信息化时代事业单位档案管理模式及特点分析

王玲

摘 要：在信息化的时代背景下，信息技术的应用提升了事业单位档案管理的工作效能，有效降低了档案管理成本，有效推动了政务公开。面对信息化的发展趋势，事业单位有必要推动档案数字化，落实档案管理信息化建设，同时培养有高素质的专业人才，以满足时代发展需求。

关键词：信息化时代 事业单位 档案管理

对于事业单位而言，档案是对其发展过程的记录，体现着单位职能的演变以及具体工作的开展。可以说，它是事业单位的一项隐形资产。随着机构改革的持续推进，事业单位档案管理制度发生了巨大的变化，逐渐从纸质管理走向数字化、信息化管理，而传统管理缺陷则日益凸显。为了顺应信息化的发展，事业单位应当把握当前档案管理的特点，立足于实现从传统管理向现代管理的转变，从而真正发挥档案的功能与作用。

一、信息化时代事业单位档案管理特点

（一）提升工作效能，降低管理成本

信息化時代，信息技术被应用于事业单位档案管理中。无论是档案信息的收集、整理，还是档案信息的查询、应用，都由管理人员通过计算机来控制。当档案信息被存储于档案数据库中时，单位的所有人都能根据自身权限来查询所需档案文件，这就极大地节省了档案查询的人力，避免了管理人员入档案室翻阅纸质档案的麻烦，提升了实际的档案管理工作效能。另外，计算机环境中，档案信息以数字化的形式存在，管理人员能够按照当前单位的发展对档案信息进行动态调整，以保证档案的实时性，同时避免传统纸质档案出现的损坏、老化情况。

（二）实现政务公开透明

信息化档案管理中，事业单位可通过单位网站发布具有公开性质的档案，如与人民群众生活相关的档案文件、单位阶段性工作计划档案等，以供上级与人民群众查询，从而实现政务的公开透明。这既满足阳光政务的要求，又符合信息化时代规范运用网络资源办公的要求。

二、信息化时代事业单位档案管理模式的转变

（一）推动档案数字化

信息化时代，数字化档案逐渐替代纸质档案。事业单位开展档案管理工作的过程中，首先，需要进行文书处理，按照文书档案整理的办法对发展过程中生成的各项纸质档案进行整理、归档，整理好后，根据档案的生成年限、保管期限进行档案的有效区分，并为档案进行编号。其次，建立专门的档案管理数据库，按照档案编号录入归档目录。以国家档案局发布的《纸质档案数字化规范》为基础，运用扫描仪、相机等将纸质档案转化为可被计算机识别的图像和电子文本，原则上只转化密级为公开的档案。再次，进行数字化档案的存储，对于扫描的图像文件，采用G4、JEPG格式保存，若数字化档案主要用于网络查询，则选择PDF等格式。最后，根据《档案著录规则》进行档案著录，建立档案目录数据库，并通过人工校对、软件自动校对等方式对著录项目的完整性、内容的规范性进行核对。核对完成后，将档案数据库对接到相应的服务器上，以便于单位内部人员查询。为了避免数字化档案丢失，定期进行多套备份，并做好标签。

（二）培养高素质的专业人才

信息化时代，事业单位需要有高素质的专业人才来负责档案管理工作，以满足当前档案管理的需要。因此，对这一类人才的培养是十分有必要的，培养效果直接影响档案管理工作效能的提升。培训过程中，积极组织在职管理人员学习档案相关的法律法规，如《中华人民共和国档案法》《事业单位登记管理档案管理办法》等，并参加档案系统学习培训活动，从而提升管理人员的法律意识。同时，开展多样化的管理技能比赛活动，分纸质档案管理和数字化档案管理两部分，通过前者夯实人员的专业基础，通过后者促进人员信息化能力的发展。

（三）落实档案信息化建设

档案信息化建设满足时代的发展需要，对事业单位提高档案利用率、加强档案管理有积极作用。在建设过程中，不仅要重视档案管理系统、电子文件中心、数字档案馆等应用系统的建设，又要关注相关管理标准规范、安全保障等的建设。例如，档案管理系统建设，设置管理人员、用户的权限分级，对绝密档案加多重安全防护，采取一人一账户登录。根据需要设计认证区、查询区、阅读区、档案存放区、数字化处理区等功能分区，建立人脸识别、数字化档案自动实时存储体系，实现单位综合业务实时监控系统对系统相关信息的集中控制。同时，利用档案管理信息化发展建设，将管理系统的数字资源集成到不同的资源池中，实现数字化档案的海量存储。再如，标准管理规范建设，设置专人专岗进行系统的管理，严格规范档案的利用流程。当单位内部人员需要查询超权限的档案文件时，要求其出示上级领导的查询同意书，若没有同意书，则禁止其查询超权限的文件档案。反之，如果有同意书，则由管理人员调整其权限，查询后进行权限恢复。

三、结语

信息化时代，事业单位档案管理势必会走上信息化的道路。对于事业单位而言，应当顺应这一发展趋势，深刻把握当前的档案管理特点，推动档案数字化，加强管理信息化建设，同时注重高素质专业人才的培养，从而提升管理效能，进一步发挥档案的功能与作用。

参考文献

[1]张海宁.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务，2019，（05）：84—85.

[2]郭涛.新形势下事业单位档案管理模式及其特点[J].科研，2016，（14）：238.