高校档案管理创新措施研究

赵萍

摘    要：普通高等學校是向社会输送人才的地方，档案管理是高校发展中的重要元素，因此如何建立完善严谨的档案管理体系，应该引起各院校工作人员的重视，很多院校有意识地整改档案管理制度，但由于管理模式老套，在管理中没有充分发挥现代科技给管理带来的便利。本文详细阐述了高校档案管理困境和如何实现高校档案管理的创新。

关键词：高校;档案管理;创新措施

1 高校档案管理存在的困境

1.1 档案信息利用率低

高校档案管理的目的在于有效的利用档案的价值，除了本身所具有的事实记录可供查阅之外，高校档案中还蕴藏着丰富的精神资源和人文财富。比如，学生党员等各类优秀学生的个人档案对于高校进行思想政治教育工作有极大的帮助，高校可以积极发挥党员的模范带头作用，推进高校的思想政治教育工作和对外宣传工作。据有关学者调查发现，高校档案资源中最常被利用的往往是教学档案，主要包括学生成绩单、学位证明等，这与当下用人单位对于毕业生的要求有关;其次为财会和党群类档案利用较多，而科研和外事类档案利用率普遍较低[1]。这说明，当前高校的档案信息利用率较低，且分布不均匀，尤其在学术研究等方面有深的可挖掘性和很大的提升空间。

1.2 档案管理技术滞后

信息时代数据更新非常之快，数字档案越来越受欢迎，它将资源数字化加工后，运用计算机软件对档案信息进行管理，并运用网络工具对用户提供服务。高校在建立数字档案之初，开发信息录入、检索、整合等工具，实现了由传统纸质档案到数字信息化的进步。然而，很多高校存在管理技术滞后，不能及时跟上信息的更新速度，导致很多档案信息陈旧甚至不准确的现象依然存在。当用户再次检索查询时，出现数字档案信息不全面、不准确的情况，往往也无法找到最原始的纸质数据，无法满足用户对最新数据的需求，这就大大降低了数字档案的利用价值，失去了它应有的优点。

2 高校档案管理工作的创新策略

2.1 增强教职工的档案观念

随着信息化的发展，人们档案信息的更新加速，档案管理意识在人力.资源管理中发挥着越来越重要的作用。档案管理主要用于个人发展以及学校管理。在职工记录的管理以及使用过程中，职工已经深刻认识到完整记录对于他们自身发展的重要性，以提高对记录管理的认识并热门档案的概念。此外，加强职工重视档案的观念，将有助于职工积极配合档案管理服务工作，有效提高职工档案的完整性，为档案管理工作打下良好基础。

2.2 建立健全高校档案的管理制度

高校档案管理系统的建立以及完善，不仅要根据档案工作的要求，还要对档案管理人员进行评价。管理系统必须阐明高校档案的管理内容，并将每个时期的档案中生成的数据记录在档案中。档案资料、论文以及其他内容必须在档案中标准化。严格检查档案的全部内容，阐明如何使用档案，并阐明档案的访问以及使用权利。在评估记录管理工作中，有必要评估业务能力，专业技能等方面，并评估工作的实际效果[3]。对于归档问题，包括档案传输记录，过时的归档等，应评估问题的严重性，并检查归档员的工作。

2.3 创新高校档案管理方法

高校档案管理服务水平的提高不能与服务方法的创新脱节。高校的不断发并展产生了大量的档案。因此，在信息技术飞速发展的背景下，高校档案管理应与信息技术积极结合，以满足高校档案管理发展的新要求，并提高信息技术水平，提高高校档案管理的有效性。在创新高校档案管理服务模式时，首先要使高校档案管理人员认识到现代管理，也就是说，积极将现代信息技术引入图书馆。掌握具体的档案管理发展过程，充分发挥图书馆信息管理的作用，有力地促进高校档案管理工作的顺利进行。其次，在信息时代的背景下，高校必须充分重视信息建设，将信息技术合理地引入高校管理过程中，并有效地保持发展水平。最后，提高档案资源的使用效率。在不断.发展的过程中，高校正在积极建立档案管理计算机化系统，以确保充分利用档案资源的作用，从而最大程度地管理高校档案。

2.4 增大档案资源的开放度

高校档案资源管理的最终目标是为目标用户提供信息服务。因此，为了有效地提高高校档案资源的利用效率，必须提高高校档案资源的开放性。首先，我们需要对信息服务有很好的了解，明确我们的责任以及义务，并促进信息资源的实时共享。高校档案管理办公室应作为信息载体，为用户提供更好的信息服务。其次，高校档案管理部门要积极与高校图书馆、信息管理部门等部门建立紧密的合作关系，并利用大量的信息资源进行共享。并促进高校各部门信息的流通以及使用[4]。最后，高校档案管理员确实需要意识到共享信息并不意味着完全开放。在共享信息的同时，应高度重视信息安全。因此，高校可以积极引进国内外先进的管理技术，创新档案管理方法，确保信息的安全使用，从而有效地确保安全性。

2.5 引进复合型档案人才

新时代高校档案管理对于工作人员的要求已不止于本专业领域的基础技能，同时拥有计算机、互联网专业技术甚至其他各专业专项技能的综合能力人才越来越被需求。高校针对现有的人员应提供充足的学习培训机会，挖掘潜力;另一方面要招贤纳士，广泛吸收优秀的综合素质人才，以此来加快高校档案管理整体水平的提升速度。

2.6 档案信息的分类和规划须准确

深入挖掘档案信息，档案种类的划分必须具有针对性，要完全针对档案的内容和性质进行，提高档案的利用效率。重视档案信息的补充和完善，对残缺的信息及时增补，保证录入到系统中的信息是完整的、准确的。加快档案资源体系的构建，以便利用档案信息高质量的服务于全校的师生。

结束语

总而言之，社会在进步，这些推动了高校档案管理的模式，促进了改革。在提高档案管理效率的优势下，相关部门工作人员对于档案的管理态度一定要认真，无论是资料的收集和整理，还是信息真实性的调查，或者使用新科技，任何环节都马虎不得，满足档案的管理和学生的发展需要。相关部门对于暴露出的问题要及时进行探究、解决，保证档案管理的安全性，防止出现病毒入侵、外来优盘插入等情况。

参考文献：

[1]徐中华.做好高校档案利用服务工作的途径分析[J].赤峰学院学报（自然科学版），2018，34（06）：139-140.

[2]董央央.探讨如何构建高校档案工作新模式[J].才智，2018（17）：207+209.

[3]胡建红.高校档案评估给高校档案管理带来的新思考[J].吕梁教育学院学报，2018，35（01）：86-87.

[4]郭婷.大数据时代高校档案管理理念的转变[J].文学教育（上），2018（03）：166-167.