浅析初中学校教学档案管理存在的问题及对策

摘 要：初中学校教学档案管理工作，包括对教学资料的收集、整理、分析、归档、使用等。由于目前初中学校普遍缺乏专业的档案管理人才、信息化档案管理水平低下，导致教学档案管理工作效率不高，因此要从建立现代化的教学档案管理制度、加强教学档案管理员的专业化培训、加强信息化建设等方面入手，不断完善初中学校教学档案管理工作，从而让学校的整体档案管理水平得以有效提升，更好地为学校教学工作服务。

关键词：初中;教学档案管理;信息化;培训

随着信息化时代的到来，初中学校教学档案的管理工作也呈现出数字化的发展态势，初中学校教学档案管理水平提升的需求日益迫切。本文从目前初中学校教学档案管理存在的较突出的问题着手，探索这些问题解决的途径，以期进一步提升初中学校教学档案管理水平，提升档案利用效率。

1 初中学校教学档案管理存在的问题

1.1 教学档案管理人员职业能力尚待提高

初中学校档案规范管理时间相对较短，而且目前在初中学校从事教学档案管理的职员，一般都是兼职档案管理员，通常不止肩负档案管理的任务，还需要负责很多学校教学常规的事物，教学档案管理只是日常工作中比较小的一部分，所以教学档案管理人员大多非档案学专业出身，档案专业知识储备较少，日常档案管理工作水平参差不齐。另外，部分年龄较大的职员，电脑操作不熟练，导致档案信息化水平较低。这样的现状与建设现代化初中教学档案体系要求不符，所以，对初中学校教学档案管理员的培训是亟待解决的问题。

1.2 教学档案资源信息化程度滞后

教学档案资源信息化程度滞后有两方面的原因，一方面是教学档案管理员自身的信息化水平落后，无法建立和管理资源数据库;另一方面是教师队伍里面，有一些老师由于年龄等原因，无法配合教学档案信息化建设。

以每个学校都会举办的教学技能比赛为例，从对教师进行比赛规则解读、到比赛报名、到比赛过程的跟踪监督、比赛的结果统计、比赛过程的记录存档，这其中会产生大量的档案资料，很多学校还在采用传统的收发纸质表格，纸质文档来完成档案的整理，显然无法与信息化手段的多人在线文档的效率相比，而且信息化手段还可以实现图文并茂、声像兼具，可以留存的档案比原始的纸质档案丰富了很多。

1.3 教学档案管理安全体系不够健全

这其中包含两方面的问题，一个是档案管理员自身的安全保密意识需要加强，无论是纸质档案，还是电子档案，都需要管理员认真保管、仔细存放、不轻易泄露档案内容;一个是电子档案传输的安全性问题。目前初中学校，无论是内部还是对上级教育部门，在传输电子档案的时候，都是使用网络通讯软件，这类型的公共软件，一旦出现安全漏洞，就会带来安全风险。

2 信息化背景下提升初中学校教学档案管理水平的路径

2.1 对教学档案管理人员进行职业化培训

目前初中学校越来越重视档案建设，负责教学档案管理的职员职业能力面临着新的挑战，此时不仅需要提升他们的责任意识，还需要提升这批职员的档案专业知识，信息化处理能力以及素养。针对职员的档案专业知识提升，初中学校可以外聘档案学专家，定期开展业务能力培训，如高校的附中，可以利用高校图书馆和档案馆的专家资源，在定期开展业务能力培训的同时，也可加强日常交流，教育局下属学校，则可以由教育局牵头，聘请当地档案馆的专家，对各校档案管理员开展短期的集中的业务培训;针对全体教师队伍的信息化处理能力提升，则一方面应配备相应的硬件设施，不断强化计算机设备建设和改善网络技术等数字化系统，另一方面还应加强对全体教师的新型信息技术使用的培训，此类培训可外聘专家来开展，也可由学校内部的信息技术掌握熟练的老师来开展，进而提高全体教师队伍的信息化能力，也可提升学校教学档案管理的效能。

对于某些具体的教学活动的档案收集，还可以在活动开展前，对活动每一个项目中负责收集资料的教师进行活动前的短期培训，避免不经培训就兼职、导致档案缺失的问题。

2.2 开展教学档案信息化及档案数据库建设

各校需要逐步改变传统的只用纸质档案的观念，建立现代化的电子教学档案使用理念，在投入硬件和培训教师、职员的同时，可着力打造教学档案管理数据库，扩大教学档案信息受众面，同时也能极大提高档案业务管理和使用效能。例如，建立教学档案数据库后，可将每年期中期末考试各科试卷发布到数据库中，老师们需要调取往年的试卷，不用再单独向教学档案管理员索要了，直接在数据库中下载即可使用，极大方便了教师，也减少了管理员的工作量。再比如，在每年的教师教学业务考核过程中，需要收取大量的数据以及图片文件等佐证材料，教学档案管理员的工作量非常大，而且在面对全校教师收取材料的时候，很容易遗漏材料，建立教学档案数据库后，可设置一人一账号，档案管理员将需要收取及上传的材料事先在数据库设置好，老师们登录账号后，可根据引导，自主将数据上报，将材料上传，这将极大提高工作效率。

2.3 规范教学档案管理制度

无规矩不成方圆，教学档案的规范管理，离不开制度建设，各学校可以根据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，再结合实际情况，制定自己的教学档案管理制度，如教学档案管理业务范围、教学档案管理员职责;档案的收集、归档、整理、管理、调用等具体操作流程;信息安全、网络及硬件方面的安全管理制度等，让档案管理各项工作有据可依。

2.4 提升教学档案管理安全意识

提升教学档案管理安全意识要从三方面入手，一方面要提升管理员在管理档案过程中的安全责任意识，不随意将档案泄露、遗失、外传。另一方面要防范电子档案传输过程中的安全风险，使用局域网传输或者使用信息存储设备传输。最后，存储电子档案的设备，要保证其安全性，防止病毒、木马等攻击，导致信息流失，同时要注意备份。

3 结语

时代在不断发展，社会也不断进步，随着信息技术的发展，现代化的教学档案管理成为潮流和趋势。面对目前存在的种种问题，各初中学校应与时俱进，积极思考应对策略，充分借鉴其他学校的先进经验，努力探索实现路径，让学校的档案管理工作朝着更健康、更先进、更智能的方向迈进。

参考文獻

[1]陈冬云.浅谈如何做好中学档案管理工作[J].兰台世界，2018年S1期：144-145.

[2]陈冬云.谈中学档案管理与利用[J].兰台世界，2018年S1期：178-179.

[3]卢旭.试论中学档案管理工作有效为学校发展服务[J].办公室业务，2019年01期：98-99.

作者简介

汪茂琳（1987-），女，湖北省武汉市，硕士研究生，中级，研究方向：图书馆、档案管理方向。