提高企业科技档案利用服务水平的几点思考

周亚萍

摘 要：在企业发展进程中，科技档案的作用不容忽视，成为企业无形资产的重要构成。因此，企业科技档案的开发利用至关重要，事关切竞争力实力的获取，为更大经济效益的获取提供支持，也是社会向前推进的重要力量。在科技的引领下，企业科技档案发展面临诸多挑战，需要正视科技档案管理中存在的问题，多角度进行应对，全面提高利用服务水平。为企业科技档案价值的发挥创造有利条件。

关键词：企业科技档案;利用服务;思考

企业科技档案主要形成于企业诸多行为与活动之中，是科研、生产、基础设施建设以及设备引进使用的重要资料，保存价值突出，融文字、图表、数据以及声像资料形式于一体。企业科技档案能够为企业发展提供借鉴性信息，是企业重要知识与财富，因此，要全面做好企業科技档案利用工作，以信息时代为背景，对新环境下的科技档案管理模式进行优化，为企业的稳定与可持续发展提供信息支持，更好发挥服务社会的价值。

1 企业科技档案利用服务中存在的问题

1.1 科技档案收集缺乏完整性与系统性

对于企业而言，其关注的焦点是效益，对科技档案管理缺乏深刻的认识，在注重科技成果信息收集的同时，忽视科技文件的整理归档。从内容上分析，更多体现为成果性、总结性以及结果性的文件，缺少过程性以及依据性文件，尤其是实验数据以及相关图纸更是严重不足。尽管过程性文件利用率较高，但是，收录归档工作却是不到位;鉴于科技档案多源于科技人员与团队，其对档案管理机构的管理能力存在质疑，尤其在保护力度、保密性方面存在疑虑，使得核心成果无法实现归档，科技档案资料存在不完整性;部分档案文件存在保存要素不齐全的问题，签章不全，时间不详细等问题十分常见。

1.2 部门之间沟通不畅，联动性薄弱

在企业发展中，科研开发与项目建设是重要内容，大量材料需要申报，验收与申报时间紧迫，工作繁重，对科技档案需求量较大，利用与服务方式也多样。但是，企业档案管理部门对项目实际情况了解不多，而科技部门也对档案库藏不清楚，档案利用需求缺乏明确性。也就是说，档案的使用者与档案的管理者信息存在不对称情况，降低档案的检索与查询速度，威胁利用效果，整体服务效率不高，科技档案利用尽显低效性。

1.3 企业科技档案信息化与数字化建设亟待增强

面对信息技术的飞速发展，在企业内部，信息化不断引入，企业之间的竞争更多体现为科技的竞争。目前，企业科技档案也与时俱进，加快信息化与数字化发展，但是，鉴于薄弱的档案利用观念，传统的纸质档案利用模式仍占据主要地位，即便拥有了电子化与数字化档案，由于相关审批手续、管理归档的不健全，很难提供更加及时与有效的服务，科技档案整体利用水平亟待提升。

1.4 科技档案开发利用尚未得到足够的重视

对于科技档案，与其它类型档案相比较，具有较强的技术价值，极具研究意义，能够实现新价值的创造，对企业的创新与发展具有支持作用。因此，科技档案的科学开发利用意义重大。目前，很多企业管理者对档案价值认识不足，认为其很难直接创造经济价值，忽视科技档案信息资源的开发与利用。另外，很多企业档案管理人员并非专业，专业能力有限，缺乏有效的培训，在很大程度上成为阻碍企业科技档案信息资源开发与利用的阻力。

2 如何提高企业科技档案利用服务水平

2.1 积极构建健全的科技档案管理制度，保证与科技项目的同步性

依托有效的管理机制，增强档案管理观念，全面落实档案管理职责，将前端控制落实到位，促使文件材料的归档工作能够与项目同步，实现对科技文件形成、积累、整理以及归档的阶段性控制，达到实时性与跟踪性管理，做好科技项目过程档案收集工作，实现对材料质量的深度审核与评估，最终满足全过程与全流程控制目标。另外，档案工作的开展离不开相关部门的配合，因此，需要在档案工作中融入财务内容，如财务付款、财务报销，在根本上构建科技工作、财务工作以及档案工作的联动机制。科技项目完成之后，需要保证所有相关文件资料都得到高效归档，维护完整性，促使其能够保质保量地存档。基于此，才能进入确认、财务报销以及付款环节。这种模式的应用有力地维护了档案管理与科技项目的同步性，为科技档案利用奠定基础。

2.2 树立主动服务思想，发挥部门之间的联动效应

针对科技档案的管理与利用，档案管理部门要勇于突破传统，打破固有的被动型与消极型的服务思想，树立主动服务理念，尤其是突破边缘化工作地位，积极关注企业的核心工作内容，避免科技档案资源出现信息孤岛现象。具体讲，档案管理部门要以主动姿态加入企业科技项目，促使档案工作能够与科技项目有机融合，以便更好地提供服务。档案管理人员在承担档案利用服务的同时，也成为科技项目的参与者，能够为项目开展提供更加及时、全面与系统的信息服务，如申报信息的收集、材料的汇编以及归档等，更显全方位性，能够有效应对档案利用中出现的信息不对称问题。

2.3 重视科技档案信息化发展，切实提升档案利用效率

为了切实提升科技档案管理质量与效率，档案管理部门要发挥现代化信息管理手段的优势，以更好满足大数据时代的发展需求。具体讲，结合科技档案内容，重视资源整合，结合保密级别，设置使用权限，对管理流程进行优化，力求简化与高效。另外，在保证档案安全的基础上，扩大科技档案内部开放度，为更多使用者提供检索、查询与利用服务，增强科技信息共享水平，更好满足用户的使用需求。依托互联网优势，构建数据库，发挥移动科技档案的优势，突破档案利用的时空限制，切实提升档案利用率，最大化发挥科技档案价值。

2.4 提升档案管理人员综合能力，扩大企业科技档案宣传力度

为了更好服务于科技档案的利用，档案管理人员要重视自身建设，主动进行知识的学习，更新知识结构，重视提升自身科技档案信息资源开发利用能力。一方面，积极参与专业性业务培训。另外，要充分利用信息资源，自主进行学习，以在线学习为手段，充分发挥多种教育平台的作用，对自身的整体素质进行随时随地提升。除此之外，科技档案管理者要重视行业内的交流与沟通，善于学习先进管理经验;面对企业科技档案影响力的不断扩大，档案工作者要重视对科技档案工作成果的展示，积极参与更多类型的评选。也就是说，企业档案管理人员在完成基础性工作的前提下，重视对科技档案服务企业的案例进行整合，加快由信息服务向知识服务转变。另外，做好科技档案信息资源开发利用的宣传，以企业关注的内容为方向，以便获取企业管理者更大程度的重视，丰富科技档案资源，构建开发利用氛围，扩大成效的目的。

3 结束语

综上，面对激烈的市场竞争，企业为了寻求可持续发展，信息资源是根本，尤其是先进的科技信息支持更是关键。因此，企业要重视做好科技档案的利用服务工作，树立主动的档案服务理念，优化档案服务模式，积极探索与实践，真正发挥科技档案服务企业与社会的价值。

参考文献

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