现代办公技术对档案管理的影响及对策

赵耀

摘 要：现代办公技术对提高档案管理的效率有重要的意义，现代办公技术更新了档案管理工作理念，依托现代信息技术、电子计算机技术、专业技术人才实现了无纸化办公，做到了对电子档案进行自动化的存储。新时期应当研究现代办公技术环境下的档案管理方法，着力依靠有效的程序对档案管理系统自动纠错，从而达到全面提高档案管理智能性和有效性的目标。

关键词：办公技术;档案管理;优化措施;改进方式

现代办公设备已经极大的提高了体系的运转效率，各种手机、计算机、共享信息设备与智能化的管理系统可以实现行政资源的充分整合。电子档案存储与办公系统的深刻结合，有助于实现档案的智能化、实时化、全面化收集，降低了传统档案管理的工作压力，极大的提高了档案管理的精准性。应当基于现代办公技术研发新的档案管理办法，提高档案管理的整体有效性。

1 现代办公技术对档案管理的影响

1）档案管理难度增加。电子文件是易于修改和快速传递使用的文件，它虽然存在形式更加丰富，资源类型与数据量更大，但是也更难以有效管理，电子文档具有容易修改和难充追踪痕迹的特征，在现代办公技术条件下相关电子文档以电子文件的形式呈现，电子文件易于修改，而且很追踪电子文档的痕迹。虽然在现代办公条件下更好的建立了电子文档的防盗、防篡改技术，但是电子文件的保护难度仍然较大，一些经过修改的电子文档很难识别。由于档案的追踪难度大，因此电子文件管理还面临着一定的技术难度，需要运用有效的制度和不断更新的技术提高电子档案管理水平。

2）办公技术更新较快。现代办公技术更新的速度较快，现代办公技术和科技信息技术使得传统的计算机软件难以有效的发挥作用，不仅电子文档需要改善传统的格式，更强调发挥计算机硬件技术的实用价值。首先，软件的快速更新使得传统的数据库不具有兼容性，各种新软件生成的电子文档未能纳入统一的管理体系当，仅传统的办公文档WORD就经历了多次版本升级，随着WPS软件的兴起，PDF格式文件大量在移动客户端使用，这使得计算机磁盘不仅出现容量不够的问题，而且电子文件的归档整理工作面临新的挑战。电子文档整理、使用、传递方面的问题更加突出。由于办公技术更新的速度较快，档案管理更依赖专业的技术设备，需要持续性的进行办公系统、档案管理设备的更新，大量的投资将用于档案管理系统维护，从而提高档案管理的效率。

3）管理人员素质较低。现代办公技术的进步速度较快，档案管理人员不熟悉持续更新的办公环境，特别是在大数据与云存储时代，现有基层档案管理从业者往往不熟悉新的办公系统，对办公技术掌握的不足，不能有效胜任快速发展的档案管理工作。例如，一些电子档案管理人员无法有效的辨别界定原文件，不能有效鉴定、校对、查阅电子文檔。由于档案管理人员素质不够，因此制约了电子文档管理水平的提高。目前档案管理工作还缺乏现代办公技术背景下的档案管理工作制度，未能加大对档案管理人员的培训工作力度，档案管理人员还不能掌握现代办公技术环境下的新型档案操作办法。

2 现代办公技术下档案管理工作的基本原则

1）信息化。现代公办技术下档案管理工作应当采用信息化的管理方法，注重构建专业的档案管理工作体系，着力进行软件与硬件设备的更新，强调在不断进行设备更新基础上提高档案管理的有效性。只有更好的发挥信息技术设备的辅助作用，才能更好的提高电子档案管理工作的整体效率。

2）全员化。现代办公系统是一个高效的协作体系，档案管理应当采用全员化参与的管理办法，注重是确所有办公系统中工作人员的作用，强调依靠基层办公人员提高电子档案管理的精细化水平，依靠所有人员的工作努力分担专职档案管理人员的工作压力，这样才能提高电子档案管理工作的总体效率。应当形成良好的分工协作体系，这样才能提升档案管理的效率，降低档案管理成本。

3）科学化。现代办公技术对档案管理的主要作用在于高效的收集档案，自动化的管理档案，降低基层档案管理工作的压力。为了现好的发挥现代办公技术的价值，还要注重普及办公软件的操作知识，不断更新档案管理人员的知识系统，建立完善的档案管理制度，以便于更好的发挥办公系统的实用价值，提高电子档案管理工作的效率，降低档案管理的风险，达到提高电子档案管理质量目标。

3 推动现代办公技术下档案管理完善的对策

1）做好电子文件归档保存工作。做好电子文件的归档保存工作，还要从电子文档的特征出发，消除电子文档易于修改和网络安全性低的弊端。既要发挥现代办公科技的高效性，同时全面加强电子档案的维护管理工作。首先，仔细核对电子档案数据信息，建立分级制的电子档案保存机制，明确各层级人员在电子档案保存中的职能作用。其次，全面加强电子档案的调取登记，划分电子档案的调取查询权限，对电子档案调阅情况进行追踪，限制档案资源改动权限，防止电子档案在调阅中被篡改。第三，对使用电子文件与原文件进行有效区分，加大电子文件原始信息保护工作的力度，保证文件使用层面的安全性，将原始文件归为只读范围。第四，文件未经获取需要经过专门的审批手续，重点告知文档的使用用途，加强文档传播权限的控制，做到电子文件传播有迹可循。还要建立电子文件与办公系统的局域网，防止重要电子文档信息不加保护的在互联网流转。

2）建立双套档案管理机制。为了提高电子文件与纸质文件的管理水平，充分发挥电子信息技术在辅助档案管理方面的作用。机关单位、企事业单位还要明确档案管理的建设方向，全面加强办公自动化设施设备的引进工作，逐步的推动纸质档案的电子化。其次，开发专业的现代档案管理体系，实现档案管理系统、OA电子办公系统的结合，将纸质文件转化为电子文件，以新型的管理方式提高档案的管理效率。第三，将电子文件档案与纸质文件档案有机结合，建立双套档案管理工作机制，着力提高档案管理的总体有效性，实现电子档案与纸质档案互相补充，有效规避档案管理不利因素，做到档案管理的科学化与有效化。第四，委托专业机构全面加强电子档案的审核，推动电子档案调取规范化，建立专业化的档案管理体系，做到档案管理有法可依和不断更新，打破纸质档案文件管理的时空局限性，让档案管理更加合理高效，提高档案管理工作的整体有效性。

3）提高管理人员安全意识。信息时代应当提高档案管理人员的安全意识，发挥档案管理人员的主体作用，基于现代信息技术构建更为专业的档案管理工作体系。首先，提高档案管理人员的工作效率，促进档案管理人员熟悉新环境下的档案管理工作方法，重点要求档案管理人员熟悉信息化、智能化环境的档案管理操作标准，严格档案管理工作制度，围绕信息安全开展一系列的档案从业人员的技术培训。其次，促进档案管理人员主动学习现代办公技术，在办公自动化过程中更主动的掌握相关技术资源，着力培养高素质的档案技术人才，让档案人员的专业意识、能力和素养得到全面提高。第三，还要不断完善档案管理监控体系，加强对档案管理人员的操作评估，指导档案管理人员在档案维护、使用与管理中的问题，针对性的提高档案管理人员的专业操作水准。

4 结论

传统档案管理模式不利于高效的收集处理各种数据信息，档案管理的误差率较高，档案管理的准确性低，无法提高档案管理工作的整体效率，应当进一步拓宽档案管理空间，实现档案数据信息的实时共享，从而提高档案管理的针对性，达到高效、全面、实时和全方位进行档案管理目标。

参考文献

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