现代人事档案管理存在的问题及对策研究

田慧

【摘  要】论文重点研究现代人事档案管理存在的问题，并提出了解决对策。论文结合现代人事档案管理现状，对不断完善档案管理制度、全面落实责任管理制度、及时迅速归档档案材料、加强对档案管理人员的培训这四方面进行深入探索和分析，希望可以有效提高现代人事档案管理工作的有效性。

【Abstract】This paper mainly studies the problems existing in modern personnel archives management and puts forward solving countermeasures. Combining with the current situation of modern personnel archives management， this paper makes an in-depth exploration and analysis on the following four aspects： continuously improving the archives management system， comprehensively implementing the responsibility management system， making the archives timely and quickly archived， and strengthening the training for personnel engaged in archives management， hoping to effectively improve the effectiveness of modern personnel archives management work.

【关键词】现代人事档案管理;人力资源;对策

【Keywords】modern personnel archives management; human resources; countermeasures

【中图分类号】G270                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）05-0008-02

1 引言

在现代企业人力资源管理工作中，人事档案管理是非常重要的内容，记载了企业员工奖励惩罚、思想品质、工作状态、学习状态等内容，为考核员工提供可靠的数据支撑，有助于提升人力资源管理水平。但在实际工作，由于受到多种因素的影响，人事档案管理工作还存在一些问题，这不仅不利于人力资源的有效利用，并且也会影响到企业核心竞争能力的提升。想要有效改变这一现状，企业需要结合实际情况，对人事档案管理理念和模式进行不断创新和完善，进而有效提升现代人事档案管理效率，促进企业长期稳定发展。

2 現代人事档案管理的价值

在企业发展过程中，人事档案管理工作是非常重要的，具有较为积极的作用和价值，主要体现在以下两个方面：首先，人事档案为记录工作人员信息的重要载体，在招聘工作和管理工作开展时，企业能够通过完善的人事档案，进一步掌握员工的工作能力与经历，使招聘人员与管理人员对员工有更加充分的了解。在具体管理中，科学管理人事档案，能够帮助管理人员选拔人才，按照其能力安排恰当的岗位，充分发挥人才潜能，提高企业管理工作的有效性。其次，在企业的不断发展中，人事档案还是保障员工利益的基本条件，员工退休、离职或者转岗均需要档案来展开操作，在员工工作中隶属于原始凭证，在应用中具备法律效力。

3 现代人事档案管理存在的问题

3.1 没有给予现代人事档案管理足够的重视

相对而言，人事档案管理工作具有较强的枯燥性，有关人员对人事档案管理工作认识不充分，与其他部门档案管理工作的性质与业绩不同，致使管理人员出现消极的情绪。部分企业领导也未注意到人事档案管理工作开展的重要性，因为档案管理技术性不强，只是单一地整理文件，记录文字，因此，致使诸多企业领导忽略人事档案管理工作，让人事档案管理工作水平停滞不前。

3.2 缺少先进的档案管理设施

随着互联网技术的飞速发展，电子信息化技术得到了广泛运用，现如今，电子档案慢慢地代替了传统的纸质档案，尽管纸质档案能够详细记录企业人事情况，但是其存在一些缺点。例如，不能高效保存纸质资料，受时间因素影响，以及阅览次数的增多会让纸张出现破损或者丢失的状况。在网络飞速发展的背景下，人事档案管理开始朝着信息化和网络化方向前进，但由于部分企业对人事档案管理工作不重视，导致档案管理部门未实现信息化与网络化，欠缺先进设施，诸多人事记录复印件与扫描件不能实现网络传输，致使人事档案管理工作欠缺准确性。

3.3 档案材料不齐全

相关调查显示，部分人事档案中缺少年度考核、履历表、学历和职称材料等内容。究其原因，主要有以下两个方面，首先，没有给予人事档案足够的重视，认为部分表格已经填写很多次，最近几年没有较大变化，所以就没有进行填写，并且部分人认为有关职称和学历的材料，放在个人手中更加方便和安全;其次，人事档案管理部门没有及时收集回收档案材料，部分工作人员是兼职的，并不是专业的，导致对方回收档案资料，并没有及时归档，进而出现档案资料缺失的问题。

3.4 档案管理者的整体素养有待提升

诸多企业欠缺专业的人事档案管理人员，通常从事档案管理工作的人员也并未受过专业的培训，致使人事档案整理归档过程中无法保障准确性。同时，一些企业的人事档案管理者未切实依据有关规定调出和转接档案资料，这便致使用人企业与其他企业无法展开协调，当员工应用档案时，一些用人企业甚至让员工调档，如此会导致档案管理规范性下降，甚至部分员工会在档案上造假。总之，现代人事档案管理人员的综合素养有待提升。

4 解决现代人事档案管理问题的对策

解决现代人事档案管理问题的对策包括：不断完善档案管理制度、全面落实责任管理制度、及时迅速归档档案材料、加强对档案管理人员的培训，详细内容如下。

4.1 不断完善档案管理制度

在新时代背景下，想要有效提升人事档案管理质量，企业应对人事档案管理制度进行不断完善。人事档案管理制度需要结合《人事档案管理法》，遵循国家颁布的法律规定，进而有效提升人事档案管理的法制性、程序性、标准性。在实际工作中，需要严格根据管理活动程序实施，把人事档案管理工作的责任落实到人头上，强化责任连带作用，使档案管理人员之间可以相互监督，进而有效提升其综合素质和政治觉悟。如果发生违法乱纪的问题，需要严厉惩罚，对其法律责任进行追究。此外，企业可以创建人事档案管理系统，把人事档案管理和信息技术进行充分融合，进而有效提升人事档案管理工作的质量和效率。

4.2 全面落实责任管理制度

若想提升企业人事档案管理工作的规范性，需要全面实施责任追究制度，将人事档案管理责任落实给个人。例如，在对档案进行分类管理时，若是出现混乱问题，会让人事档案资料无法得到有序阅览，这时就要问责，追究有关责任人的相应责任，并给予处罚。此外，企业还需要设置良好的档案室，确保环境设施满足档案资料存储要求，并设置有关防潮设备、防火设备、防蛀设备以及防光设备等，保证人事档案管理工作的系统性、安全性以及真实性。

4.3 及时迅速归档档案材料

在企业人事档案管理工作中，应创建完善的有关档案材料收集和归档工作责任制度，利用重点收集和普遍收集相结合的形式，针对可以反映社会活动真实记录等方面的材料，应及时补充到人事档案管理工作中，进而保证档案可以真实、系统地反映个人的社会面貌，突出档案的使用价值。

4.4 加强对档案管理人员的培训

企业若想提升人事档案管理水平與效率，需要加强对人事档案管理人员的培训，大力提升管理人员的综合素养，强化管理队伍建设工作。首先，企业可以选择专业能力较强、职业素养较高的工作人员展开人事档案管理工作。与此同时，应结合实际情况定期开展培训教育工作。其次，企业可以定期组织教育培训活动，要求所有档案管理人员参与，加强其专业能力，且使其充分领会人事档案管理工作开展的重要性。再次，对档案管理人员进行定期考核，鼓励其学习前沿的管理手段，提高档案管理人员的整体素养。最后，可以利用以老带新的形式，丰富管理人员的管理经验，进而使其具备独立工作的能力，有效提升人事档案管理的效率。

5 结语

综上所述，现代人事档案管理依旧存在些许问题，如欠缺对现代人事档案管理的重视、缺少先进的档案管理设施、档案管理者的整体素养有待提升等。为了保证现代人事档案管理工作的有效性，详细分析上述问题非常关键，只有明确具体的原因，才可以知道从哪些方面着手进行优化，提升现代人事档案管理的效率。立足上述问题，相关部门可以通过不断完善档案管理制度、全面落实责任管理制度、及时迅速归档档案材料等方面，实现提升现代人事档案管理工作有效性的目标，为企业长足发展提供有利条件。

【参考文献】

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