产品开发项目技术文件控制管理策略研究

高乔子

Research on Control and Management Strategies of Technical Documents for

Product Development Projects

GAO Qiao-zi

【摘  要】产品开发项目的研发质量管理包括设计控制、设计转换、更改控制、技术文件控制四个方面。其中，技术文件的控制贯穿整个产品开发过程。技术文件对于产品开发项目本身以及产品整个生命周期甚至企业经营而言都非常重要。论文分析了技术文件管理的必要性，对技术人员本身以及管理层面两个方面存在的问题进行了分析，并提出对技术文件进行控制管理的策略与方法。

【Abstract】The research and development quality management of product development projects includes four aspects， namely design control， design conversion， change control and technical document control. Among them， the technical documents control runs through the whole product development process. Technical documents are very important for the product development projects themselves， the whole life cycle of the products and even the enterprise operation. This paper analyzes the necessity of technical documents management， analyzes the problems existing in two aspects， that is， technicians themselves and management level， and puts forward the strategies and methods of the control and management of technical documents.

【关键词】研发质量;技术文件;项目管理;控制管理

【Keywords】research and development quality; technical documents; project management; control management

【中图分类号】F273.2                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）05-0026-02

1 引言

现代质量意识的核心是面向过程，追求顾客满意，可以说质量是顾客满足要求的程度[1]。因此，产品开发质量管理的目标就是清晰地定义顾客要求，并实现顾客要求。产品开发项目的研发质量管理包括四个方面内容，即设计控制、设计转换、更改控制、技术文件的控制，技术文件的控制必须贯穿整个产品开发过程。

2 技术文件控制管理的必要性

什么是技术文件？技术文件是描述一个已经完成了的产品的设计历史的记录的集合。技术文件包括设计开发的计划、用户需求、设计输入、技术解决方案、设计输出、验证、确认、更改、设计转换类的各种文件。

为什么要对技术文件进行控制？这不僅是因为设计控制本身就是依托技术文件的文档化的过程，没有技术文件就无法提供实施了设计控制的依据，没有对技术文件的良好控制就不能建立起良好的设计控制。缺乏文字描述的开发成果无法判断是否符合要求，无法为公司贡献知识，也无法进行协同开发。同时，技术文件是项目技术经验、业务管理经验的积累，也为实现项目范围、项目进度、项目成本、项目资源、项目沟通、项目风险及其他相关方面管理目标从而优化项目管理打下基础。在项目合同管理方面，技术文件（特别是用户方签字确认的设计文件）是项目结算或者发生经济纠纷时进行违约赔偿或者经济判决的重要依据和凭证。在产品或系统开发完成进入售后服务或系统维护阶段，技术文件不但可以为问题快速定位提供支撑，同时，也为设计缺陷查找及原因分析提供回溯资料及凭证。

3 技术文件控制管理的问题

虽然业界各类项目管理体系均积极提倡并规定了技术文件的形成、控制、管理过程，在企业层面也均意识到技术文件的重要性并制定了产品研发过程的技术文件管理规定，但在技术人员的执行层面，特别是对于国内企业而言，一个普遍现象就是：不愿意写文档，即便碍于行政规定形成技术文件，在使用时这些技术文件远远达不到理想效果[2]。其原因如下：

①国外企业较重视质量管理、过程控制，中国企业的项目管理体系起步较晚，国外进行质量管理的大环境远优于国内。

②重技巧学习而轻能力培养，很多技术人员只重视技术如软件人员对编程技巧的学习，而不重视如需求调研的方式方法、项目范围、时间管理、风险管理、质量管理等项目管理能力培养，项目管理与技术均是产品或系统研发成功的因素，相辅相成。

③重表象，轻基础。面向过程的系统开发技术文件撰写需要标准的数据流图，面向对象的设计中需要标准设计图，不掌握这些经过实践检验的基础工具是无法形成行之有效的技术文件。

④对用户需求、对产品对系统了解不彻底，因此，不愿意撰写。技术文件较之于话语性知识更方便于检查、推敲及对照，有問题容易暴露，技术人员在没有对系统极其清楚的情况下要避免被发现问题、避免暴露自己不足的方法就是不撰写技术文档。

⑤有经验的开发人员的流失造成开发工作低水平循环，导致经验无法传承。

⑥技术人员没有学会处理问题的方法，不会将复杂问题分层并简化继而形成技术文件，热衷于寻求已有系统文档，无法对新问题进行处理。

⑦技术人员糟糕的写作功底。

4 技术文件控制管理的策略和方法

那么如何对技术文件进行控制管理？在技术人员层面，国内项目质量管理方面的大环境无法左右。在企业层面，可以通过强制行政规定要求技术人员进行技术文件的编制，同时，企业需要担负起提高技术人员写作能力的培训任务，甚至设立专职团队进行研发项目技术文件的系列工作。特别重要的是，建立严格的技术文件评审制度，对技术文件的质量进行严格检查，对技术文件是否能真正解决实际问题，是否能实实在在反映项目的实际情况，是否能指导项目组内部相互之间，或者研发、市场、运维、销售等各方面的实际需求，能否读得懂、理得清，要建立严格的评审制度，以此倒逼技术人员提高技术文件控制管理能力。

在技术文件的管理层面，ISO9001中提出了记录控制的要求：

①记录应保持清晰、易于识别和检索。

②应编制形成文件的程序，以规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。技术文件较之一般的生产记录还有其特殊性，即技术文件通常是由不同人员编写并且是分散保存的。例如，许多设计者的开发文档通常是由设计者保留到个人文件夹中，而会议纪要和电子邮件、项目计划又可能存放到其他位置。技术文件频繁升级，并且由不同的角色使用，如项目经理、设计师、测试工程师都要使用需求文档，他们需要获得正确版本的文件，同时，还须要保密。这些新的技术特点使得技术文件的控制要求要高于ISO9001的规定才能满足企业研发管理的要求。创业期小型研发团队可能是由项目经理负责，研发团队发展到一定规模可能需要建立由专人负责的文控中心，最后发展到采用PLM实施技术文件的控制。

为了有效地实施技术文件的控制，应补充如下控制措施：

①声明开发文档是企业的财富而不是个人的。技术开发文档的编制也是为公司创造财富，而不仅仅是个人承担开发工作的说明。

②明确技术文件的制修订流程、责任和批准权限。明确的规定可以减少混乱无序的状态，对企业同一类业务、同一类项目指定规定流程可以说防止无序混乱状态、减少了工作量。

③对技术文件进行评审并及时归档，以保证文档的完整、正确和易读。评审制度极其重要，可以有效监督技术文件文档的质量，防止敷衍了事、有其形而无其髓。

④明确版本升级规则。

⑤标识文件之间的引用关系和配套关系，BOM、零部件与文件之间的关系。

⑥标识技术文件的状态，包括对版本进行标识和控制。

⑦规定技术文件的使用权限。

⑧员工离职时，开发文档的交接。但是出于监管当局、顾客以及自身的管理需要，常常都会对技术文件的内容提出增强的控制要求，这些要求中可能包括对设计文档的形式和内容的标准。

5 结语

技术文件对于产品开发项目本身、产品整个生命周期、企业经营来说都是非常重要的，国际标准化组织及各质量管理体系对此进行积极提倡，但是国内部分企业目前并未进行技术文件控制管理，或者说即便进行了技术文件管理，其效果也并不理想。本文分析了进行技术文件管理的必要性，深入分析了技术人员本身和管理层面两个方面存在的问题，进而提出了对技术文件进行有效控制管理的策略和方法。

【参考文献】

【1】ISO 9000-2015 Quality management systems—Fundamentals and vocabulary[S].

【2】乔飞.引入“三大控制”管理核电项目文档的探索与实践[J].浙江档案，2017（06）：64.