建筑物贸企业信息系统项目管理优化研究

李 欣

(中铁物资集团有限公司 北京 100143)

1 前言

随着我国经济发展进入新常态，建筑业供应链也告别了过去传统粗放、追求规模效益的发展模式，转向探索调整转型、创新驱动、精益管理的新模式。国内建筑投资增速放缓、人力成本持续增高、经济增长动力不足，给建筑业供应链在经济新常态下的发展带来巨大挑战。同时，“一带一路”战略的稳步实施，中国参与全球治理程度不断深化，中国建造的全球品牌认可度逐渐提升，也为其放眼全球市场，谋求更大突破创造了千载难逢的机遇[1]。

建筑物贸企业作为建筑业供应链的重要组成，肩负着为建筑项目保时、保质、保量供应物资的重要使命。作为连接资源厂家与项目终端的纽带，需进行产需衔接、资金实物衔接、信息实物衔接，属于信息密集型企业，常年以来面临着建筑项目需求数量多分布广、需求层级分散、物资种类繁多、供应环节复杂、协同难度大等痛点与难点。为应对新时代下的机遇与挑战，巩固旧市场，开辟新业务，扩展新空间，提升企业核心竞争力，各建筑物贸企业纷纷开启信息化战略，加大信息化投入[2]，搭建电商平台，强化内部业务应用管理系统建设，引入云计算、大数据、物联网以及移动互联技术等先进技术，谋求以信息化推动管理精细化、经营多元化、风险可控化以及效益最大化。

信息系统项目是支持信息化战略实现的重要抓手[3]，但目前各建筑物贸企业在信息系统项目建设过程中普遍存在融合协同难、过程管控弱、投入产出失衡等问题，欠佳的信息系统项目管理水平直接制约着信息化战略乃至企业战略目标的实现。提升信息系统项目管理水平，加强信息系统项目建设质量迫在眉睫。

本文建筑物贸企业特指从事工程物流业务的企业，即从资源厂家采购物资，直接供应工程项目部，不包含从事中间贸易环节的贸易商。

2 建筑物贸企业信息系统项目管理现状

2.1 信息系统项目现状

建筑物贸企业信息化建设起步较早，在经历了业务操作电子化和业务流程信息化两个过程后，逐步建成了包括协同办公系统、业务管控系统、财务记账系统等在内的系统群，实现了由个人信息化向部门信息化的转变[4]，即实现了从个人日常操作电子化向部门职能实现电子化的转变。但各个系统通常由某一个职能部门出于管理需要发起建设，注重实现单一功能，不同部门发起建设的系统间信息独立，跨部门协同仍需依赖线下。系统更注重职能管理的提升，基于业务扩展而建设的系统较少。随着企业规模的不断扩大，内部系统集成、建设一体化信息解决方案的呼声越来越高。

环顾整个供应链，无论是上游资源厂家，还是下游项目部，信息化水平都在持续攀升，实现建筑业供应链整体优化的条件越来越成熟，需求也愈发迫切。内外部环境的催化，促使近年来建筑物贸企业信息系统项目建设需求大量涌现，高质量的项目建设刻不容缓。

2.2 信息系统项目组织管理现状

建筑物贸企业大多为职能型组织，信息系统项目建设管理也为职能型组织方式，由管理层抽调各职能部门人员组成项目组(见图1)，对于各部门在项目中应承担的职责没有清晰规定，项目普遍缺乏项目经理、项目总责等重要角色，在项目建设过程中推诿扯皮情况频繁发生。

图1 信息系统项目管理组织体系现状

2.3 信息系统项目人员管理现状

(1)信息系统开发工作通常委托外部软件商进行，在项目建设中普遍存在对委外团队人员技术水平、出工时间等不了解的情况，人员流动性大、调配困难。

(2)企业内部参与项目建设人员均为各职能部门人员兼任，在参与项目建设同时还肩负原部门工作，较难对项目投入很大精力，专业项目管理人员较少，业务、技术、管理三者兼备的复合型人才更是凤毛麟角。

目前高职学习外贸函电的相关专业学生英语水平都较弱，导致教学过程中进不得不花很多的时间及精力去完成基本英语语言的写作指导，减少了对外贸函电思想内容和组织结构的关注。这给外贸函电教学实施造成了一定的困难，也导致训练时间不够，学生写作效果不够理想。同时，部分高职院校40～50人左右的班级规模，也造成课堂管理难度增加，教师无法在写作训练中兼顾所有学生，导致部分学生写作积极性不高，同时也影响到整体的教学进度和教学效果。

2.4 信息系统项目全生命周期管理现状

(1)普遍缺乏与企业发展战略一致的信息项目建设规划，项目立项由单一部门业务驱动或者管理层意愿驱动，立项前缺乏充分的商业论证及与现有系统关系的分析研究。

(2)信息系统项目建设管理规章制度不完善，部分过程或项目管理领域监督缺位，项目文件普遍由软件商各自拟定，每个系统委托的软件商均不同，导致各项目文件内容与形式各异，建设过程标准化程度低。

(3)项目验收即认为项目结束，缺少对项目建设的绩效考核及经验教训总结，某些问题在多个项目建设过程中反复出现，用户对系统的满意度较低。

3 存在问题

3.1 系统孤岛林立，协同融合困难

缺乏以企业整体发展战略为指引的信息系统项目建设规划，导致项目彼此间缺乏统筹规划和需求整合，跨职能部门协同沟通困难，各项目在企业层面的优先级不明朗，资源争夺或需求冲突的情况时有发生，最终导致建成的系统孤岛林立、用户重复操作、某些功能反复建设的情况普遍存在，与信息化打破职能壁垒、优化流程效率、降低管理成本等基本初衷严重背离，造成企业资源的极大浪费。

3.2 项目标准化程度低

(1)技术标准各异。缺乏对企业信息系统整体技术标准的规范，各系统的关键技术选择由委托的软件商决定，导致企业内各项目标准各异，技术层面不能实现互联互通的情况时有发生，极大地阻碍了企业整体信息化解决方案的实施。

(2)项目流程标准各异。普遍缺乏贯彻落实项目管理规章制度要求的标准流程，各项目组自行管理，随意性较大，存在某些关键流程缺失的情况，不能及时发现项目建设过程偏差，影响项目建设水平。

(3)项目文档标准各异。项目建设过程中的文档内容与形式各异，来自不同软件商的多样化文档，既难以汇总形成支撑企业决策的整体项目群报告，又难以发现单一项目问题，一些关键文档的缺失也为后期项目运维或者纠纷的解决带来困难和隐患。

3.3 人才严重不足

3.4 项目成本居高不下

(1)普遍存在重建设轻规划的情况，在项目前期需求识别不足、未完成规划的情况下，匆匆开始项目建设，往往在项目开发完成进入试运行阶段后才发现一些功能没有实现，此时任何纠正措施都会造成项目成本和风险的激增，进而导致项目成本的整体超支。

(2)项目由不同部门负责，缺乏统筹规划，一些本可以共享的设备设施均独立购置，大规模重复购置的发生也导致了成本的增加。

(3)项目建设部门与运维部门独立，缺乏全生命周期成本思维，某些决策虽然在建设期降低了成本，但在运维期却大大提升了运维费用，从而导致整体成本的大幅上升。

4 信息系统项目管理优化措施

4.1 完善项目管理组织机构设置

(1)完善企业项目群管理机构设置[5]，设立项目群管理办公室，在企业范围内形成管理层、项目群管理办公室、项目组三级管理体系(见图2)。其中管理层负责审议项目群管理办公室提报的项目建设规划及其他重要战略事项；项目群管理办公室负责企业项目群管理，统筹企业资源及项目群整体建设情况，为管理层决策提供支持，支持监督管理各项目建设，推动企业内项目建设标准化；项目组为单一项目建设负责。

图2 信息系统项目管理组织机构优化方案

(2)完善项目组内部岗位设置[6]，明晰各岗位权责。项目组内设置项目总责、项目经理及实施团队三级管理层级，项目总责负责总体指导项目，项目经理对项目各项工作统筹管理，对项目全权负责。二者均来自职能部门，具体人员设定应结合企业实际情况，在人员选择上应考虑尽量发挥职能部门影响力，减少项目阻力。实施团队由企业内部职能部门抽调的业务骨干和软件商团队成员组成，对于承担对项目有至关重要作用任务的人员，应由项目群管理办公室协调，在项目期专职从事项目建设工作，以增强项目关键人员的稳定性[7]。

4.2 健全项目管理制度和流程

将国内外先进项目管理方法论与企业实际情况相结合，健全项目管理规章制度，完善项目管理流程设置。目前，国内外在项目管理领域已经形成了许多套完整的方法论指南，本文引用国际上公认的项目管理专业标准，美国项目管理协会发布的PMBOK指南[8]，该指南将项目管理完整过程分为启动、规划、执行、监控、结束五类过程组(见图3)，并将各个过程组实施所涉及的管理学科划分了十个知识领域，即整合管理、范围管理、进度管理、成本管理、质量管理、资源管理、沟通管理、风险管理、采购管理与相关方管理。

图3 《PMBOK指南》项目管理过程组

依据项目管理五个过程组完善信息系统项目建设管理制度，实现制度覆盖项目管理全范围，为日常项目管理行为提供坚实的制度基础。依据十项知识领域的内容，结合企业实际设置管理流程，将制度规定固化到流程中，确保制度约束落地执行。

4.3 推行项目管理标准化

(1)技术标准化。结合当今信息技术发展趋势，建立企业内部统一的技术生态体系，为各个信息系统项目设定技术约束。技术标准化是未来内部系统集成，实现企业一站式信息化解决方案的基础。同时，也是与各公共类信息平台、上下游企业等外部系统实现互通，进行行业信息化整合，提升企业行业影响力的前提。

(2)项目管理文档标准化。项目管理文档标准化包括对项目管理文档内容的标准化，即项目建设过程需留存哪些文档，此项标准化是提升项目管理规范度的重要手段，不仅有助于项目自身管理水平的提升，也为项目后期运维提供重要支撑。此外，文档标准化还包括对文档格式的标准化，文档格式标准化便于企业项目群横向比对、整体管控的实现。

(3)数据标准化。数据已成为互联网时代下企业重要的资产，在项目建设之初即应将数据标准化考虑在内，对于数据的定义、交换、质量和保护进行统一规定，为企业向数字化转型奠定基础。

4.4 加强项目知识管理

由于项目人员的流动性和不稳定性越来越高，项目知识管理也面临着更大的挑战[9]。要加强项目建设过程中的知识管理意识，建立知识管理共享平台，在整个项目生命周期中及时积累知识并传达给目标受众，严防知识流失。同时采用论坛、会议等形式，鼓励项目成员充分共享显性知识，挖掘隐性知识，让成功经验不断复用，失败教训及时回避，降低企业未来项目建设风险，提升项目成功率。

4.5 做好项目管理持续改进

企业对于信息系统的需求是不断变化的，信息技术也是在飞速发展的，因此信息系统需要不断优化迭代，以适应内外部环境的变化。要建立项目后评估机制，对信息系统的技术性能、管理效益、经济效益进行全方位评估[10]，以便及时发现问题，为信息系统的持续改进创造条件。

5 结束语

“历史潮流，浩浩荡荡，顺之者昌，逆之者亡”，互联网时代已经到来，信息化潮流不可逆转[11]。建筑物贸企业面对纷繁的市场环境和宝贵的历史机遇[12]，更应创新求变，坚定地实施信息化强企战略，加强顶层设计，持续优化信息系统项目管理水平，提升信息系统项目建设成功率，让信息系统不仅成为支撑企业自身发展的重要抓手，更是推进建筑业供应链整体优化的重要动能。