浅谈高校教务工作职责及优化策略

摘 要：教学管理是高校开展教学工作的重要内容。教务员是高校教学管理工作的主体，对高校教学工作的有效开展起重要的促进作用。本文论述了教务员的工作内容和岗位职责，并结合笔者自身实际工作经验，提出几点优化教务管理工作的策略。

关键词：教务员;教学管理;优化

教学管理是高等院校开展教学工作的重要内容。教务员作为基层管理人员，是面对教学工作的最近端人员，其核心工作任务是教学工作管理和教学秩序维护。作为各二级学院、教务处、院系以及教师和学生的联络者，教务员承担了上传下达的任务，是各个部门之间信息传达的桥梁，更是高校教师与学生之间信息传递的纽带，对促进高校教学工作的有效开展、确保教学质量、培养高素质优秀人才、稳定教学秩序、落实国家教育方针政策等方面，起着至关重要的作用。

随着社会的发展和5G高速互联网时代的到来，高校招生人数与日俱增，教学规模不断扩大，教学手段种类日益增多，高等院校对其教务管理工作的要求也随之越来越高，这使得传统的高校教务工作面临着极大的挑战和压力。为了教学管理工作能够紧跟时代的步伐，高校教务员须重新定位自己的角色，不但要正确认识和了解新时代下其工作职责和工作特点，而且应在原有基础上，改进工作方式和方法，优化工作模式，以便更加高效地完成教务管理工作，保证教学工作的顺利开展。

一、 教务工作内容和岗位职责

（一）日常教学组织和管理

教务员负责院系日常教学的组织和管理，维持着学校和学院教学工作的正常运行，需要对学校下发的通知指令进行有效传达，加强学校和学院之间的紧密联系，协助学院制定教学计划和科学合理的教学方案。

具体工作内容包括：协助制定学院培养计划和培养方案，在教学计划实施阶段内，结合实际教学情况，对现有计划进行改进与优化;每学期根据培养计划核对学院的教学任务，排好每门课的上课教室和上课时间，确定任课老师，并把教学任务书给到每位任课老师，监督教学进度，以及统计、核对、申报教师工作量;管理学生的选退课，根据学生的计划和学分修读情况，对学生选退课及重修课程进行审核并指导;组织和安排期末考试和开学补考，并确定监考老师，以及组织学生四六级报名等;管理学生成绩，负责学生成绩录入和成绩单打印等。

同时作为教学信息的传递者，在日常工作中需对院校相关信息如调停课通知、英语四六级报名、重修报名、假期安排等进行有效传达，以此为教学工作的顺利进行提供坚实基础。

（二）学籍、毕业和学位管理

学生学籍管理是教务工作的重要内容。学籍管理是依据有关的政策法规对学生的学习和其他各方面进行阶段和全过程质量考核、记载、评价和处理的活动。主要包括：配合学校做好新生的分班工作、学籍注册以及学生证的办理和毕业生的图像采集工作;做好学生留级、退学、休学、复学及入伍等学籍异动的管理工作。毕业资格审核是确定学生毕业资格的一个重要环节，教务员需对毕业班每一位学生的学分修读情况以及毕业资格和学位资格进行初审和终审，做好学位申报工作以及毕业证和学位证的领取和发放工作。

（三）毕业论文和实习实践活动管理

教务员还承担毕业论文和学生外出实习实践活动的管理工作。毕业论文工作包括开题、中期检查、查重和答辩等环节，教务员需把握学生毕业论文进展，组织学生进行论文查重和论文答辩，推荐优秀论文给学校，配合学校各种毕业论文以及实习报告的检查相关工作，负责各种学生创新创业类大赛项目的组织工作等。

（四）教学档案管理及教学质量把控

教务员的工作质量对于整个高等院校的教学质量都起着关键性作用。教务员须在每学期期中、期末阶段内，配合教务处及相应职能部门，对教师教学工作实行全面检查，收集和汇总院系领导和教学督导员的听课记录表。同时在学期教学过程中，不定期安排网络评教活动，召开教学座谈会，引导学生积极参与其中，对课程做出客观公正的评价，以此加深对学生心理情况的了解，明确学生对于当前教学活动的看法，并将其有效汇总反馈给相关部門与教师，逐步深化教学改革，切实提升总体教学质量。

每学期末，教务员须收集每门课的教学资料包括试卷（或其他考核文件）、成绩单、教学进度表、点名册、课程成绩分析报告等，进行装订、归档和保存，方便学生成绩核实，以及学校或学院教学督导查看教师的教案批阅痕迹、教学进度表以及上课记分册，对教师整体的教学情况进行检查和综合性考核。

二、 教务工作的优化策略

从上文可以看出，教务员工作内容烦琐复杂，责任重大。为使教学管理工作高效有序地进行，保障教学质量，笔者结合自身实际工作经验，提出以下几点优化教务管理工作的途径。

（一）熟练运用办公软件，充分利用信息化手段

教务管理工作量大，任务繁重，头绪繁多，时效性强，单单凭借人工操作很难及时完成。这就需要教务员在工作时，熟练掌握常用办公软件，合理运用各类教学管理软件，从整体上提升工作质量及效率，在节省时间与精力的同时减少出错率。例如，统计教师工作量时，可以使用excel软件进行批量计算;排课时，可以使用排课软件;学生评教，可以用评教和反馈网络平台;以及学生学籍、成绩、选课管理，都可通过使用此类管理软件，有效提升工作效率，减少人工操作出现的失误。

此外，随着现代网络信息技术的快速发展，教务管理工作也应与时俱进，适当融入信息技术。教务员应充分利用信息化手段和网络技术，加强现代高科技沟通设备及软件的使用，建立教学信息管理交流平台，通过微信、QQ、电子邮件等进行交流与沟通。如建立微信群（QQ群）或开通二级学院微信公众平台，及时下发通知公告，发布学校和学院的最新教学文件以及最新出台的教学相关政策等，也可以适当地对优秀的教师和学生的优秀作品进行展示，并且在最短时间内得到反馈，打破时间和地域的限制，增强教学工作运作的高效性。

而作为学校层面，以此为基础，高校应对教务员展开针对性培训，促使其能够熟练掌握各教学管理软件与技术的运用方法。同时，为便于教学管理，学校可以增加投入引进合适的教学管理系统，比如教务管理系统、毕业论文管理系统等。此外，为适应学校深化教育教学改革的需要，学校应加强网络教学综合平台的建设，以满足师生教学互动和协作需求。

（二）加强与学生的联系，及时解决学生问题

在目前高校的教务管理日常工作中，大多数教务员老师没有接触学生的有效渠道，直接接触学生的机会不多，与学生联系不够密切。很多涉及学生的教务通知及学生学习情况，都是借助辅导员进行传达。即便是建立了群聊与各班负责人联系，教务员向学生传达信息和通知的力度也远远不如辅导员老师。比如，教务员通常会把学生的成绩和学分修读情况，特别是学业困难的学生情况及时反馈给辅导员，由辅导员根据教务员提供的信息，对学生进行批评教育。学生辅导员经常深入学生中间，虽然非常了解学生的想法及在学业上所遇到的问题和困难，但是对教学管理条例特别是涉及专业课程设置、培养计划、培养方案等方面不是很清楚，只能单纯的传达信息和通知。学生有疑问时，并不能对信息和通知内容进行详细说明和解释，或对学生进行有效正确地指导。这往往会造成学生来回跑，反反复复才能解决问题，导致学生出现问题时求助无门，错过了解决问题的最佳时间。为了避免这种情况，教务员应建立有效渠道，跨过辅导员与学生直接联系和沟通，这样不但能准确快速地做到通知的上传下达，面对面地跟学生阐述培养计划和毕业学分要求，还能及时对学生进行选课退课及重修课程的指导，保证更加及时有效地解决学生的问题，帮助学生克服困难，以顺利完成学业。

学校方面，可以建立有效可行的机制，创造机会让教务员和学生有更多的直接接触、有更好的联系和更深入的沟通。例如，学校可以建立双辅导员制度，设立生活辅导员和教学辅导员，教学辅导员由教务员来担任，让教务员更加名正言顺地参与到学生管理当中。各高校还可以鼓励教务员来承担学生班主任的工作，更好地了解学生的学习、生活动态，从而在解决学生面对的教学问题时更有针对性。此外，学校或学院还可以提供资助机制，鼓励学生到教务员的办公室勤工助学，帮助做一些力所能及的事，既有助于学生了解教学管理环节，也可以为教务员减轻工作负担。

综上所述，教学管理工作的良好开展是高校得以稳定发展的重要保证。在此过程中，作为教学管理工作主体的教务员发挥着关键性的作用。随着我国教育事业的快速发展，教学改革的逐步深入与推进，传统的教学管理方式已经无法适应新的实际需求。基于此，教务员应从现代管理观念入手，适时创新管理手段，充分利用信息化手段，不断提高自身专业素质及工作能力，加强与学生的联系，从整体上提升教学服务质量。而各大高校，应在不断挖掘传统教学管理手段潜力的基础之上，着眼于现代化管理手段的强化、管理方法的改善，更好地为教学管理工作提供全方位的资源服务，从而不断提高教学管理的质量和水平。

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作者简介：

朱燕飞，上海市，上海视觉艺术学院。