关于国有企业合同全生命周期管理模式探究

郭世祥

摘 要：作为企业经营活动的主要管理载体，合同是企业之间进行经济往来的重要依据，能够在企业经营活动的整个过程中起到重要作用。从实质上来看，企业的经营活动是对合同进行履约的过程，实施合同管控工作，是企业对风险进行全面管理的核心任务之一，对建立合同全生命周期管理模式具有重要意义。本文基于合同全生命周期进行财务风险管控的作用进行阐述，对企业合同管理的现状及主要风险点进行分析，并提出借助信息化平台进行合同全生命周期管理的建议。

关键词：国有企业  成本  合同全生命周期  管理模式

中图分类号：F279.23 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2020）05（b）--02

当前全球经济一体化得到高速发展，全世界范围内的企业均不断提升自身的管理水平和防范风险的能力。中国作为迅速崛起的世界第二大经济体，不仅需要保持经济的增长，还需要积极对结构进行相应调整，导致中國企业的发展面临巨大的压力。以此为基础，企业不仅需要更加高效地对大量合同进行处理，还需要保障合同周期内的全部环节得到有效地监管和控制。

1 合同全生命周期管理的概念及必要性

1.1 合同全生命周期管理的概念

合同全生命周期管理是将企业的经济业务与合同的起草、审批、执行等各项程序进行结合，将企业的管理平台作为基础，实现资源的整合和互联，进而实现流程、数据以及规则的衔接。在开展业务活动以及财务核算工作的过程中，同时进行合同校对工作，从法律的角度出发对财务业务的合规性进行保障。

1.2 合同全生命周期管理的必要性

只有保障合同行为的规范和有序，企业的经济效益才能够得以实现。从企业的角度来看，开展经济活动的过程中，合同不仅能够保障企业获取经济效益的合法性，还能够在一定程度上避免企业出现经济损失。但是需要注意的是，若合同不规范，可能导致矛盾、纠纷出现。企业若是想获得持续的发展，就必须积极巩固自身的市场地位，不但拓展自身优势、发挥自身潜力，同时针对可能出现的风险采取相应的预防措施。企业如果不具有良好有序的合同管理体系，一旦出现经济业务纠纷等情况，出现经济损失的可能性将会增加，所以，合同全生命周期管理的必要性主要体现在以下几个方面：（1）诚信经营：诚信为企业的经营之本，也是企业在激烈的市场竞争中立足的关键。（2）持续发展：为了保障企业的生产经营活动能够与市场进行有效的对接，就必须对市场需求进行有效地满足，而满足市场需求的有效方式就是实施企业合同管理，以增强企业对市场的适应能力以及在市场中的竞争能力。（3）规避风险：为了提升企业开展各项经济业务的有效性，必须对企业自身的合法权益进行有效保障，也就必须对企业的合同管理工作进行重视。（4）成本控制：对合同进行有效的跟踪管理，以促使企业的成本降低。（5）决策：企业对信息实施有效地整合、梳理工作，有利于推进企业的决策进程。

2 基于合同全生命周期财务风险管控的重要作用

2.1 合同全生命周期管理是防范企业法律风险的重要手段

在企业的经营活动过程中涉及多种合同形式。对这些合同的审核、签订、履行、争议等事务采用人工管理，是一项非常复杂而艰巨的工作，过程中的风险无法很好地识别、防范和监控。一旦风险发生并失控，就会造成无法弥补的损失。因此，建立一套能够有效识别、预防和控制合同全生命周期的制度是十分必要的。其最大限度地避免了合同风险失控带来的经济损失，提高了企业的合同管理和决策支持水平，从而避免合同纠纷的出现。

2.2 合同全生命周期管理可以规避企业内控合规性风险

在企业的实际经营管理过程中，会出现合同的反向签订和补充签订的各种情况，即在履行义务后签订合同，或者在履行义务过程中签订合同。虽然从法律角度看可能不会影响合同本身的法律效力，但对于企业保险内部控制存在一定的合规风险，特别是国有企业的采购、投资等方面的合同都有具体的流程，而对于物业保安以及电梯维保等不可间断的服务类项目，若后期仍然无法对服务商进行及时地确认或对合同进行签订，则可能导致企业的日常经营受到影响。如果为了保障服务不出现断档的情况，为确保服务不中断，需要采用反向签订或补充签订的方式，这可能会导致内控合规风险，甚至出现法律风险。如果采用合同全生命周期管理模式，可以及时有效地梳理出各个时期的合同，有利于提高企业合规经营的效率。

2.3 合同全生命周期管理为财务资金管理提供重要支持

在企业经营过程中，可能会出现资金回收不及时的情况。因此，应用合同全生命周期管理的模式，可以促使成本部门及时收取租金，避免因经营者更换和管理疏忽造成国有资产流失。同时，在有效缩短新旧合同差距的同时，可以提高国有资产处置效率。在合同整个生命周期的实施过程中，必须充分结合日常工作的实际情况，使企业的管理层、各个部门、全部员工能够对应用合同全生命周期管理模式的意义和重要性具有充分的认识，使这一管理模式得到切实的重视，进而实现企业内人员思想的凝聚，并能够提高工作人员开展工作的积极性和主动性。

3 企业合同管理的现状及主要风险点

3.1 企业合同管理现状

某企业为国有企业，呈集团化的运营管理模式，由公司法律事务部对合同管理工作进行负责。其合同管理理念是依据国家相关法律法规以及企业内部核心制度，对合同的签订及执行进行统一管理。企业合同管理必须是一个全过程、系统、动态的管理过程。在该企业最初的合同管理理念之中，合同管理工作主要为合同审核，该过程基本处于静态，只要相关业务领导针对合同文本进行汇签和审批，即完成了合同管理的主要工作，严重忽视了合同前期的立项、定价以及后期的履行、风险救济等相关工作。在该企业引入合同管理系统之后，该系统能够对合同审核的每一环节进行预先确定，并强化合同文本起草以及审核、修改、批示等工作，不仅满足了无纸化要求，也有效提升了合同审核的透明度以及相关的工作效率。

3.2 企业合同管理不同周期的主要風险点

（1）合同立项前期缺乏制度约束，规章制度建设不够完善。从总体上来看，该企业目前所应用的合同管理制度仍然处于合同审核签订阶段的管理工作，对于合同前后期的具体工作以及相关职责权限均未作出明确的规定。

在现有的工作制度之中，主要对合同审核部门在开展合同审核工作过程中的职责权限、工作内容以及工作流程提出了明确的要求。但是，针对合同的立项、定价、履行以及救济等各个环节不具有明确的规定和流程，能够导致合同前期严重缺乏相应的管控，并且在合同起草过程中，立项、定价以及资质审查等工作中均不具有有效地监督，就极易出现合同项目与企业生产实际不符以及定价过程不透明、签约方资质不足等多方面的问题。另外，在进入合同审核环节之后，如果合同审核部门不能够对合同的立项以及定价过程具有详细的了解，则无法保证合同的合法性以及合规性。最后，在对合同进行履行管理的过程中，如果出现合同变更、合同终止以及合同解除等合同异常履行等情况，如果相关的责任部门以及处理方式、处理流程未得到明确，则能够导致企业出现经济损失以及需要承受法律风险。

（2）合同执行过程中各管理环节缺乏协同配合。当前企业认为，合同起草部门、合同审核部门以及合同履行部门三个部门的工作是完全独立的，部门中工作人员只需对相应工作进行负责即可。合同起草部门的工作人员认为自身工作仅限于做好立项、定价、资质审查以及合同起草等前期工作合同，合同审核部门的工作人员认为自身工作仅限于对业务范围内的内容进行相应的审核，合同履行部门的工作人员认为自身工作仅限于按照企业实际业务情况对合同内容进行履行。由此，能够导致企业内的管理环节被割裂。从企业内部的角度来看，会出现管理环节断层、内部控制出现漏洞的情况，从对外风险管控的角度来看，能够导致合同条款出现显著的漏洞或是增加法律风险的情况。

（3）合同管理信息化不足，未形成有效闭环。由于目前企业合同签订与合同付款由于分属不同部门负责，法律事务部仅负责合同审核，相关业务部门负责合同履行，财务部门负责合同支付，三个环节分属合同的三个重要生命周期，各自拥有自己的信息系统支持，但三个系统独立运行，实质上未形成一个有效的闭环，容易造成合同履行风险。例如：合同签订与合同履行相脱节，容易造成合同倒签，不利于防范经济业务法律风险;而合同验收与合同支付相脱节，容易造成合同履行已结束，而合同实质未结束，导致公司财务风险。

4 借助信息化平台进行合同全生命周期管理的建议

4.1 合同全生命周期管理中体制流程的支持

制度流程是企业运行的内在规律。想要达成合同全生命周期管理的目标，工作流程一定要覆盖整个生命周期。为了对整个合同期管理流程负责，在制度文件中应标明法律部门和其他职能部门的职责，以及承办部门作为具体执行者的主要作用。在合同全生命周期管理过程中，应当把合同履行环节、建立合同履行信息报告收集机制、全面了解合同履行情况作为重点;做到定期检查和评估合同的机制，分析履行合同中存在的问题及薄弱环节，同时采取措施来解决问题;完善合同文档收集和整理工作，做好工作交接，妥善保存合同文档。

4.2 合同全生命周期管理平台基本框架

在开展企业合同全生命周期管理的过程中，对多系统集成的方式进行应用，积极进行流程优化，同时强化针对过程的管理工作，将合同的立项、授权、审核、起草、履行等全部过程统一纳入信息系统之中进行管理，将合同信息作为主线对相应义务进行履行，从而有效形成包含计划、销售、采购、合同、财务业务等各个项目在内的企业全生命周期合同管理平台。

4.3 合同全生命周期管理信息化建设的主要做法

（1）对建设阶段进行划分：业务模型建设阶段、系统设计及实现阶段、重点应用阶段以及全面推广阶段。

（2）加强信心系统建设：基于流程对信息系统进行建设，通过业务建模表达客户需求，并且各个平台之间能够进行信息传递。

（3）使用合同文本模板定义技术，提升合同文本的标准化水平，有利于对签约行为进行规范，从而提升合同的履约率，进而能够减少企业的损失。

4.4 合同全生命周期管理内部控制需加强队伍建设

全生命周期管理体系涉及面很广，对队伍建设的素质要求很高。提高现有人员素质有利于充分利用整个生命周期系统。因此要求实行合同管理在各承办单位，在各承办部门中保证有专人负责合同管理，组织协调本部门合同承办人员开展具体工作。同时要不断加强队伍建设，阐述合同生命周期管理的共性问题通过培训、会议、现场检查、指导等形式，通过内部管理、多种措施和创新，推动企业法制工作，不断提高全体员工的法律风险防范意识和能力。注重合同全生命周期管理，做好法律风险源头控制。推动合同全生命周期管理的全面实施的管理模式，提升了企业整体的合同管理水平。

5 结语

企业经营管理最终目的是为了最大限度地提高经济效益，推进合同项目全生命周期闭环管理与财务企业会计的顺利实施是现代企业的发展趋势。在企业进行经营和发展过程中，合同管理情况能够对企业产生重要的影响，所以有必要采取科学有效的方式实施合同管理工作，以提升企业的生命力和竞争力。

参考文献

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