网络时代基层单位人事档案管理研究

郭玉梅

摘  要：基层单位人事档案管理是档案工作的重要组成部分，立足于e时代的背景，加强对人事档案研究，有利于新时期创新人事档案管理模式，使我国基层人事管理制度更好适应社会发展变化。

关键词：网络时代;基层单位;人事档案;规范化管理

基层单位人事档案管理是档案工作的重要组成部分，而人事档案又具有动态性、机密性等特点。同时，基层单位人事档案又是党和国家选拔人才的重要依据，在人力资源开发等方面也具有重要的意义。因此，网络时代人事部门则重点解决人事档案管理过程中存在的人事档案失真、信息泄露等问题，充分发掘人事档案的价值，从而提升人事档案工作的水平。

1 基层单位人事档案发展及作用分析

基层单位人事档案是对基层干部的经历乃至社会活动的原始记载，反映了其道德品质和综合素质，是上级组织考察和任命干部的重要依据。[1][2][3]国家在上个世纪八十、九十年代先后召开了针对人事档案管理的座谈会，出台了一系列指导性文件，对人事档案管理要求规定得更加细致和严格，使干部人事档案朝着规范化、系统化发展。除此之外，还进一步完善了与档案相关的法律体系，使我国档案管理进入了法制管理的阶段。[4]2005年，国家在北京召开了第四次人事档案工作会，明確要求要将人事档案制度化和信息化。自此之后，我国人事档案在制度化、规范化和信息化的道路上快速发展，从而使我国人事档案工作发展到新的阶段。

人事档案在档案工作中具有非常重要的作用，一是对基层人员的经历和社会活动的真实记载和佐证。二是考察和提拔干部的重要依据。三是对本人职业生涯衔接具有重要作用。

2 网络时代基层单位人事档案管理存在的问题

网络时代的档案管理已经朝着信息化、数字化方向发展。基层单位人事档案的管理，则同样需要与时代的主流步伐同步，这样才能提升管理水平。但从当前来看，基层单位人事档案管理还存在以下方面的问题：

2.1 基层单位人事档案管理基础设施问题。当前基层单位的人事档案管理部门还存在档案意识薄弱、硬件设施落后、工作人员业务能力较弱等问题，其中硬件设施普遍较落后问题较为突出。随着基层单位积累的档案越来越多，又因为档案信息化程度还不够，很多时候查阅档案只能是手动查阅。加上档案工作人员人手少又不专业，查阅人事档案是一件非常困难的事情。这不仅制约了档案的利用价值，也给人事部门增添了负担，降低了工作效率。

2.2 基层单位人事档案管理不规范。当前人事档案管理存在很多不规范的地方。一是档案种类收集不全;二是档案整理不规范;三是档案信息失真。[5] 这些问题阻碍了人事档案的规范管理，也影响了人事档案的价值实现，与网络时代档案管理规范化、标准化、信息化、法制化等特征是不相适应的。

3 网络时代基层单位人事档案管理建议

网络时代的档案管理已经实行依法治档、标准管档的管理模式，在技术上已经实现对档案的信息化、数字化的管理。

3.1 强化档案意识，完善档案管理基础设施建设。要强化基础设施建设和提升基层单位人事档案管理水平，必须强化人事部门的档案意识。

对基层单位来说，从普通员工到领导都应该认识到人事档案对单位及本人的重要意义，要意识到对基层单位人事档案管理是开展人事工作非常必要的一环，关系到本单位和上级单位选人用人的科学性。只有基层单位充分认识到加强人事档案管理的重要性，才能加大投入力度，确保硬件和软件设施达到规范化、标准化和信息化的要求，从而提升基层单位人事档案管理的水平。

3.2 重视编制外人员人事档案管理，规范人才市场行为。在当前的人事制度下，编制外工作人员已经成为基层单位不可或缺的组成部分，是基层单位未来发展的主要力量。重视编制外工作人员的作用，维护他们的合法权益，应该从加强其人事档案管理开始。[6]基层单位编制外人事档案能否得到妥善管理，关系到基层单位能否顺利完成各项工作、实现自身发展。加强对编制外人员人事档案的管理，不仅有利于基层单位发展壮大，对编制外工作人员自身发展也非常有利。

一是要强化编制外人员的档案意识，让其主动关注自己的人事档案，以避免离职时产生不必要的劳动纠纷。二是要进一步规范人才市场对档案的管理。因为许多单位与编制外人员签订的是人事代理，所以编制外人员的人事档案很多是存放在人才市场管理的。进一步规范各级人才市场对人事档案的管理，确保存放的人事档案按照要求严格管理。三是相关部门要加强对人才市场的监督，确保其对编制外工作人员的档案管理落到实处。

3.3 重视人才引进和培训，提升档案管理人员综合素质。要重视人才的引进和培训，尤其是要注意提升其综合素质，要充分考虑其所具有的知识结构和政治素养。

一是单位领导要高度重视专职人员管理档案的问题，要加强宣传，使全单位从上至下对这一问题有清醒的认识。二是要重视引进复合型人才，最好是具备档案文献方面专业的人才，使其能够专门从事本单位的档案管理工作。三是基层单位各个部门要大力支持这项工作，要充分意识到人事档案的管理是非常严肃的，而且是原则性很强的工作，所以要在后面的工作中充分理解档案工作人员。四是要加强对现有档案管理人员培训。对已经在职的档案工作人员，则要提供给他们更多专业培训的机会，充实他们档案学方面的知识。不仅如此，日常工作中还要加强对其法律知识、政治素养的培训，强化其依法管理档案的意识，确保档案管理规范。

3.4 严格鉴定档案真实性，实施细节管理。人事档案的真实性不仅影响档案的价值，严重的还可能牵扯违法案件。从利用人事档案违法案件来看，许多是钻了人事档案管理程序上的漏洞。譬如在人事档案调转的过程中，擅自在档案中增减履历;学历、奖惩造假，甚至还涂改自己的档案，造成档案失真等。对人事档案管理监督不够，在执法上也存在漏洞。这些问题很多不是在监督过程中发现的，而是相关人员因为其他案件被查处才发现，对其履历进行审查时，档案失真的问题就会暴露出来。由此可见，现实中档案失真问题其实很严重，这也显示了我国对人事档案管理的监督还远远不够。

基于此，应该加强监督基层单位人事档案管理，档案工作人员应该从以往的违法案件中吸取教训，对现有档案管理过程中的问题要尽快整改。具体要从以下两个方面加强：一是思想上高度重视，对于办理与人事档案相关的各种业务的审查都不能放松。档案工作人员要严格审核程序和把握档案工作的大原则，确保不会出现缺口。二是各基层单位对于人事档案的保管、调转、查阅等多个环节设置相应的责任程序，明确签字审批的责任，确保人事档案的保管和利用各个环节都无漏洞。

参考文献：

[1]曹青轩，宁建平.干部档案管理的思考[J].山西档案，1989（06）：32-33.

[2]杨春.关于干部人事档案管理的思考[J].档案管理，2007（05）：79.

[3]尤永芝.规范干部人事档案管理模式之我见[J].档案管理，2014（04）：72-73.

[4]邓绍兴.人事档案的历史沿革[J].中国人才，2002（06）：6-9.

[5]赵文玉.基层人事档案内容失真现象分析及应对之策[J].陕西档案，2018（04）：45-46.

[6]刘倩.事业单位干部人事档案依法管理问题研究[D].河北师范大学，2016：25-26.

（作者单位：聊城大学东昌学院   来稿日期：2020-03-25）