论档案数字化管理在医院档案管理中的应用

王金宇

摘 要：随着社会的发展和时代的变革，社会各界对于人们的物质生活和精神生活都越发重视，医疗条件和水平成为近年来被广泛关注的重点内容，是社会发展的必然趋势。为了保证我国医疗事业的稳步发展，档案管理模式的改革决定着医院整体前进是否具备有效性和实质性。基于此，本文针对档案管理数字化在医院档案管理中的应用进行分析。

关键词：数字化管理;医院档案管理;应用研究

传统的档案管理模式一般采用纸质档案管理的方式，但是由于现在医院需要管理的档案数量越来越多，再采取过去纸质化的档案管理模式会产生很多困难。因此在社会不断的发展下，档案数字化管理及时的应用必须得到重视，以此来推动医疗事业的逐步提升。

1 医院档案管理中的现存问题

1.1 管理机制不明确，档案分类出现重叠

在医院档案管理中，可以发现当前的档案管理模式存在一些问题，首先最常见的问题就是管理机制不够明确，各部门之间缺乏明确的职责划分，导致在档案管理出现工作失误时，总是会出现无人问责、互相推脱的现象，这些现象严重影响了医院整体的工作效率和社会信誉。另一方面，因为医院档案管理机制不够明确，导致档案在分类时容易出现一些重叠现象，经过调查分析发现，大多数医院的档案管理中有40%都会出现重叠，这就导致在应用到这些档案时，总会查找出一些无用信息，浪费了工作时间，导致工作人员产生错误判断。在这40%重叠的档案中，还有将近5%的档案记录存在数据上的错误，这些在医院档案管理中是坚决不允许出现的。

1.2 档案形式不统一，管理较为分散

医院中有很多个科室，每一个科室都会针对患者记录、就医记录、研究记录等有一个详细的记录，都会形成一个档案册保存下来。也正是由于这种档案管理模式，导致医院各科室对于信息资源档案形式的记录方式不统一，有的是纸质版，有的是电子版，长时间存放就会丢失一些数据，导致档案管理出现遗漏现象。另一方面，医院档案管理都会分区域存放，大多都是各科室的档案放在一起，医生很难有时间去管理这些档案。经过调查发现，30%的科室都或多或少的出现过档案丢失的现象。这种分散的档案管理模式影响了医院档案管理的效率和水平，必须要将其作为重点仔细分析。

2 数字化管理在医院档案管理中应用的必要性

2.1 有利于促进医院整体管理水平的提高

在医院管理中，很多时候人们都容易忽视档案管理的重要性，但其实档案管理是医院管理模式中的重要组成部分，而且通过良好的档案管理模式能够为医院其它方面的工作奠定坚实的基础，能够让很多方面的工作都有效节省时间，提高效率。比如说当遇到一个相似病例时，医护人员就可以通过数字化的档案管理模式很快的从众多档案中找出之前患者的医治档案，从中结合一些专业化的分析，给新的患者提出更加有效的医治建议，还可以根据这些经验来修改治疗或手术的具体环节，这些都能够提高医院的工作质量，促进整体管理水平的提高。

2.2 有利于促进医疗业务水平的发展

将档案数字化管理应用于医院檔案管理工作中，能够有效促进医院医疗业务水平的发展和进步。因为在数字化档案管理的过程中，医院的医护人员可以通过数字化模式，借助信息技术的优势来针对这些患者的档案进行研究，再结合当前的一些最新情况，更深入的分析这一病症，研究可能存在的病理变化，这样当再次接触类似病症时，就可以选择更加合适的治疗方式，降低患者的不适风险，通过这些有效的途径可以有效推进医院整体医疗业务水平的发展，并且为更多的患者提供治愈的希望，减少后遗症的发生。

3 数字化管理在医院档案管理中的应用途径

3.1 建立健全医院数字化档案管理体系

在医院档案管理中针对数字化档案管理的应用，首先具备一个完善的管理体系是必要前提，也是重要基础，在此前提下才能进行接下来一切数字化档案管理的功能措施，为医院档案管理工作效率的优化提供有利的保障。为了健全医院数字化档案管理体系，首先医院领导要认识到当前的社会发展趋势，从内心深处肯定数字化档案管理的应用价值，并且对健全相关体系表示高度的关注和重视，为其他医护人员树立一个积极的榜样;其次要针对本院的实际情况，针对档案管理问题进行全面且深入的分析，制定具体的数字档案分类规划方式，为每一份档案做好编号和分类，比如说每一个科室为一个单位，在这一单位中针对不同的疾病和患者再次进行分类，一定要保证分类有条不紊的进行，做好编号是为了寻找的时候能够一目了然，提供便捷性的服务;最后数字化档案管理要实施明确的责任划分，让每一名档案管理工作人员能够明确自身的岗位职责，这样在工作的过程中能够各司其职，通过数字化档案管理有效推动医院档案管理质量的提升，以及推动医院事业的整体性发展。

3.2 加强数字化档案管理的安全保障

在医院档案管理中针对数字化档案管理的应用，医院领导要认识到虽然数字化档案管理模式具有很多方面的优势，能够为工作提供便捷性，同时还能够提高医院医疗业务水平和工作效率，但是保障数字化档案管理的安全性也是工作中的一个重点问题，同时也是一个比较具有难度的问题。因此想要发挥数字化档案管理的优势，必须要强化安全保障措施，防止信息泄露等问题。一方面在档案数字化管理之前，一定要将所有的档案统一成一个格式，这样如果一旦出现问题，在第一时间就可以发现，对于所有的档案都要进行提前检查，对于格式不对或者打不开的文件第一时间返回要求负责人修改，并且在规定时间内返回，所有符合要求、格式正确的档案才能进入数字化管理系统中;另一方面，对于所有没有编码的档案，必须要求负责人进行编码，编码方式必须统一，比如都采用阿拉伯数字、或者都采用汉字形式等。同时为了提高数字化档案管理的效率，在系统中应该多设置一些检索工具，加快档案查找的速度，节省工作时间。

3.3 促进传统作业与数字化的有效融合

在医院档案管理中针对数字化档案管理的应用，医院领导对于档案管理数字化的应用和改革要一步一个脚印的稳步进行，不能急于求成，因为当前我国很多医院对于数字化档案管理的模式还是不够熟练和了解，因此在转型的过程中要逐步从传统管理方式向数字化档案管理进行转变，在此过程中要将传统作业形式与数字化档案管理模式进行有效结合，将其二者进行深入的融合，促使传统作业与数字化管理模式能够互相促进，相辅相成，共同为医院档案管理中数字化档案管理模式的应用提供有效的帮助。与此同时，医院领导和相关人员要加强学习，不断提升自身对于数字化档案管理模式的认知，提高自身的数字化专业技术和综合能力，加强数字化档案管理队伍的建设，推动数字化档案管理模式的有效应用，为医院整体实力的提升提供保障。

4 结束语

综上所述，随着社会的发展和时代的变革，社会各界对于医疗事业的发展质量越发关注和重视，因此医院必须要承担起社会赋予的责任，为人们提供优质的就医服务。为了推动医院业务水平的提升，加强医院档案管理的质量是非常必要的一个环节，因此医院领导和相关人员要充分认识到档案数字化管理的重要价值，结合当前医院档案管理的问题出发，将档案数字化管理科学应用于医院档案管理工作中，推动医院综合实力的增强。

参考文献

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