探究新时期高职档案管理工作规范化的新途径

摘 要：高职院校的档案管控是目前校内管控工作开展的重要构成环节，其包含了极为多元化的教学资源，因此对于高职院校的教学运作和学生管控都有着极为重要的辅助作用。档案管控是高职院校整体管控工作开展的核心依据，也是持续化增进学校标准化管控的关键环节。立足于此，本文将针对现阶段高职院校档案管控工作应该怎样提升合理化的相关问题展开整体化探究。

关键词：新时期;高职院校;档案管控

档案管控是高职院校发展运作的基础依据所在，不过目前国内诸多的高职院校对于档案管控工作开展的意义认知不够深入，同时因为档案其整体内容极为的系统化，而相关的管控体制相对不健全，这也让诸多高校的档案管控工作开展相对不标准，甚至没有高校的档案管控工作更只是赋予形式。在这样的运作背景之下，需要相关的高职院校从认知上充分对于档案管控的理解，持续化提升对于档案管控体制的革新以及优化，从而达到全面提升高职院校整体管控工作开展的品质效果。

1 高职院校档案管控工作存在的普遍性问题解析

1.1 档案管控体制不够健全

现阶段，大部分高职院校都专门设置了档案室，不过却没有创建有关的深入化管控体制，在管控工作人员以及设施方面存在着严重不足的情况，从而也进一步导致了管控流程开展不完善，管控责任划分不清晰等问题，这需要高职院校的管理层加强此方面关注，创建健全的档案管控体制可以全面提高档案管控的运作效率，也可以起到有效保护档案整体性的作用，是非常关键的管控举措。

1.2 管控工作匮乏密切配合

档案管控工作核心分为收集、整理、存档、分类等诸多环节，收集和整理是其中核心的运作环节，特别是收集学生的相关资料，这需要学校的所有部门开展全面的密切配合，将各部门管辖范围内的相关资料文档汇总给档案室，让档案室开展统一的整理和分类。不过如今诸多的高职院校档案管控开展进程中，通常会认为档案管控是档案室其本职工作，跟其它部门没有太大的关系，所以相关部门往往不会太重视配合档案室进行档案收集相关工作的开展，这也直接导致档案资料收集的效率难以得到充分保障，最终会引发档案收集不完整亦或者是受阻等一系列的问题产生。

1.3 管控方式相对落后

伴随着国内科技的迅速化发展，信息化技术也被运用到各个领域当中，这也成为当下社会发展的必然趋势，信息化技术的充分运用对于档案管控工作而言，无疑是一次非常好的革新机遇，其可以有效削减管控的人力资源成本，也可以很大程度上提升档案管控效率，不过国内目前的高校档案管控大部分仍然运用以往的纸质式档案，其核心是借助人力来开展分类以及搜索，无疑此种模式已经完全无法满足于信息化时代的发展需求，特别是如今档案的分类更为细化，内容方面也更为丰富化，此种方式对于档案管控工作的高效开展无疑起到了一定的阻碍的负面效果。

1.4 档案管控工作人员的专业素养普遍较低

诸多高职院校在开展整体管控的进程中，通常将工作重心几乎全部放在了教学水准以及任课教师的专业教学素养方面，针对档案管控工作人员的要求相对较低，因为以往的档案管控工作核心是通过纯人力的方式进行开展，档案相关数据资料的收集以及整理的工作效率难以保障，特别是很多档案管理工作人员的专业技能还完全停留在相对传统的运作层面当中，对于诸如信息化技术的运用相对有限，这便更加需要增强档案管控工作人员的整体专业素养提升，让其可以充分适应时代的发展，从而更好实现档案管控的信息化发展。

1.5 档案管控随意性太过凸显

在高职院校的档案管控进程中，运作随意性相对比较显著、相关档案资料的无规则堆放情况较为严重。从校内档案资料的收集、整理、编辑、分类一直到运用进程中，高职院校的档案工作人员无法做到面面俱到，诸多具有非常宝贵价值的档案资料往往在第一时间被档案室收集和入档，这也造成了很多档案资源的流失。在档案类别划分以及编制进程中，严重匮乏合理性分类以及系统化的资源排列，档案的编目严重匮乏层次性，对于档案的分类范畴、周期、方式等相对比较模糊，相关的编制问题极为混乱。在档案存储的进程中，资料的形式、体量等环节匮乏统一和规范化的要求，这也往往造成了人为性对于档案的破坏以及相关珍贵档案资料流失的问题频频发生。

2 规范高职院校档案管控工作的举措解析

2.1 增强对于档案管控的重视度

要创建完善科学的档案管控体制，首先需要在意识层面上充分认知档案管控工作的全面高效化开展对于高职院校整体教学工作开展的具体作用，从工作思维层面充分改变对于档案管控工作的态度，这也需要相关学校管理层对于档案管控开展深入化宣传，提升教职工对于档案管控的意识，在新生入学时候的相关资料填写需要全面获得学生的有效配合，学校的其它部门也需要对于档案资料的收集和整理贡献出应有的力量，只有进一步增强学校整体对于档案管控的重视度，并且在各个工作环节全面推进档案管控的规范化开展，才可以在很大程度上全面提升档案管控工作的品质。

2.2 健全档案管控体制

高职院校要充分顺应当今时代的有效发展，让档案管控工作变得更为科学规范化，不仅仅是需要在思想层面上进行深入认知，同时还需要全面健全档案管控体制，运用目前国内最新的《档案法》来创建完善科学的管控体制，明晰具体是工作分工和责任，创建高标准的管理流程，与此同时也需要对于管控工作人员展开全面培训，增强其的他的专业技术，并且创建相关的考核机制，从而进一步促进相关的档案管控工作人员可以进一步依照制定的规章流程来开展其自身工作。

2.3 增进信息化技术的运用

伴随着信息化时代的全面发展，如今充分运用信息化技术以及互联网技术也成为当下各个领域的重要发展趋势，同样，高职院校的档案管控工作也需要紧跟时代的变迁和发展。特别是以往的档案管控工作存在着诸多的弊端，比如整理收集工作效率较低、检索查阅的流程相对复杂、纸质档案占据大量空间资源等，在通过充分运用信息化技术，可以通过将数据资料统一录入到校内终端信息平台当中，可以全面地弥补以往档案管控的缺陷之处，节约各项成本的支出，提升档案管控效率，有助于档案管控流程的规范化开展。

3 结束语

综上所述，高职院校的档案是学校在教学、科研、学生管控当中所逐步形成和收集且具有保留意义的相关珍贵数据资料，因此可以说高职院校的档案管控是院校的基础性保障工作。而在全新发展时期下高职院校的档案管控工作也面临着诸多的问题，诸如信息化水准相对较低、管控体制不健全、相关工作人员的专业素养有待提升等。所以，需要加速推进高职院校档案管控工作的运作化流程，同时进一步提升档案管控的信息化水准，持续化完善有关管控体制，同时增强对于档案管控人员的专业化培训。只有如此，才可以保障高职院校的档案管控工作，可以在全新的时期下充分发挥出其价值，同时也充分起到增強高职院校日常管控品质的效果。

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作者简介

龙萍（1984-），女，苗族，贵州省安顺市西秀区，助理馆员，本科，安顺职业技术学院，研究方向：档案管理。