大数据时代学校档案优化管理路径探讨

张静 孙宝辉 李竟彤

摘 要：大数据时代下，数据信息技术所能带来的交流合作和信息共享功能，为我国的经济发展提供了新的发展动力。大数据信息技术强大的信息检索能力和海量的信息存储能力，使其能够更好地为各行各业的发展服务，进而也带动了社会的电子信息化程度，是促进社会发展进步的重要信息技术之一。大数据时代下，各个地区的档案管理所和各个档案管理应用单位也在积极地引进大数据信息技术，学校也是其中之一。但是，由于大数据时代发展历史还较短，所以学校在进行档案管理的工作过程中还是存在一定的问题的。本文就其发展中存在的问题进行分析，并进一步对相应的优化管理路径进行了探讨研究。

关键词：大数据时代;学校;档案管理;路径优化

当前，随着我国的信息技术的发展，我国进入了大数据时代。云计算、数据挖掘、人工智能等技术不断升级变化，社会的发展和企业的管理都得到了长足的进步与发展，各行各业的信息数据管理工作也有了质的飞跃，大数据挖掘与分析技术的应用也逐渐拓展到了学校的档案管理工作中，为档案的管理工作注入了新的活力[1]。但是，由于发展的时间较短，使用的经验不足，在学校的档案管理工作中，机遇与挑战并存。因此，对于大数据时代下学校管理档案优化途径方面进行探讨是十分必要的。

1 大数据时代下学校档案的特征分析

1）数据规模大。学校档案的容量随着信息技术的不断发展而不断增多，二者呈正相关关系。学校档案本身需要对学校发展过程中所经历的重大发展事件和杰出发展人物进行记录，除此之外，还需要对教学、管理、科研等学校的中心工作进行方方面面的记录。因此，其本身的内容含量就较大。如今，随着电子数据信息技术的发展，相应的需要记录的电子数据信息就更多了起来，除了原有的文件档案外，对于相应的图片、视频等也都要进行记录，并进行电子信息化的整理与录入。所以，在这些因素的共同作用下，大数据时代下学校档案的首要特征就是规模庞大、容量多这一特点[2]。

2）数据结构复杂。由于学校档案的种类丰富、内容和规模较大，因此，其相应的信息数据结构的类型也就呈多样化的特点。具体而言，档案的数据结构可以分为结构化信息数据和非结构化信息数据以及半结构化信息数据。这些不同的信息结构类型，在实际的学校档案管理工作中也就使得学校的档案数据信息结构呈现出复杂性的特点[2]。

3）价值密度低。由于学校档案内容的增多和数据信息容量的总体增大，这就导致了档案数据信息在庞大的馆藏基数下其档案价值被分散，导致其使用价值密度偏低的结果。换言之，档案信息使用价值与档案信息数据容量是呈负相关的关系的。例如，档案全宗以机构来源为分类依据势必影响档案专题的逻辑性，在进行某项历史科研的资料搜查过程中，就得在海量的档案数据中进行这一专题的搜索检查，相对较慢，效率较低[3]。

4）数据分析处理迅捷。利用大数据的信息处理和查询工具，能够更加方便快捷地进行档案资料整理和查询，进而在最短的时间内为使用客户展现出相关的资料检索信息，进而能够最大程度地满足使用客户的信息需求。而这就是大数据时代下的便利，是大数据时代的特点，也是社会发展的未来前进方向。

2 大数据时代下学校档案管理中存在的问题分析

1）管理理念滞后。管理理念滞后是学校等事业单位中档案管理应用发展方面普遍会存在的问题。这主要是因为，学校等事业行政单位，其本职工作是教书育人，为社会发展提供相应的服务，满足社会发展需求，促进社会发展。它们不像企业单位那样需要在市场竞争里进行激烈的生存博弈，进而十分清楚地意识到数据信息所带来的巨大作用。因此，对于档案管理者方面，相关的管理者是持保守态度的，没有及时地转化思想，进而导致管理理念相对滞后。

2）软硬件设备落后。软硬件设备落后也是学校档案管理中较为经常出现的一个问题。学校的大部分经费都主要用于科研教学、学校的基础设施建设以及教职员工的薪资待遇报酬支付方面，因此，除非是学校的必要项目建设，学校才会专款拨额外，其他方面的可能性较小。学校的档案管理工作，属于学校的软文化建设方面，虽然其对于学校的校园文化建设是十分重要的，也有利于为学校后续的发展建设指明方向，但是，这一部分恰好也是最容易被遗忘的一部分，对于学校管理的人员来说，学校的学术成绩建设更为重要。因此，对于档案管理工作中所需要应用的软硬件设备设施的更新并不很重视，导致了其软硬件设备落后的问题[4]。

3 大数据时代下学校档案优化管理路径探讨

1）及时更新管理理念。学校档案管理负责人员要积极转化观念，主动了解大数据时代下档案管理行业的最新发展态势和发展前景，了解大数据信息技术的应用条件和应用优势，深刻认识到大数据信息技术对于学校档案管理工作的促进推动作用，进而自发地进行相关管理知识的有效学习，在新兴的管理理念下，进行相应的管理工作，提升档案管理工作的工作效果和工作质量。

2）加大资金投入，更新设备设施。学校管理者要重視档案管理工作，有意识地认识到档案管理工作对于学校发展的重要性。加大资金投入，对于破旧损坏的重要档案资料要进行专款专项维修，从而积极地保护珍贵档案资料，为以后的历史研究发展做贡献。同时，也要积极地进行无纸化电子档案的建设工作，积极地转化纸质档案，进而实现更为有效地档案资料管理，切实让学校广大师生感受到大数据、数字化、智能化给学校发展和数字校园带来的重要价值，从而得到学校的重视，提高资金投入和政策支持[5]。

3）提高准入门槛，加强人员专业能力培训。档案专业人才的缺乏是影响档案优化管理的重要原因。学校应提高招聘档案管理人才的准入标准，招收档案、历史、计算机等相关专业毕业生，保证档案管理人员队伍的专业性和可塑性。在保证了档案管理的后续发展拥有相应的人才资源的同时，还应设立专业人才培养机制，建设复合型档案管理团队。首先，应进行有计划、有目的、规范化的专业能力的培训。例如召开信息数据技术操作专题讲座或者是进行档案管理的专题演练操作培训;其次，借鉴学习其他高校档案馆的先进经验与成熟理念，开展馆际交流与合作;第三，鼓励专业人员外出参加档案学术年会和各种学习经验交流会。通过一系列的操作建立起多学科背景、多种专业技能的复合型档案管理专业人才团队，提升整个档案管理工作的质量和水平[5]。

综上所述，大数据时代下学校档案优化管理工作对于学校档案管理工作的进一步发展来说是有十分重大的意义。在信息技术飞速发展的今天，我国当前的学校档案优化管理工作除了应采取上述措施外，还应在工作中不断积累经验，解决实际问题，从而充分发挥档案的文化传承价值，使得高校档案文化真正成为高校校园文化中的一部分和高校文化发展的软实力，推动我国教育事业与档案管理行业的蓬勃发展。

参考文献

[1]任任.基于大数据的学校档案管理优化路径分析[J].卷宗，2017，（36）：66-66.

[2]黄伟.大数据背景下高校档案管理与优化研究[J].信息记录材料，2019，20（8）：63-64.

[3]李方.浅析学校档案网络化管理[J].卷宗，2015，（6）：30-30.

[4]王晴.大数据时代给高校档案管理工作的带来的挑战及对策[J].佳木斯职业学院学报，2016，（1）：489.

[5]龙芊良.信息时代高校历史档案数字化程式探析[J].山西档案，2020，4.

作者简介

张静（1986-），女，汉族，吉林长春，讲师，硕士研究生，档案编研与校史研究。

孙宝辉（1974-），男，汉族，吉林长春，副研究馆员，大学本科，档案管理与校史研究。

李竟彤（1988-），女，汉，吉林长春，东北师范大学档案馆，馆员，硕士研究生，高校档案管理。