工作日程，根据实际需要投入一定资金。并且学校要定期检查与更换新型信息设备，进而保证档案信息化建设有序进行。作为学校的领导要充分认识档案信息化建设的必要性，通过“宣传会、微信公众号推送、微博”等多种方式，指导各个部门的职工掌握档案的基本收集方法。由此促使学校上下一致，形成良好的档案信息化管理氛围。

3.2 加强信息化培训

要加强学校档案信息化建设，学校就要加强信息化培训。档案人员的信息素质和信息技能情况，直接关系到学校信息化建设的速度与质量。由此学校要摒弃传统和过时的管理观念，在岗位培训中增大信息化内容，借助现场模拟、专家讲解，提升管理人员的信息素养。同时学校要杜绝退休人员及其家属担任档案管理人员，要积极引进专业人才，避免出现“内部消化”的情况。

例如学校要定期开展在岗档案管理人员的培训教育，一方面要鼓励档案管理从业人员积极学习，了解相关法律法规，学习计算机知识，提高档案管理技能。另一方面学校可以邀请专家来校讲学，帮助档案管理人员了解档案管理的前沿状况，选拔工作能力强的人员到学校深造，或通过开展档案知识竞赛等活动，激发管理人员自觉提升自己的专业能力，加快档案管理信息化步伐。同时学校还可以设立档案兼职人员岗位津贴，定期对档案工作进行考核评价，不断改善艰苦环境，提高档案工作者的专业技能。其次学校还要建立档案人员学习激励处罚机制，对于表现突出的管理人员予以一定的奖励，而对于玩忽职守，出现重大失误的管理人员进行口头批评、罚款等处理，增强管理意识，进而从多方面提升管理人员的综合素养。

3.3 建立完善的档案管理制度

要加强学校档案信息化建设，学校就要建立完善的档案管理制度，落实电子档案系统安全运行等制度，实现档案信息的规范化管理。从不同方面反映学校的情况，对总结经验、指导工作和业务调研具有实际效果，是系统有效的参考资料。所以学校要建立档案管理责任制，明确档案职能部门、教学部门在档案管理中的职责，提高信息化档案管理的效率。然后学校要建立监督管理机制，通过层层分解，加强档案管理的规范化。最后档案管理者应该明确资料收集的范围，制定资料收集的时间、应提交的格式、资料的保密和共享等相关规定，使档案管理规范化。而且学校要严格规定如不履行必要的程序，严禁任何人借阅档案，进而为档案管理信息化建设奠定良好的基础。

例如学校可以建立完善的档案管理制度，对零散的资料、文件进行统一收集、分类，及时更新数据库的安全功能，备份数据，避免出现数据损坏等问题。同时学校档案馆要利用馆藏档案的优势，对零散的档案进行系统整理，为学校各项工作提供准确、系统的档案和史料。然后学校要建立统一的教育档案管理标准，降低档案查阅和编辑的难度。其次学校要建立一套完善的员工行为管理体系，积极应用加密技术和数据压缩技术，保证档案文件的安全性，进而提高学校档案管理的实效性。

4 结论

学校档案信息化建设是针对学校向前发展的必要条件，这要求学校要发挥原有的管理优势，借鉴优秀案例，引进先进手段与管理理念、建立完善的档案管理制度，进而推动学校档案管理的现代化。

参考文献

[1]赵静.高校档案信息化管理模式建设研究[J].兰台内外，2020（04）：7-8.

[2]迟海涛.关于学校档案信息化建设与档案管理的研究[J].电脑知识与技术，2019，15（10）：277-278+283.

[3]马静.学校档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].办公室业务，2019（10）：90.