加强基层单位档案管理工作的创新思路

谢迎杰

摘 要：随着科学技术的高速发展，基层单位档案管理的创新是一个很大的挑战，这需要有创新精神以及创新意识。要做到保持创新精神和创新意识，应全面展开，层层针对，以理念为核心，从人员和系统等方面进行有效的发展，从而使基层单位档案管理工作有质的飞跃和良好的转型。本文对此进行了探讨。

关键词：基层单位;档案管理;创新精神

一、基层档案管理的重要性

1.档案管理

档案管理，又称档案工作。主要工作包括档案的收集、整理、价值评估、保管和编目。档案工作的职责是为档案信息提供安全保障。有四个原则分别是：①没有损失，②没有损害，③没有混乱，④没有分散。档案管理员应该小心谨慎的管理档案。档案工作者应当具有强烈的责任感和保密意识，才能保证手中信息的绝对安全。

2.现阶段档案管理的问题

现阶段，基层单位档位管理存在以下几个问题：①没专门的档案管理室;②工作设备不完整;③管理意识薄弱;④没有完整的管理体系。

二、在新时期中如何增强创新意识

创新始于一种理念。有人说，创新是一种不可否认的偶然行为。创新有其偶然性。但更多的创新实践者在创新过程中意识到自己行为的自觉性和价值性，也就是说，他们知道自己在创新，有创新的欲望。创新思维也深入他们的头脑，成为一种观念。所以在新时期，要保持善于创新的基层单位档案管理意识，不守老规矩，敢于对未知事物充满好奇和自信。毕竟，经验告诉我们的只是过去失败的过程，而不是未来如何成功。我们所依赖的老经验是前人智慧的积累，在新的时代，旧的经验并不意味着永远适合当下情况。

三、加强基层单位档案管理工作的创新思路的意义

档案管理是一个要求有专业性的一个工作，需要多数的人员和财力的注入，加强档案管理创新，是为了更简单、更快捷的发展。档案管理存在于各行各业，而对于管理档案的人员，却不能确保没个管理人员都是专业的，常见的档案管理有企业档案管理、学校档案管理、部门档案管理等，在这些管理上，就就需要有创新的思路，来对管理进行标准化、规范化、信息化以及安全化。

四、档案管理的创新思路作用

（1）充分发挥档案馆的作用，有利于科学规划和决策，有利于提高工作效率和管理水平。

（2）提升项目的管理水平和盈利能力。

（3）基层管理目前的情况，借鉴和吸收了档案管理的研究成果，以服务领导服务社会为目标、服务项目、服务业主，让档案管理可以更好地为企业服务，为企业发展做出了贡献。

五、如何进行档案管理创新思路的发展

1.怎样贯彻落实创新思路的发展

创造良好的工作环境，对基层档案管理人员进行创新意识的指导，引导管理人员对档案进行创新，来完善管理档案整个管理系统，做到对档案标准化，简单化，规范化、信息化。在新时期，电子档案便体现出了标准化、简单化等一系列标准，以至被广泛应用，这就是创新化的发展和创新思路，但在一些公司，一些技术和技术设备尚未被广泛普及，这样也显示了旧传统管理方法的问题，耗时长、费劳动力、容易混淆、工作时间长，也同样没有保证档案的完整性，而电子档案管理便使这些进行了数字化的处理提供了快捷的服务方式，档案信息数字化也是保护原始纸质档案的有效途径。档案的独特性、独创性和凭证性，是历史真实记录的重要体现。

档案数字化后，档案利用主要利用数字化后的档案信息，有效地保护了原始档案。因此，电子档案管理是信息时代的必然选择，但电子档案也不完善，是具有风险性的，在有时候无法供给的时候，而且应用软件更新非常快，在许多档案企业的信息化建设中，以应用为导向，以网络为中心，在新的软硬件环境下无法阅读。同时也容易改进各种系统的开发，使文件的生成发生了很大的变化。病毒的存在和入侵威胁着电子文档的安全和长期存储。电子文件的硬件设备，有很强的依赖性，即使现在的计算机的储存能力很强，但有时还会出现一些电子档案未进行保存的情况，且在现社会中档案管理应用软件更新速度很快，许多电子档案或文件在新的软件中无法进行查看，而且还容易丢失文件和被病毒侵害，不利于电子文件的安全和长期存储。在传统的电子档案管理模式的情况下，不管是从管理还是应用的方面上，都有一定的时间限制。在各基层中，大量的电子文件可以通过编解码的过程存储在电子文件的硬盘中，也可以进行粘贴复制的方法进行保存，这些方法使档案管理的效率有很大的提高。所以，档案部门只用将档案资料输入到电脑中就可以了。基层档案管理员可以通过网络自动归档。这一系列简单快捷，不琐碎，不易出失误等，解决了传统上的难题。

2.管理员工作问题

在基层单位的发展过程中，建立一个连接办公系统的横向通道仍然是很常见的。由于档案人员对本部门建立办公自动化系统和电子档案工作不完全了解，无法确定资料的完整性，一个渠道连接到管理系统中，用于存储电子和纸质文件，电子档案向网络化管理转变后，档案部门工作人员可以优化系统的协调，促进系统的发展，并将其与办公资料输入到网络系统中。电子档案管理员负责将统一的卷编码发展成双协调通道，从而增强档案的数据查询功能，大大保证了档案的收集和完整性。这样，两个系统可以无缝连接。

3.管理人员的管理问题，提高创新意识

在员工工作目标的基础上，通过识别、衡量、传达和奖励员工的关键能力与绩效水平，使公司的总体绩效水平不断提高的一种逐步定位方法，使管理人员对创新充满激情，让管理人员明确自己的工作目标;对工作绩效进行评价;对影响工作绩效的因素进行分析，制订一个提高工作绩效的有效措施;着眼于未来的发展，能够这个让管理的职业生涯得到良性发展。

4.电子档案管理可以代替传统档案管理的原因

因为创新使管理变得简单，条理清晰，也就是数据化，之所以可以替代的根本原因是数据，现在是科技时代也是大数据时代，档案是随着历史的延变而产生的，是历史的一个证明，也是社会进步的基础。所以，我们应该高质量地对档案进行精密的管理，充分发挥档案的作用。随着实践的一步步展开和经验的积累，档案管理出现了许多不同的形式。随着社会的进步，先进的科学技术已经被推广到了各行各业，在基层档案的管理中，计算机的普及为档案管理注入了新的活力与新鲜血液，有了新的科学技术的帮助，我们可以更方便快捷地共享档案资源，打破了时间和空间上的束缚。这是一种创新的表现，这种创新也是时代发展的必然要求。不仅如此，电子档案还具有档案管理数字化的特点，是一个较为先进的特点。因为数字化主要体现在更先进的信息存储技术上，与传统的文件管理相比，安全水平也提升到了一个新的水平。传统的基层档案管理会存在一定的局限性，而局限性则主要体现在了两个方面：一方面，是信息查看地点具有局限性，就是只能在档案中查看或存储文件信息的地方查看，另一方面，时间的局限性。档案的查看时间是有明文限制的，人们只能在特定时间查阅资料。但是信息的案管理不同，它打破了时间上的限制，实现了让人们随时随地都可以查看档案，方便了人们获取档案信息。

六、管理人员应该怎样做

管理人员应当认真对待自己的职务，做好保密工作，在任职时要做到，理清自己的头绪，善于创新，有创新意识，认清自己的工作职责，以及创造一种创新的良好氛围，使每一个职能岗位的人员都认识到，每个人都是档案管理的责任人，而不仅仅是档案员个人的工作内容。只有建立全员负责、各司其职的环境，管理创新意识才能渗透到经营的方方面面，帮助全体员工从过去注重自身工作内容创新的微观层面，提高到整体上更全面的宏观创新。当创新视角由有限向开放转变时，基层单位更容易加速创新，提高创新效率。要努力提高他们的创造性思维和工作思路。档案管理者要不断学习，高效地开展自己的工作，培养一定的责任感和业务素质，提高日常学习和工作能力，做好新时期的档案管理工作。在网络时代，要善于运用现代科技设备为档案工作服务。在日常工作中，要整合现有资源，充分利用现代科学技术和先进设备。

七、创新的意义

随着新时代的到来，创新也显得极为重要，它决定着工作的快慢乃至做事的质量。创新改变社会。创新是指在现有思维方式的基础上，提出不同于传统或普通人的思想，在符合理想化需求或满足社会需求的特定环境中，改进或创造新事物、新方法、新要素、新途径和新环境的行为，并能取得一定的效益。创新在经济、商业、技術、社会学和建筑学的研究中起着重要的作用。这也是为基层档案管理注入新活力的一项创新。管理创新意识渗透到基层单位的每一个流程环节，帮助全体员工从过去注重自身工作内容创新的微观层面提高到整体上更全面的宏观创新。让创新成为一种习惯。

参考文献

1.谭彩敏.基层档案馆档案文献编纂工作之我见――荔湾区档案馆档案文献编纂工作调研分析.广州档案，2003（02）.

2.李辉.电子档案管理的优势与弊端.中外企业家，2014（14）.

3.史建芳.对基层档案管理创新的探讨.办公室业务，2017（18）.

4.娜仁呼.新时期基层单位档案管理工作创新思路探讨.才智，2018（11）.

（责任编辑：兰卡）