事业单位档案数字化管理的现状与对策(1)

冯晓萍

摘 要：新时期，随着科学技术的发展，档案管理工作中运用网络信息技术已经不是什么新鲜事，数字化技术的应用有助于提高档案管理的工作效率，有助于实现数据信息的整合和处理，可以为筛选和提取信息资料提供科学的保障，因此，在档案管理中建立数字化系统和平台是十分必要的，也是提高档案管理工作质量的重要途径之一。本文就是从实际出发，以基层档案管理工作为研究对象，分析了数字化技术的特点，指出了数字化技术应用在档案管理的意义，分析了档案管理数字化建设中存在的问题，并针对问题提出了科学的改进建议和措施。

关键词：数字化技术;档案管理;应用

档案管理是事业单位管理工作的一部分，在确保组织协调、高效运转方面发挥着重要的作用。随着电子信息技术的不断发展，档案数字化管理已经成为一种重要的发展趋势，事业单位工作人员运用计算机网络技术应对档案查询、阅读来提升工作成效。受多种因素的影响，事业单位档案数字化管理还存在一系列问题，需要具体问题具体分析，提出相应的解决策略为事业单位的持续发展服务。

1 事业单位档案数字化管理的现状

1.1 传统档案管理设备更换庞杂

有的单位对于档案管理缺乏科学、规范化，也不够重视。甚至有些档案管理没有充分的防潮防火措施，因陋就简。对于档案的调阅也采用传统的文本检索法，缺乏现代化的索引，要实现数字化需要“大破大立”。传统信息资源不能进行电子化、数字化的二次开发，导致档案管理数字化的困难重重。

1.2 工作标准缺乏科学有效性

就当前情况来看，很多事业单位都开始重视档案的数字化建设工作，但是并没有认真、仔细的探讨单位的数字化档案管理开展到什么程度？数字化管理要达到什么样的成效？单位所制定的档案数字化管理制度也没有对其做出明确的规范和要求，部分管理人员在开展档案管理工作的时候会抱有“侥幸”心理，漫不经心、敷衍了事，并没有统一规范化的要求，只对那些特别重要、价值特别高的档案进行了严格意义上的编号、归档，导致事业单位数字化档案管理的局面比较被动。

1.3 数字化档案利用率较低

现阶段，档案管理工作相对复杂，尤其是档案资料的收集、整理和筛选工作较为繁琐，管理过程中还存在一些障碍，很多档案资料不够齐全，缺乏完整性，档案资料的利用率较低。数字化技术的应用可以有效提高档案管理的效率，但是实际情况是，部分企业或事业单位档案资料的管理中技术应用较少，档案资料利用率有待进一步提高。

2 事业单位档案数字化管理对策

2.1 建立数字化档案管理系统

数字化技术必须要依赖先进的技术和系统来应用，数字化技术具有较为强大的功能，档案管理单位要结合实际档案资料的管理情况，建立数字化档案资料管理系统，做好档案资料的整合和处理，进而保持档案管理的高效性。档案管理数字化建设要加大投入，购置需要的扫描机复印是被饿，做好档案资料的检索和编目等，突出档案资料的价值。

2.2 加大资金投入来更新技术设备

档案数字化管理主要是采集和整理比较有价值的信息资源，这些有价值的新型资源要为特定的组织部门、特定的人员服务，从而体现出更大的价值，创造出新的效益。档案作为重要活动的纪录材料见证事业单位的成长，在组织运营管理过程中的使用频率也在提升，对档案数字化收集与归档管理的时效性提出了新的要求，要在确保时效性的基础上保障档案资料的质量，以高质量的档案材料为组织决策提供参考依据，实现工作开展的价值。所以，事业单位管理者要提升对档案数字化管理的重视度，投入专项资金配备专业的计算机设备、打印机设备等，在设置目标或者做决策的时候参考档案信息资料，发挥档案信息资源在维持组织政策运行方面的重要作用。打破传统的信息格局形势，让档案信息变得更加精确化。

2.3 运用现代化管理手段

现代化管理手段主要是指数字虚拟技术、高微缩技术、智能技术等，随着科技的快速发展，这些现代化技术在各个行业中的应用日益广泛。就事业单位档案管理工作的特点来看，事业单位可以引入密码技术、面部识别技术、指纹技术等，来提高文件管理的安全系数。第一，可以建立专门的档案室，用于存储纸质档案、档案硬盘，进入查阅的人员必须要通过指纹识别、面部识别以后才能够进入，避免外人进入档案室窃取、修改、随意查阅档案;第二，数字化档案则是可以利用密码来实现保存，对于需要共享的档案也应该做好加密处理，只有输入正确的密码才能够查阅，最大程度上保证数字化档案管理工作的有效性;第三，可以引入智能技术，配合声音识别技术，可以通过声音来直接调取档案，减少中间环节可能会出现的差错，降低档案管理工作难度，为更好地实现数字化档案管理工作创造有利条件。

2.4 提升档案管理数字化的软硬件性能

第一，要提升档案管理的能力。网络设备的选择应当具有稳定、安全的优势，提升数字化管理的质量和效率。要选择安全可靠的云存储、重要信息的光盘备份，来充分提升系统的性能。软硬件的投资要充分考虑扩容的可能性以及性能的稳定性。第二，提升档案数字化管理的可靠性。无论是磁盘类管理产品，还是硬件设备，都要依据档案管理的设计标准，符合日后升级的可靠性。同时，网络安全要配备有相应的软硬件防火墙、访问权限设置、应急系统备份。无论是使用者还是系统管理者都可以得到最佳的体验。另外，支持硬件的热拔插、方便系统升级、提升数据安全性。第三，提升档案管理的性能。机房应当配备阵列性产品，确保系统网络优势、在线升级、在线存储能力。同时，档案管理系统还应当具有一定的开放性，更好地适配日常工作中的各類终端接入，充分发挥档案数字化资源的优势。第四，硬件方面应当要控制信息载体的质量，延长电子文件载体的保存时间，确保信息硬件不会受到湿度、温度的影响而遭受破坏。软件方面则要选择一定密码管理、多级权限控制，不断强化系统的保密作用，有效避免系统和内部数据遭到修改、破坏、无权限访问。

2.5 做好档案数字化信息加工

首先是制订档案数字化工作方案。根据档案数量、类型、年代、全宗等全面分析，制订行之有效的数字化工作方案。方案应明确档案数字化加工过程中的各方职责，如档案管理者负责提供档案，以及数字化加工，并由各方共同进行数字化成果的验收。要明确档案数字化的内容、目标、进度、责任、技术要求，以及相应的保密要求等。其次是要确保档案资料准确清晰。在档案数字化加工过程中要逐一认真检查核对档案资料，确保档案资料准确、清晰和完整。再次是要严格遵循数字化加工流程，即“提卷—编页—核对—数据录入—扫描—图像处理—检查验收—数据抽查—图像挂接—数据库图像检验—数据质量检查—还原装订—归还—入库”等。最后是要做好档案数字化验收。通过抽查与检查的方式进行验收审核，重点是要检查档案数字化结果的操作程序是否规范、有序。

3 结语

综上所述，就是档案数字化管理工作的主要内容和重点注意事项，完善我国档案数字化管理还有很长的一段路要走，相关人员应该不断寻找、完善档案数字化管理方式，只有做好档案数字化管理工作，才能更好的发挥出档案的实际效用，才能更好的为社会服务。

参考文献

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[2]韩李敏.档案数字化攻略[J].浙江档案，2019（1）：56—59.

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