档案数字化的质量和安全保密控制路径

赖南燕

摘 要：隨着社会的发展和向前推进，我国的科学技术也在迅猛发展。当前社会已经进入到了数字化时代，数字化时代的来临冲击着以纸质为记录方式的传统媒介，档案朝着数字化方向发展已经是未来改行业发展的大趋势，在过去的几十年里，我国一直采用纸质的方式记录信息，长久下来，积攒的数据和信息量惊人，这对于查找和保存文件有较大的难度，档案数字化却可以轻松解决这些难题。本文从档案数字化的质量和安全保密控制路径的角度分析，旨在为确保数字化工作的质量和安全保密性提供一定的参考。

关键词：档案数字化;质量和安全;保密控制路径

档案数字化已经完全取代了纸质文档登上了历史舞台，这项技术是在90年代初发育成熟的，在进入现代化社会以来，人们对于信息的索取和需求量大大增加，但面对纸质文档这种繁杂且不易保存的记录方式来讲，数字档案既能弥补其中存在的不足，又能更好的发挥数字化技术实现资源共享和方便查询的优势，大大节约了社会资源，目前来看档案数字化的方式有五种，分别是纸质文件扫描、缩微拷贝片的扫描、数码相机的拍摄、激光三维立体的扫描以及音频文件的转换。

一、档案数字化的质量控制分析

在档案数字化的工作过程当中，由于一些档案所记载的数据和信息十分珍贵，为了能把这些数据以数字化的方式呈现出来，需要工作人员严格按照相关的质量规定来进行操作，而档案数字化的过程常常伴有一些干扰因素，这些因素会严重影响成品的质量，质量控制的目的就是在于这些干扰因素，以保障档案数字化的有效性[1]。

（一）质量控制的内容分析

档案数字化的计划阶段。档案数字化是一项工作量极大的工程，如何在规定的期限内完成档案数字化的工作，需要工作人员们事先制定好计划步骤，严格按照步骤的标准进行数字化操作，档案数字化方案制定的合不合理直接决定了档案数字化的质量，因此在计划阶段，工作人员需要从技术支持、数字化标准、数字化工作流程以及突发问题的应急方案等，从多个方面去考虑和制定计划以严格控制档案数字化的质量。

选择合适的数字化软件。当下市面上数字化技术杂而多，面对如此多的数字化技术，工作人员在进行档案数字化工作之前一定要谨慎挑选好符合本次工作的技术手段，具体可结合每个数字化技术的特点、权衡数字化的利弊、结合档案数字化的内容以及自身单位的特点来选择合适的软件，合适的软件会使档案数字化的工作更加高效[2]。

工作人员的选拔和培养。档案数字化是一项对工作人员要求较高的职业。在档案数字化的工作过程当中，使用技术将纸质文件转换成数字化档案的也是人，遇到机器故障重新制定数字化计划工作的也是人，人成为了档案数字化工作的决定性因素，因此，对工作人员的专业能力进行提升是取得档案数字化工作成功的关键，在初步的人才选拔上，需要选择有责任心和耐心的工作人员加入其中，在后期的培训当中，要让工作人员明确工作的规章制度，并且还要教会工作人员熟练的使用与档案数字化相关的设备和技术，从而保障数字化工作的顺利开展[3]。

制定行业的标准和参数。每个行业的发展都要在一定的标准下进行，没有衡量工作的标准将无法让行业向前发展和进步，按照国家制定的标准来要求行业人员以及工作效率是档案数字化科学发展的保障，失去了使用的行业准则，档案数字化工作也就没了束缚，这个行业也就没了前进的动力。

验收和评估工作的开展。按照档案数字化的工作流程来讲，验收和评估工作是整个数字化工作的最后一道工序，同时也是决定了数字化工作质量的关键。验收工作主要是对于设备和工作结果进行标准化检验，工作结果是否符合行业的标准，若是不符合便加工重来，符合便能进行剩余的交接工作。验收工作的方法分为粗验和细验两种，粗验主要是由软件验证完成，而细验则是在软件验收完毕的基础上，对于数字化文件的清晰度和完整性进行检查。同时对设备的验收工作也是为了保护公共财物不受到破坏，以保证后续工作的顺利进行。评估工作也与验收工作同等重要，评估工作能够评定整个档案数字化的工作流程是否符合行业标准，对于存在问题的工序进行反馈，这是不断提高和完善行业质量的重要举措[4]。

（二）质量控制的手段分析

明确人员分工和职责。整个档案数字化的工作过程是十分繁杂的，中间经过大量的工序，每一道工序都关系到最终工作的质量以及影响下一项工作的工作内容。档案数字化的工序一般会经过计划、分发、扫描、检测、验收、入库、网络维护、设备维护以及安全管理这些步骤，为了保障档案数字化的质量，需要明确每个工作人员的职责，具体要划分到每个工序，同时为了规范员工的工作行为，明确自身的工作职责，公司或者企业还要采取问责制的制度和管理方法来使工作分工更加合理，职责更加清晰。

建立完善的规章制度。档案数字化是当下信息发展的大趋势，对于这项近年来刚刚兴起的行业翘楚，需制定一系列的规章制度来明确行业发展的标准和方向，为此，我国出台了大量的政策用来规范行业行为，以确保数字档案信息资源的共享与互联，根据《中华人民共和国纸质档案数字化技术规范》、《纸质档案数字质量标准》、《档案数字化加工操作流程》等相关法律法规来使档案数字化工作更加科学合理。

开展奖惩制度规范员工行为。为了提高业内人员的工作效率，减少因员工失误、偷懒或者态度不端正造成的经济损失，开展阶段性奖惩制度是为了提高工作人员的自觉性，对工作优异、态度端正的员工给予阶段性奖励，提高其自信心，使其更加努力的进行下一阶段的工作。而对于态度不端正、工作效率低的员工进行惩戒，其目的是为了让员工规范自我行为，在保证档案数字化工作质量的基础上，进一步弥补自身存在的不足。在实行阶段性奖惩制度的过程当中，管理层一定要适度，以公正公平的态度对待奖惩制度，全程需要进行监督，避免因个人失误，而造成员工们的不满。

进行严格的检查和验收。档案数字化工作当中最后的检查和验收工作是保证整个工作质量的关键，档案数字化的工作内容是将一些重要的信息从纸质文件转换成数字化档案，这个过程需要工作人员保证信息的完整性，若是在工作过程当中，工作人员难免会有疏忽和失误，这就严重影响了档案数字化工作的质量，检查的和检验的目的就是为了杜绝这类问题的产生和出现，当发现这些问题时进行及时的补救，可以减少这类的经济损失。

二、档案数字化的安全保密控制路径分析

安全保密工作是从事档案数字化人员所必须遵守的行业准则。工作人员在从事档案数字化工作时，要保证信息和数据的安全性，防止信息和数据发生任何泄露，这就需要建立一系列的保密措施来支持档案数字化工作的开展。

（一）安全保密控制的内容分析

安全保密控制的内容。安全保密控制的内容实际上是对档案数字化过程中涉及到的人、物以及环境进行预测和分析，对于不稳定不安全的因素采取有效的处理手段，以保证档案数字化工作内容的安全性。同时工作人员可以从多个方面进行内容的保护和防范，分别是建立相关的规章制度、确立计算机网络安全方案、档案的妥善保管以及数据库的维护、整理和备份。

规章制度的建立。由于档案数字化工作接触的内容往往有一些机密性文件，这类文件需要妥善放置和保护，文件的内容不能发生泄漏。因此在档案数字化的过程当中，设立一套标准的规章制度用来约束员工的行为，数字化的文件通常会保存在计算的数据库中，为了其安全性需要加密处理。而在档案数字化的工作过程当中凡是接触到档案的人员，这其中包括扫描员、系统维护员、扫描质检员、系统安全员、档案保管员以及值班警卫都要签订保密措施，以防止发生信息泄露事件。

计算机安全方案的建立。在档案数字化的过程当中，为了防止来自外网的干扰，工作人员需要将数字化过程切换到封闭式的内网中进行，同时还要对工作的环境进行考察，以防止外来人员进入盗取文件。整个数字化的过程是不能被干扰的，如电磁波这类对计算机干扰的因素一定要格外注意，防止因外界干扰造成信息输入不完整。最后要对数字化的文件和资料进行加密处理，凡是有权限访问这些文件的人员都要进行实名认证和登记，且要限制工作人员的访问权限，将工作细化可降低文件内容泄密事件的发生。

（二）安全保密控制的手段分析

提高人员素质和觉悟。在档案数字化的过程当中最不稳定的因素便是人，员工的素质直接决定了文件泄密事件发生的概率，提高员工的法律和责任意识，普及员工有关档案保密工作的内容，这样可以提高工作人员的思想觉悟。

落实制度和安全机制建设。制度和安全机制是档案数字化安全保密工作开展的前提，对工作当中泄密和失误的行为予以奖惩，以提高工作效率和规范性。对于文件泄密事件一定要严格查办，对于泄密人员要进行法律追究其责任。同时，还要建立安全制度框架，约束员工行为，保护设备和系统的安全性，从而确保了档案信息的安全性。

三、结语

总的来说，档案数字化过程的质量和安全性都需要从人的角度去思考问题，找到问题的成因，并采取科学有效的解决办法，杜绝文件泄密事件，提高文数字化工作的质量。

参考文献：

[1]严萍. 试论档案数字化的质量和安全保密控制[J]. 冶金与材料，2019，39（03）：88+90.

[2]王義江. 档案数字化的质量和安全保密控制[A]. 中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——如何制定科学决策学术研讨会”论文集（上）[C].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院：，2015：1.

[3]罗新敏. 简述档案数字化的质量及安全保密控制[J]. 赤子（上中旬），2015（01）：149.

[4]邱宸. 档案数字化的质量和安全保密研究[J]. 才智，2016（11）：230.