事务驱动的高校教务管理信息化建设

王胜利 朱晓平

摘   要：信息技术发展的阶段性特点及认知的局限，导致现有教务管理信息化建设难以满足管理需要，且可持续应用的价值不大。教务管理的本质是事务处理，必须适应技术发展的特点及管理创新的需要，教务管理信息化建设应正视这一点，采取事务驱动机制，以“服务”为导向，以师生用户的“获得感”为目标，实现教务管理建设及应用的可持续发展。

关键词：教务管理;教务管理信息化;教育信息化;事务驱动

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2020）13-0074-04

教务管理是高校教学工作有序开展的基础，也是教学管理的核心，其管理效率及质量将直接影响到高校办学的质量。教务管理信息化是高校教育教学信息化的重要标志之一，其最直接的体现是教务管理信息系统的建设和应用。信息技术发展的阶段性特点及认知的局限，导致当前运行的教务管理信息系统已难以满足日常管理的需要，为适应信息化进程，对当前及今后阶段的教务管理信息化建设必须予以重新审视。

一、当前教务管理信息化存在的问题

“互联网+”概念的提出及实践，促使人们对信息化的期望加深，尤其Web2.0技术的发展及多网融合、智能移动终端的普及和应用，迫使人们反思现有教务管理信息化在日常教务管理中的价值及意义。

（1）对教务管理信息化的认知存在问题。信息技术的应用价值主要体现在两个方面——解放劳动力和规范管理，且规范管理是其深层次价值体现。基于信息共享的信息技术应用，避免了大量重复劳动，通过软件系统和有向的数据流转完成协同工作，进而规范事务处理流程，而从当前教务管理信息化应用情况来看，对其认知仅停留在打破时空限制、解放劳动力层面。同时，对教务管理信息化建设的理解是单纯的信息系统建设，如果只应用了新的信息技术而不改变原有的工作方式，不对业务流程和组织结构进行再造和优化，那只能是“穿新鞋走老路”，必定会出现新技术与旧有的业务流程、组织结构之间的矛盾，忽视了组织结构及业务流程在教务管理信息化建设中的重要性。[1]

（2）对教务管理信息化定位存在偏差。教务管理信息化是高校教育教学信息化和数字化校园建设的重要组成部分，忽视了其在学校信息化建设中的基础和核心地位。学校的所有工作都是以教学为中心，为教学服务，教务管理作为教学工作有序开展的基础性工作，其管理数据应是全校信息化建设的基础数据，相关信息系统建设应以此数据为基础进行拓展或业务应用，因而，教务管理信息化建设的成效，将直接影响到学校整体信息化建设的效果。从目前教务管理信息化建设的情况来看，只关注了教务管理业务系统建设及应用，忽视了其与相关业务系统的关联性，忽视了其在数字校园建设中的核心定位。

（3）基于劳动分工理论[2]设计开发的教务管理信息系统，割裂了教学管理事务，适用性不强。源于劳动分工理论的管理职能分工及功能模块化设计的教务系统，运用机械型工作设计法[3]将教务管理分解得过于精细和简单，致使现有的教务管理信息系统虽功能齐全，工作复杂度降低，但忽视了事务处理中的管理行為，割裂了事务处理的流程，导致教务管理系统运行不畅，适用性不强。

（4）教务管理信息化系统上线准备不足，运行效率不高，且难以满足可持续应用。信息系统的初始化，是系统上线运行前的准备工作，也是基础工作，其规范化程度直接决定了信息系统运行的效率及可持续应用。由于对教务管理信息化认知及定位存在的偏差，导致教务管理系统初始化时，基础数据的科学性及规范化程度不够，造成现有信息系统运行不畅，尤其是新形势下与相关业务系统整合应用难度增加，难以持续应用，在人力、物力的投入上造成浪费。

二、信息化促使教务管理变革

基于劳动分工理论的职能管理模式是当前高校管理的主要模式，不仅强调生产技术的分工，而且主张组织结构的分工和管理职能的分工。[2]该模式以职能为依据建立组织机构，组织按职能实行纵向和横向的分解，划分出不同层级和各个不同层级的职能部门，这种层级制分割了整个组织的职能，使管理职能的整体性受到损害，各部门职能行为缺少完整有机联系，进而出现职能重叠、管理空白;部门职能相对独立，部门之间的衔接往往需要上一层级协调、安排，管理成本高且工作效能低;重叠、交叉的层级体系往往会因为履职者为规避责任而忽视决定着结果的过程，导致信息流通不畅、信息传递失真等等，严重阻碍了教务管理的效率。

随着教育信息化进程，信息技术在教务管理中应用的广度和深度都有了深入发展。由于信息技术在管理中的应用需要系统而精细的管理程序作为管理信息系统设计的依据，因而信息化环境下教务管理对流程具有了特殊的依赖，信息技术促使教务管理在职能管理模式基础上向流程管理模式转变，教务管理因应技术发展的需要，必须进行变革以适应新的环境。

三、教务管理的实质是事务处理

事务是具有特定目标的若干工作的有序结合。教务管理是运用管理学知识和教育教学方法论的原理，充分发挥管理的计划、组织、指挥、协调、控制职能，将之融入到教育教学各环节，并在实践中不断地对教学过程各要素加以统筹规划，再运用管理职能使之有序运行，以实现“提升教学质量”的目标。从教务管理部门看，主要涉及学籍信息管理、人才培养方案制订、教学执行计划管理、教学组织运行管理、排课管理、教学质量管理、日常教学秩序监控、成绩管理、论文管理等多项业务的处理;从用户角度看，教务管理主要是面向师生和一线管理人员的学生事务、教师事务和教学事务处理，具体如表1所示。

四、事务驱动的教务管理信息化建设

信息技术的日新月异及深入应用极大地改变了组织的运作方式，使我们有能力打破原有的管理规则，进行管理创新。同时，信息技术所具有的强大的信息处理、远程交互、顺序控制、监控跟踪和决策处理功能，以及由此构成的四通八达的网络，使其“天然地”成为管理创新的理想工具，借助信息流转的有向性及跨时空特点，促使管理流程再造。信息技术对流程再造虽具有强大的促进作用，但只有坚持正确流程思想的引导，以优化流程运作规范和组织管理为基础，才能发挥业务流程与信息技术紧密结合的积极效果。[4]如果将信息技术应用于原有的管理流程，或者过分夸大信息技术的作用，盲目地进行信息化，都会引发管理上的混乱。因此，教务管理信息化建设不能只是技术部门的事情，而应首先是业务和管理部门的事情，必须根据教务管理自身的特点和需求，正确定位信息技术在教务管理中的功能和作用，才能有的放矢，将信息技术成功地运用到教务管理信息化建设中去。

1.以“服务”的理念引领系统开发

教务管理信息系统并非单纯的计算机系统，更多的是辅助学校进行管理的人机系统，是管理的工具。但在实际工作中，我们把信息系统看成了计算机技术在某个组织的应用，把信息系统的开发当成了纯粹的技术过程，用户认为开发是技术人员的事，技术人员认为开发仅仅是用户需求的技术实现。在这一过程中，忽视了技术是为业务服务的本质，导致开发的系统仅是技术工具，而难以成为管理工具。因而，在信息系统开发时，不只是在系统分析以解决系统需要“做什么”的问题时应认真聆听、分析用户的需求，更应在系统设计以解决“怎么做”的问题时，充分结合业务的需求和技术的特点，为用户提供适用、科学的解决方案。应采用事务驱动的方法进行领域分析，在确定教务管理信息系统领域模型的同时，确定教务管理信息系统的特征模型，确保依据领域模型进行共性设计，以解决系统的重复应用问题，同时能依据特征模型进行个性化设计，满足不同用户的个性化应用问题。[5]

同时，信息系统生命周期理论[6]强调信息系统生命周期是周而复始的。随着时间的推移、环境的变化，每隔一定时期，信息系统就要重新进行系统分析，开始一个全新的生命周期，这不只是管理的需要，也是技术发展、认知提升的必然。因而，教务管理信息化建设并非一个简单的信息化项目，而应本着“服务学校、服务教育”的理念引领教务管理信息系统的开发，以保证教务管理信息化建设及应用的可持续发展。

2.以“业务”面对管理人员

教务管理具有工作量大、内容琐碎、重复性强，对业务处理的准确性要求高、时效性强等特点，教务管理工作的特殊性，决定了其信息化建设的高难度和复杂性。从管理角度看，教务管理处理的内容是一项项的业务，这些业务包括了学籍管理、培养方案管理、教学过程管理及毕业/学位管理等。职能分工的部门、岗位设置虽明确了职责，但使现有教务管理系统的业务处理变成了业务环节上一个个单一的功能模块的执行，这一个个业务环节涉及不同岗位、不同部门，缺乏协同，难以联动。比如学籍管理，涉及与学生管理部门、财务管理部门、后勤管理部门等外部协同;教学过程管理，涉及与培养方案管理部门、教学运行管理部门的内部协同，又涉及与后勤管理部门、人事管理部门、教学院系等的外部协同;毕业/学位管理，涉及与培养方案管理部门、教学运行管理部门、学生管理部门、财务管理部门及教学院系等的协同，等等。而信息系统运行时数据流的“天然有向性”，要求业务处理多环节间遵从严格的先后次序，单一模块的非协同操作割裂了数据流，势必造成教务管理信息系统运行不畅。

因而，教务管理信息化建设应充分利用信息技术“天然的”流程再造的工具性特点，根据业务处理的需要，进行机构重组、流程再造，以实现部门内部、不同部门之间的协同工作，在职能管理的基础上，实施流程管理创新。“职能管理与流程管理二者间既存在差异性，又存在统一性，且二者之间的互补性大于替代性。”[7]以职能分工明晰部门、岗位职责，以流程管理确定业务顺序、固化事务处理过程，凭借数据流转的有向性及自动化，实现跨时空的业务协同，并使事务处理的过程不会因人的意志而改变，进而实现信息技术“规范管理”的深层价值。

3.以“事务”面对终端用户

教务管理信息化作为学校信息化建设的基础和核心，应围绕学校用户的信息需求、办事需求、交流需求等，將分散在不同应用中的信息资源进行聚合与重组，形成个人事务全覆盖、呈现方式可订制、交互方式一体化的一站式网上服务大厅，实现“以服务为导向，以师生获得感为目标”的高效服务。基于互联网服务的可得性，联合国电子政务发展指数（EGDI）中OSI指数（在线服务指数）[8]的评价指标对其进行了界定，“OSI是一个综合指标，用以衡量政府在国家层面提供公共服务时使用信息与通信技术的情况” 。包括技术实现、内容提供、服务提供及用户参与等四个维度的内容。

技术实现上，事务处理面向的是直接用户，其设计主要有前台和后台两方面。从前台看，教务管理信息化应建设门户网站以集中呈现信息与服务，实现单点登录，一站式访问;门户网站在提供访问时，应充分考虑浏览器的兼容性，最大化满足不同用户的使用习惯及要求;也应充分考虑多网融合、移动终端普及的现实，解决移动设备的可访问性;从后台看，信息技术环境下事务处理应能满足人们随时、随地的处理需求，因而处理过程的自动化是其基础，教务管理信息系统建设应遵循国际标准的流程引擎架构，使用标准的工作流引擎定义和管理面向师生事务处理的工作流，以实现师生事务处理的自动化。内容和服务的提供上，教务管理信息化建设应从用户需求出发，按事务类型、办事方式、申办人类型、办理部门、办理时间等多个维度进行办事项目的分类或索引，以方便办事人快速定位;通过设置规范的办事指南，明确申请材料、办理流程、承诺期限及监督电话等重要信息，以方便办事人详细了解申办要求，提供相关材料。用户参与上，网络互联时代虚拟空间与物理空间的结合延伸了用户交流的空间，为教学管理带来了新场景。教学管理信息化建设应集成交互功能，提供统一、安全的交互空间，并引导师生用户使用，通过跨越时空的实时或非实时交互，及时获取管理过程中存在的问题，也可借助信息系统即时发布、推送最新管理动态，提升管理效果，保证日常教学有序、高效运行。

五、总结

由于信息技术发展的阶段性特点及认知的局限，教务管理信息化建设进入了一个新的阶段。信息技术的日新月异及多网融合、移动互联，尤其是智能移动终端的普及，在信息技术“使能”及“驱动”的双重作用下，教务管理信息化建设应吸取教训，改变片面强调信息系统建设及应用的现实，以“服务”为导向，以师生的“获得感”为目标，运用事务驱动机制，充分发挥信息技术的特点，结合组织机构重组、流程再造以进行管理创新，满足新形势下教务管理的需要，实现教务管理信息化建设的可持续发展。

参考文献：

[1]许子媛.燕山大学教学管理流程再造研究[D].秦皇岛：燕山大学，2011.

[2]刘西林.辨议劳动分工理论在管理中的应用[J].天津行政学院学报，2012（1）.

[3]贾鹏翔.劳动分工理论及其对组织工作设计的影响[J].商业时代，2009（33）.

[4]蔡开立.高校财务业务一体化信息系统分析[J].经营者，2016（22）.

[5]王新荣等.基于事务驱动的管理信息系统的设计[J].计算机集成制造系统-CIMS，2002（9）.

[6]信息系统生命周期[EB/OL].https：//wiki.mbalib.com/wiki/信息系统生命周期.

[7]史旗凯，郭菊娥.流程管理与职能管理的比较研究[J].西北大学学报（哲学社会科学版）， 2007（3）.

[8]中国电子政务网.2018联合国电子政务调查报告提出这五大关键词[EB/OL].http：//www.e-gov.org.cn/egov/web/article_detail.php？id=168471.

（编辑：王天鹏）