火电EPC项目档案管理探析

董庆利

【摘  要】火电建设项目档案本身是火电工程建设项目从立项开始直到最后运行过程的重要记录，能够维护企业的合法权益，并且围绕项目的管理要求，切实做好信息化和资源化的管控。为了有效提升档案管理水平，就需要明确项目档案管理的新要求，确保企业各项活动始终处于严格的管控范围之内。

【关键词】火电;EPC项目;档案管理

引言

我国经济快速发展使得对电力的需求量明显增加，各种电源建设工作稳步推进，火电建设项目因此得到了快速发展。作为项目管理工作中的核心组成部分，档案管理水平严重影响到电力建设项目的整体工作质量，而火电建设项目是一项知识密集和多专业性的大型综合工程档案管理工作，也需要从多个角度进行全方位保障。

1.项目档案管理的具体要求

1.1 档案监督机制

建立健全档案工作监督机制，要从管理组织体系架构的角度制定各项档案管理原则和组织内部的职责划分，依据确定项目档案工作和综合管理的核心组成内容。由公司项目管理部门进行全面地统筹，工程部和其他职能部门各自作为项目负责主体，共同构建完善的档案工作体系，将这项工作纳入企业的年度规划或信息建设规划当中，必要时也可以将其纳入绩效考核环节。具体监督内容主要包括档案归档范围、档案整理规则、档案审核依据等各项内容，对不同类型和不同载体的档案作出详细的规定，在工作中不断补充和完善可能存在的问题，从而实现持续性加强质量改进[1]。

例如，在照片档案的收集和归档工作中，要严格按照照片档案管理规范的基础进行编写，对火电建设项目需要拍摄的范围和部位进行规定之后，将项目建设过程中的工程照片和重要节点照片与纸质照片一起归档;电子文件收集和归档则要明确电子文件的收集范围与文件信息类型，确定电子文件的保管方案，同时要增加与工程质量有关的档案收集与整理内容，将其作为书面分析报告的佐证材料。与工程质量相关的实物整理和保管期限，要在国家和行业有关标准的要求下进行，并且建立与施工记录或实验报告相关的材料信息。综合来看项目文件的整理和监督机制建设是档案工作中最重要的基础环节，是对档案实体进行系统化分类和组合排列的主要措施，无论是项目前期文件还是项目后期的工程文件，都可以作为关键的施工记录和证明信息。

1.2 项目档案质量标准

项目档案质量标准要从多个角度进行全过程控制，在前端控制方面做好合同约束和多方咨询管理，对EPC合同中有关档案归档的内容和质量要求提出明确规定，特别是有关项目文件的移交责任、整理信息的档案管理和工程保持同步。企业内部则要加强业务培训和认知教育培训工作，针对档案的完整性和系统性要求进行全方位的落实，对总承包单位或施工单位的人员展开综合調度。这样一来，既可以发挥总承包项目优势，采取全程跟踪方式确保项目文档文件的准确性和完整性，又可以按照工程阶段和责任进行合理地分解，确保每个文件对应的作业环节和责任人形成动态管理机制，进一步保障归档文件的系统化和科学性。与此同时，综合管理档案小组还可以针对常见问题形成项目整改措施，按照清单内的信息做好专项检查和统计。并且各个参建方都可以了解与档案相关的现场施工进度和同步情况，以便于展开后续的阶段性质量评估。例如，在竣工验收阶段竣工文件会由施工单位和总承包技术档案人员进行提议检验收，对存在的问题进行预检之后，有针对性地提出具体的整改措施和整改时间，在问题闭合预验通过之后再进行竣工文件质量审核，从而以点带面，确保竣工文件达到质量标准[2]。对于一些存在问题的地方，还可以采取奖惩激励措施，采取稳定的约束手段促进问题的整改质量的提升。

1.3 多方多层次管理体系

多方多层次管理体系指的是经过多方研究和咨询，让档案管理工作实施总承包过程管理和监督检查体系，建立多方管理程序文件的标准化框架。这样一来可以明确建设方承包方和分包方等不同单位对项目文件和竣工文件应该负有的基本职责，强化文件质量控制要求制定统一的项目文件管理体系。火电建设项目涉及到多个方面的具体工作，例如土建工作电气工作的各个专业有着相应的技术标准，编制整个项目的清单和表格信息之后，可以在档案信息查询的过程当中，按照新的标准对清单内容进行审核实现管理流程的全方位信息共享，建立健全数字化平台完成在线归档和电子数据管理汇总等。

1.4 信息化建设与技术标准

档案信息化主要指的是在档案管理工作中利用信息技术对归档文件和数据信息自然进行采集、维护和利用服务的工作方式，也是未来档案工作管理的基本趋势。这说明档案信息化需要从档案管理角度配备各类管理软件或技术手段，建立完善的目录数据库和全文数据库[3]。与此同时，档案信息化建设要与企业的信息化建设保持同步，让企业在后续实践环节围绕火电建设项目的具体要求，在新的标准过程中进行双向量化，引入更多的技术标准元素。例如可以根据国家重大建设项目文件的归档要求，确定档案信息的管理范围，列出主要档案与项目文件清单，让档案工作人员可以了解哪些项目文件需要进行归档，做好双向量化。技术人员也应该参与到新的标准建设过程当中，确保档案标准和技术标准深度融合，必要时还可以在新标准的设计过程中增加执行标准项目。

2.结语

火电建设项目本身具有显著的系统性和复杂性特征，因此档案工作要符合行业标准要求，具有信息化和智能化水平，始终伴随着国民经济的发展和社会的和谐稳定，进一步提升工作质量，充分地发挥档案管理的重要作用，促进我国火电建设水平的不断提升。

参考文献：

[1]周锦敏. 试论EPC总承包模式下火电工程建设档案管理的难点与对策[J]. 办公室业务，2016（06）：142-143.

[2]李建勇. 基于EPC总承包模式下火电工程建设档案管理的难点与对策[J]. 南方农机，2017（12）：130+138.

[3]王红娟，张晓辉. 基于大数据的火电EPC项目档案知识服务研究[J]. 卷宗，2019，09（31）：125.

（作者单位：中电投电力工程有限公司）