档案管理工作对地方志编写的作用分析

陈光

摘  要：档案与地方志历来就是相互依存的关系，利用档案进行地方志的编写历来就是我国编志的传统，档案管理的成功与否就关系到了地方志编写的权威性。本文分析档案管理与志书编写的特点，引出档案管理在地方志编写中的重要作用。

关键词：档案管理;地方志;关系研究;重要作用

1 档案管理和地方志书的特点

1.1 档案管理的特点。档案管理是一门独特的学问，是对档案资料的保存与应用。其具有文化性、服务性、科学性、政治性等特点。档案的文化性是由档案的内容所决定的。档案是记录经济和社会发展轨迹的资料，其面对的是广大劳动人民和他们的智慧，是社会生活、人文历史的原始记录，从而可以看出档案是对历史的传承，从历史信息中也体现出了文化的传承，因此，档案具有文化的特性。一切有利于经济发展和社会进步的资料都是珍贵的档案资料，因此，档案具有一定的服务性。针对不同的单位和企业档案体现出的服务性质有所不同，在机关单位中，档案管理是为了提高工作效率以及准确地体现出不同时期党的工作重心和发展。企业的档案服务性质体现是多方面的，一是企业根据员工的档案资料，了解员工的工作履历、学校表现、社会表现等，准确地把握对员工的奖惩和任免，二是企业的生产资料是企业的生存核心，因此，这些档案资料在不同时期为生产提供技术支持和解决方案，提高企业的生产效率。档案在一些方面体现保密性，例如国家的科技核心技术、航天技术、武器参数和资料等这些属于不可公开的档案资料。另外档案的保密性也是分层级的，不同权限的人员对档案的获取程度也不同，基础人员只能获得大众性的资料信息，而核心人员能够接触到更高级别的资料。

1.2 地方志书的特点。志书是区域性的百科全书，其包含了人文地理、历史文化、经济发展等区域性的全面记载，从各方面对本区域进行一段时间内的记录。第一，志书具有鲜明的地方性。从各方面记载本区域的事件，地方性是不可脱离的主线，本区域的各种事件和人物均需要记录，超过本区域或者与本区域无关的事情一般不出现在志书中。它还蕴含了本区域的地方特色、生活民俗等，既能体现本区域的特色，又详略有序，增强地方志的可读性和准确性。第二，志书具有时代性，随着时间的变迁，志书会不断地更新内容，因此志书具有鲜明的时代特点。不能将未发生的或是将来可能发生的事情进行记录，也不能在时间方面虚假记载。这也体现出地方志的记录顺序是以时间为主线，记录一定时间段内的人文发展、经济状况、社会进步等。

2 档案管理在地方志编写中的作用

地方志的编写和档案管理具有一定程度的相似性，都是对事件的准确记录，档案管理为地方志的编写提供了基础，地方志的编写有利于原始档案资料的保存，大大增加原始档案的保存年限。

2.1 档案管理是地方志编写的基础。编纂志书的原则是述而不论，要符合历史事实，而档案是“维护党和国家历史真实面貌”。编修地方志要利用各方面的材料，其中，档案是最为可靠的资料来源。只有利用丰富的档案资料，才能写出一方之信史。在反映事物本来面貌的真实性方面，档案材料是其他材料无法比拟的。所以，要进行历史研究，编纂成高质量的志书，必须利用档案资料。

编纂地方志与档案管理之间，既有不同之处，又有紧密的联系，档案是历史的原始记录，地方志是历史的系统记载，编纂地方志离不开档案，没有档案，编纂地方志就成了无本之木、无源之水，同时，如果档案材料不用来编修地方志，也就失去了档案的重要作用。[1][2]从这个意义上说，只有在变成志书后档案才能显示出“资政”的功能。

地方志是区域性的百科全书。地方志是对一定时期内的事件的记录合集，档案是实时记录事件发生的合集，[3]所以档案是地方志编写的基础。我国的档案管理越来越规范化，各档案归口明了，并且档案具有很强的时间性，因此是地方志编写的第一手资料。如脱贫工作中取得了丰富的扶贫经验，针对各种致贫原因，制定了不同的脱贫计划，并结合当地的特色实施精准扶贫的策略，将这些思路和政策以及扶贫开发过程进行记录，为今后的工作提供借鉴，这就是档案资料。而各地也在积极编纂地方志书，档案是地方志编写中不可或缺的资料。

档案是历史的原始记录，档案资料是最具权威性的资料。历代的史官编史修志主要靠的是档案资料。地方志是综合记述一地的自然环境和人文历史全面情况的资料性著述，是一个地域的百科全书。地方志书所涉及丰富的内容、翔实的资料、突出的地方特点和时代特色，其资料来源主要是档案资料。而今续修新方志，其所用资料是指各级各类志书、年鉴及相关地情文献在编纂和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存和使用价值的文字、图表、照片、声像等各种载体的材料，同样必须依靠各级档案部门的全力支持和配合，这些资料是城市“百科全书”的基础元素，是记录一个城市发展脉络的重要符号。因此，档案管理工作是地方志编写的基础。[4]

2.2 为地方志的编写提供便利。我国档案管理工作专业化水平不断地进步，档案管理的方式也从单一的纸质化向电子化和多样化发展。国家对档案管理工作也越来越重视，为了更好地进行档案管理工作，国家将这一学科作为一级学科进行建设，并投入大量的人力物力，这些都为地方志的编写提供了极大的便利。我国的公共档案存量大，随着档案管理工作的规范化和专业化，档案管理工作取得很大的发展，将档案进行分门别类，妥善保存。行业、区域性的档案也有了极大的进步，保存的专业性程度也不断地提升，各档案保存和管理单位之间的联系也日益密切，归档档案更加完善，覆盖面更加广阔，为地方志的编写提供了很大的便利。随着网络化和现代化的建设，更多的是将原始档案进行电子化扫描，以电子文档的形式保存。在档案阅览和查询方面也有了更高的效率，随着档案的电子化，在规范化的档案管理中只需要对目标档案进行关键词的输入就可以查询该类目下的所有档案条目，这为跨度大、覆盖面广的地方志的编写提供了信息查询的方便，也极大地减少了人工翻阅纸质档案耗费的时间，确保了地方志编纂工作充分利用档案资料。

2.3 档案管理工作保证了地方志的质量。档案是文书部门办理完毕归档保存的材料，也是所记录事件的经验积累，具有原始性。地方志编纂工作中充分收集、利用档案资料，把档案资料作为地方志的编写不可或缺的素材，这就保证了地方志的资料与志书的权威性。从现有出版获奖的地方史志看，凡是在编写过程中，收集档案资料全面，收集渠道畅通，运用档案资料准确，这部志书就会受到读者的欢迎，就会成为资政的重要参考书籍，反之也是如此。所以，作为地方志的编写者，一定要重视档案资料，成为收集利用档案资料的行家里手。

参考文献：

[1]李刚.浅议地方志编纂与档案工作的关系[J].黑龙江史志，2014（17）：7.

[2]耿崇桑.档案工作与方志编修的关系探讨[J].浙江档案，2019（02）：60-61.

[3]李金陵，李润新.浅谈档案与方志的异同[J].山东档案，1994（04）：33.

[4]陳声进.浅析档案资料在志书编纂中的重要性和相互作用[J]，中外健康文摘，2013（17）：353.

（作者单位：中共商丘市委党校   来稿日期：2020-04-17）