探究新时期学校档案管理有效性的提高

摘 要：新时期，教育教学改革日趋完善、健全，学校各方面的管理工作，备受重视，联系性也越来越密切，而其中的档案管理有效性的提高，则成为重中之重。作为新时期下的学校档案管理人员，要顺应时代的发展，抓住档案管理的本质，积极地探索有效的管理方式，有计划地组织变革，赋予档案管理全新的内容，增强档案管理的特色，完善每个管理的环节和步骤，细致性地进行研究和分析，结合档案管理中出现的问题，适时地进行引导和布置，从而达到档案管理工作效率的不断提高。

关键词：新时期;学校;档案管理;有效性;提高

不断发展的学校教育教学工作，在新的教学环境下，呈现出不同的发展态势，其现代化的管理理念更为突出和明显，深深地熔铸到学校管理的各个方面里，成为最具吸引力和方式，真正为学校各项工作的顺利开展打好基础。对于学校的档案管理而言，由于以往的管理思维相对比较落后，更实际的工作带来很好的困扰，无法成功地打开档案管理的大门，其管理体制与新时期的教育教学，无法达成一致，直接束缚和影响到整体管理质量的提高。为此，想要扭转这一被动的状况，学校档案管理的工作人员，要立足本校档案的实际，实施高效的管理模式，细致地进行探索，对档案进行全方位地解析，要把同一类型的档案进行整理和归纳，确保各项管理工作井然有序地开展。下面，就结合新时期下学校档案管理的实际情况，就如何提高其有效性，进行如下探索和实践：

一、 协调各方面的关系，增强档案管理的意识，奠定有效性提高的基础

档案管理工作，是一朝一夕就是能完成的，期间不可避免地会遇到很多的问题和状况，强化责任意识，加强对档案管理工作的认知，是目前最主要的任务之一。这样一来，就需要协调各方面的关系，与档案管理进行融汇，要保障每個环节的紧密联系，责任到人，明确分工，要对学校的档案进行分类、归纳，有条不紊地进行设计，不断地组合教学资源，把最优秀的内容融入档案管理中，很好地为学校的建设和发展奠基，更好地推进学校教育教学工作的全面开展和进行，从而提高档案管理工作的质量和水平。学校在促进自身进步和发展的同时，要从实际工作中，不断地增强和提高档案管理的意识，组织好档案管理的工作，细化每个方面，从源头上找到档案管理的方向和目标，要真正把这一工作摆在突出位置，意识到其重要性。为此，在推进档案管理有效性的提高中，不能停留于表面，更不可仅在口头说说，而是要从思想上，进行引导、教育，梳理好档案管理的各个流程，善于进行经验的总结，把档案管理与学校的发展进行结合，实现档案管理的系统化和常态化。在此过程中，需要组织各种形式的档案管理培训工作，端正管理人员的态度，建立健全完善的管理制度，要全面落实各项方针。

二、 运用现代化的技术，节省档案管理的时间，创造有效性提高的条件

与时俱进是当今社会发展的必然趋势，学校的档案管理工作也不例外。但是传统的档案管理形式依然存在于部分院校中，其消极的影响，也是难以避免的。为此，只有通过信息技术，灵活地进行创新，改善档案管理的结构，提炼出有价值的信息，凝聚智慧，才会更好地节省时间，提高效率，让各项工作更为快捷、便利的发展。作为档案管理的工作人员，要努力学习现代化技术，根据实际的情况，及时为自己充电，把握好信息技术与档案管理的切合点，灵活地进行设计，创造最佳的契机，全面提高信息技术和档案管理的运用效率，真正达到两者的紧密相连。比如对档案的类别进行布置时，可以充分利用信息技术，进行综合，要做到主次分明，重点突出，更利于其他人进行查阅，另外，一旦发现错误的档案资料，要及时进行修补，让信息技术的优势得以全面发挥出来。与此同时，要妥善保护档案的数据库，要设置专门的保护系统，强化管理，凸显时代特色，能够防止重要的档案信息泄露，采用统一的管理方式，方便不同人群的查找，更好地与学校的管理工作融合起来，以成功地打开档案管理的新篇章。

三、 实施科学地安排，分级管理档案的内容，促成有效性的持续上升

学校的档案包含大量的信息和资料，涉及学校管理的各个层面，依靠传统的管理模式，是无法促使其有效性的提高的。因为档案的材料繁多，管理起来尤为复杂，遇到困难和挫折是无法避免的。想要达到档案管理工作有效性的不断攀升，让档案使用者顺利地查阅到自己所需要的资料，就需要对内容进行科学的分类，要把关联的档案汇总起来，强化其链接，切实解决查阅难的现象，让工作更为高效的实施。把同一类型的档案进行联系，可以促使档案使用者，在应用资料的过程中，如果需要查询相关资料就能够第一时间找到类似的内容与相关的内容，掌握一手有用信息。档案归档前需要由管理者先行审核与归类。归类应体现出档案的分类科学性、系统性、合理性与有序性。将档案以能利用的程度、级别等标准进行分级划分。此外还要将档案以保密性、可利用性进行分级管理，管理中需要以等级要求予以相应资金、人力支持，确保档案管理的规划可行性与系统性。另外，面对重要的档案，需要倾注更多的精力和时间，用心去整理，而对于不重要的，则需要进行适当的安排，以保证利益的最大化。

总的来说，档案管理工作，是一项尤为复杂而又烦琐的，在新的时期下，随着学校规模和范围的扩大，其重要性得到明显的体现。在实际的档案管理工作中，工作人员要全方位挖掘出工作的性质，认识到工作开展的必要性，打破传统的档案管理模式，针对具体的问题，采用具体的实施方法，利用信息技术，快速地查阅资料，有效地防止各种错误信息的出现，保障正确率，与学校其他方面的管理达成一致，更好地服务于学校管理，促使学校档案管理健康、稳定的发展，真正与时代、社会的发展接轨。

参考文献：

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[3]张宏伟.现代化技术在学校档案管理工作中的应用探索[J].中国管理信息化，2019，21（6）：177-178.

作者简介：

何卫平，重庆市，中共垫江县委党校。