关于事业单位人事档案管理规范化探讨

程相斌

摘要：事业单位在近年来不断推进档案管理工作改革，但随着机构改革的日益深化，事业单位人事档案管理面临更高的要求，制度规范不够完善、内部档案工作不足、队伍建设相对落后等问题逐渐显露出来，阻碍档案管理规范化的实现，应积极探索解决这些问题的有效措施，提高事业单位人事档案管理规范化水平。

关键词：档案管理;事业单位;人事档案;规范化

事业单位是组成国家政体的重要单位，其工作人员则是组成党的队伍的重要群体，对应的人事档案管理自然就成为中国共产党选人和用人的关键环节之一，是事业单位顺利开展人力资源管理工作的基础。事业单位的人事档案全面记录着单位中个人的工作、学习、才能、品德、家庭等基本情况，是由单位集中保管的、以备查证的基本资料。如今事业单位人事制度改革少不了人事档案这一基础信息的支撑，档案部门及人员促进本单位人事档案管理的规范化发展具有重要意义。

一、事业单位人事档案管理规范化的重要性

做好事业单位人事档案管理规范化工作的重要性主要体现在两个方面：第一，为事业单位日常管理工作的顺利开展提供资料，因为人事档案涉及很多内容，能为单位提供开展各项工作与活动的参考，例如人员培训、绩效考核以及办理社保等，通过有效分析人事档案资料，让日常管理工作者获得原始材料，有序开展相关工作。第二，为事业单位的工作队伍建设提供依据。因为事业单位的人事档案管理是其建设优秀工作队伍的重要途径，打造一支结构合理、能力突出的工作队伍是单位人事档案管理规范化最主要的一项工作。基于对人事档案管理工作的分析，就能对工作人员的更多资料与信息进行深入挖掘，使调整人员岗位、人员晋升等获得有效参考依据，推动人才队伍建设事业良性发展[1]。

二、事业单位人事档案管理规范化的有效措施

（一）完善档案规范制度

为实现人事档案的规范化管理，首先要做的就是制定完善的档案立档、归档、借阅等规范制度，统一工作标准，例如纸质文档的字体、格式和音像制品、电子文档的制式等，形成人事档案管理规范化的设施标准，明确要用的软件系统、硬件应当达到的条件等，通过标准化的规范制度推动人事档案管理的完整和规范。换言之，从事业单位人事档案的产生到收集档案资料、归档和向档案室移交档案再到人事档案的日常借阅、利用等都应遵循规范化的原则，形成严格的、完善的制度，完善人事档案管理目标考核与责任追究制度，用制度规范管理工作，确保人事檔案管理的有序性与规范性。另外，要注意完善建立人事档案的数字化管理制度，通过电脑和扫描仪等设备与现代技术，把传统的文字、图片和声像等人事档案资料转化为数据信息资料，使事业单位的人事档案纸质格式和数字格式并存，更好地适应新时代的新要求。在完善人事档案管理设施方面也要增加基础投入，例如购买必要的数据处理器、软件系统等，同时建立单位档案信息管理体系，提高使用人事档案信息的效率，在档案信息化管理制度的约束下促进人事档案管理的规范性与科学性提升。

（二）规范内部档案管理

事业单位的人教部门或办公室应牵头规范内部档案资料管理，支持档案人员做好各项工作[2]。例如在年初负责全面收集上年度内部人员的年度考核表和奖惩材料、薪酬调整、学历变动、职称变动、职位调整以及退休人员、新进人员的相关材料，业务科室和财务部门等也要主动积极地配合人教部门或办公室一起收集年度人事材料。在材料汇集之后以人员为单位将其装入档案袋，档案部门及人员则及时接收其移交的人事档案，做好衔接工作，一起在移交清单上签字确认。与此同时，对于内部档案材料的日常管理也必须规范，例如借阅或复印人事档案时要先审批、后登记、再使用，做好归还记录等。在借阅审批中应在申请表里注明借阅人事档案的原因、时间、借用者名字等，在人事分管领导签署意见之后才能借阅或者复印。对于借阅对象也必须严格界定，原则上是因本单位工作需求或本人面对晋升、退休等事宜才能借阅人事档案，提升内部人事档案的规范性。

当然，如果条件允许，事业单位可聘请第三方专业机构开展专业性的人事材料整理和装订工作，规范管理人事档案。如果单位经费紧张，就应在内部专门开展清理工作，根据人员顺序梳理人事档案，记录并汇总所存问题，通知相关科室和当事人及时补充缺少的资料;根据人事档案目录顺序把收集的材料归于档案盒，装订成档;规范人事档案顺序，按照人员履历、自传、学历与职称、考核及鉴定、政审、奖惩、聘用及任免等目录使人事材料精准归位。

（三）加强档案队伍建设

人事档案管理规范化是一项业务性与政策性极强的工作，涉及到人员信息安全，所以对事业单位档案人员的管理能力与素质水平要求较高，加强档案人员建设势在必行[3]。单位在人事制度改革中应挑选认真负责、不怕辛苦、工作严谨的人进入档案管理岗位，提供打造高素质档案工作队伍的有利条件;聘请人事档案管理领域的专家对本单位档案人员开展培训工作，使其了解并掌握人事档案管理的最新动态与工作方法;档案人员也要加强自身建设，树立正确价值观，提升个人思想觉悟，不随意泄露人事档案信息，保护档案安全。

三、结束语

事业单位人事档案管理工作的量很大，程序也十分繁杂，需要档案人员有足够的耐心，在完善规范制度的同时做好内部档案资料管理工作，不断加强队伍建设，确保人事档案管理的规范化发展，体现人事档案管理应有的作用，为事业单位的运作和发展贡献力量。

参考文献：

[1]褚丽娜.事业单位人事档案管理的必要性与具体策略[J].兰台世界，2019（S1）：154.

[2]江佳桐.新时期事业单位人事档案管理创新路径[J].办公室业务，2019（08）：169.

[3]胡妤.如何做好新时期事业单位人事档案管理工作[J].人才资源开发，2019（01）：23-24.