浅谈工程档案管理存在的问题及解决策略

陈颖

摘 要：在当今建筑工程当中，关于工程的相关信息档案作用重大，随着建筑业的迅猛发展，完善的工程档案资料管理越来越重要。本文将以当前国内工程档案管理问题为出发点，分析更好地管理思路、管理建议，旨在为我国的工程档案管理发展提供支持和思路。

关键词：工程档案;管理;问题;策略

0 前言

在经济快速发展的大环境中，国内出现了很多新兴工程。这些工程在实践中对我国工程档案的管理工作提出了许多新的要求。为了更好的完成工程档案的规范化管理，就需要找到现有问题。要在把握工程质量基础上，提高档案管理重视度。对于企业来说，工程档案是非常重要的资源和材料，关系到最后的工程能否保障质量。工程档案中有详细记录整个工程的发展建设过程。为了获得更好的工程效果，就需要工作人员不断提高工程档案的管理水平、工作能力，并主动融入精细化理念，保障工程档案的系统、准确、安全与完整。

1 当前工程档案管理问题

1.1 粗放式管理丢失部分档案资料

虽然国内很多建筑企业有高度重视档案管理工作，不过实践中，虽然上层领导高度重视，但是下层基础部门和工作人员在管理和收集档案中认知不到位，没有专门的管理人员，缺少先进的设备，没有健全的制度，导致我国档案管理普遍呈现粗放式状态。这种档案管理手段制约和限制了档案管理科学化、规范化。施工过程中，施工任务的作用和价值是非常显著的。不少工程普遍有轻档案重建设问题。工程建设和工程档案没有同步管理。资料搜集频频出现资料丢失、档案不规范情况。不少企业为了保障工程顺利，一般都会在工程档案中补档和补充，这就导致很多时候无法保障档案质量。

1.2 缺少专业以及足够的管理人员

为了保障档案管理有效性，满足规定要求，如果没有足够多的人才或是专业性不达标显然是不现实的。工作人员需要根据工程进度情况实时填写技术表格，做好工程档案记录和处理。按照工程施工类别和上级要求，解决档案管理工作问题。此外负责管理档案的工作人员在实践中，需要做好工程记录，掌握方案、图纸相关信息和整理归档方法。可是因为不少档案管理工作人员当前对于工程技术的掌握存在问题，没有扎实的档案管理技术和知识，所以并没有满足工程实际需求。不少单位根本没有专门负责管理档案的工作人员，档案的归档质量非常有限。

1.3 制度不健全没有规范管理档案

不健全的档案管理制度势必会影响到工程档案管理有效性。不少企业没有制定专门用于規范档案管理的模式、思路。档案的整理、搜集、记录杂乱无章。没有制度外加工程周期很长，所以经常出现资料不完整的情况。档案参差不齐，这些问题会成为今后档案使用、档案保管最大的问题。

1.4 档案设备落后

虽然不少企业在会议上表达出了对工程档案的重视，但是实际操作中，显然支持力度不足，没有投入足够多的资金。不少企业直至今日都在用传统人工方法记录档案，各种打印机、扫描机、数码相机、除湿机根本没有配备。不少档案没有档案柜，长期乱放不仅容易丢失，同时也容易出现字迹不清楚问题。

2 精细化档案管理的具体方法

2.1 加强组织管理

要加强领导组织。看起来很容易的工程档案管理工作其实有着很高的要求。有了领导的高度重视，外加有着专门负责处理档案的管理人员才能够保障档案的安全、系统、准确与完整。单位需要做好领导资源的合理使用，根据实际情况布置工作任务。要明确档案管理责任，落实责任制度。用小组管理的方法解决档案监督要求。技术人员必须做好配合，合作完成各种任务。

2.2 提高档案人员能力与素质

为了保障工作质量，企业需要精选人员负责档案管理工作。要确保档案管理人员的工作素养、专业技能达标，能够爱岗敬业的完成工作。有了阅历扎实且出色的档案管理水平和素质以后，要深入实践，做好培训工作。搜集工程资料的时候，定期培训管理人员。层次性、分步骤的开展培训。要保障组织人员健全和稳定。因为档案管理工作本身比较枯燥，所以档案管理往往有着很大的人员流动性，交接工作容易出现问题。以上对于档案归档、收集非常不利。对此有必要建立奖励机制，要保障人员足够稳定。加强业务交流和工作协调。档案管理有着十分广泛的业务范围，需要得到各个部门的配合与辅助。依靠有关制度，解决部门合作问题。

2.3 严格制度精细化管理

保障档案管理有效性除了需要人员认真负责以外，还需要有完整、详细的档案制度。做好工作必须先建设制度，明确每个人的责任，在各司其职中完成各种问题和情况的处理。在有条不紊中解决档案的管理和处理工作。建设制度一定要牢牢结合工程目标和工程需要出发。以企业实际情况建立档案的管理制度，保障档案系统、准确、完整，发挥档案的应有价值。归档管理工程档案的时候，前期必须做好档案资料的及时收集，尽可能实时收集，以免有资料丢失。之后根据档案的内容和情况合理划分，按照企业实际情况、归档要求进行归档。这样才能够保障档案管理系统性、准确性、完整性。最后必须做好数字化设备和档案管理手段更新。比如企业有必要及时的补充各种现代化技术，使用计算机更新管理档案。甚至企业可以依靠BIM技术配合着管理工程整体情况，实时记录工程发展。依靠数字技术减少档案丢失概率，提高档案存储能力和交接便利性。

3 结语

在城市快速发展的今天，如今我国出现了非常多的新工程、新项目。为了保障这些工程质量，一定要保障工程档案完整、精准。管理档案的时候不仅要有科学的思路，同时还要负责、认真，使用现代化方法与工具。这样日后有需要才能够及时拿出档案，为工程建设提供思路与借鉴。

参考文献

[1]傅艳华，李从卫.基建档案管理中存在的问题和对策探讨[J].机电兵船档案，2020，（02）：57-58.

[2]吴镜镜.工程建设单位档案管理工作的问题分析[J].农家参谋，2020，（07）：199.