初探高职院校人事档案管理信息化建设

王革

摘 要：随着社会的发展，信息化也随之不断的发展变化，高职院校人事档案管理模式进行数字化转变是肯定的。在如今这个信息化高速发展的大背景下，着手研究目前高职院校人事档案信息化建设的现状与建设的意义，了解限制其发展的原因，据此提出了几点关于其信息化建设的建议，希望可以加快档案管理信息化建设的发展步伐。

关键词：高职院校;人事档案;信息化建设;档案管理;路径

人事档案可以将每个人的成长与发展的过程真实客观的记录下来，可以反映出个人的经历、品格、综合素养以及获奖状况等等。它是在个人进行养老保险办理、转正评级或者职称申报等活动都需要用到的重要凭据，是高校开展人事工作之中不可缺少的一部分，具有重要作用。随着社会信息化的发展进步，以往纸质档案的管理模式与保存已然无法满足现代社会的发展与需求，必须进行创新。因此，高职院校信息化建设成为当前人事档案管理的必然趋势，只有加快信息化建设，才可以有效提升管理的效率，适应新时代的发展步伐。

1 高校人事档案管理信息化现状与建设意义

1.1 信息化建设现状

关于高校人事档案管理信息化的建设，指的是在国家档案行政管理的组织与规划之下，在档案管理之中应用信息化技术进行管理，以此来实现档案管理信息化与现代化的目标。换言之，管理的信息化建设就是利用互联网与数据库等技术将以往传统的纸质材料转换为数字化材料的过程。近年来，档案管理信息化建设的步伐加快，但是与实现全面信息化还是存在一些差距，特别是高职院校之中的人事档案管理信息化建设，依然处于初级进程，有许多难题尚未得到很好的解决，比如信息化技术设备的配置、专业人员的配置等。

1.1.1 档案管理人员以及硬件配置

目前，在管理员工之中，缺少专职档案管理工作的人员，即专职档案员。通过某数据的研究我们可以知道专职档案员只有百分之二，信息化专业的仅占百分之十七，而本科及以上学历的员工只有百分之八，兼职员工达到了百分之九十二;在从档案管理人员的年龄方面来看，30岁以下的管理人员只有百分之十二，占比很低。而且在人事档案进行信息化管理的普及之中，需要配备有电脑、照相机、复印机等硬件作为其支撑，虽然在电脑配置这一点上达到了全面的普及，但是照相机等硬件配置还不足百分之十，这就在很大程度上限制了人事档案信息化管理的发展步伐。

1.1.2 人事档案管理模式

随着社会的发展，电脑已经全面遍及，大多数高职院校都会利用Word、Excel等办公软件进行工作。但是许多高校之中负责档案管理的员工年龄较大，对电脑的认知较少，采取的管理方式依然是较为传统的手工模式，占比达百分之十一，而使用电子信息化储存信息资源的高职院校仅有百分之十五，而且在这之中电子化程度也远远无法满足现代化信息资源的管理工作。

1.1.3 档案管理信息化系统

近几年，虽然有一小部分高校建立了独立的人事档案管理系统，但是比重仅占百分之十五，而且在这些拥有独立系统的高职院校之中，他们系统之中的数据资源也十分少，由于网络安全等原因，网站之中也没有为教职工提供相关的链接，因此在线检索以及查询功能更是少之又少。

1.2 高职院校人事档案管理信息化建设的意义

1.2.1 以往的档案管理模式已经无法满足现代社会的需求

人事档案之中包含着每位员工的个人经历、学历、职务晋升、综合素养、奖惩、工资变化等等，一份人事档案就是一个人的成长经历，极其重要。但是目前，大多数人事档案都是用传统的纸质文档进行管理、制作与保存，不仅耗费大量的时间与精力，还会在这一过程之中出现文件破损的现象。因此，传统纸质的人事档案管理不利于信息资源进行传递、不方便携带且容易破损与遗失，从而影响到人事档案管理的工作进程，而实行信息化管理则可以避免上述问题的出现。

1.2.2 信息化管理可以最大化的利用资源

档案进行信息化管理就是通过现代化技术将信息资源以数字信号进行展现出来，从而使得每一位员工的信息资源得以完整的储存下来，包括员工个人的薪资管理、绩效考核等，以此来实现人事资源信息的共享。它可以优化档案的结构，将信息资源进行加工与整合，这样更加方便工作人員进行分类管理，需要人事档案资料时，可以通过检索功能快速获取所需要的信息资源。同时，信息化管理还可以提升档案资源的使用率。信息化管理下的人事档案材料方便大家进行查询与保存，可以通过网络进行信息的传递，并且可以保障人事档案数据材料的完整与一致性，可以实现各个部门之间资源的共享，使得信息资源被最大化的使用。

1.2.3 信息化资源方便保存与检索

传统的纸质档案管理非常容易出现破损的现象，特别是在高温高湿的环境之中，相对比而言，信息化管理之下的电子材料更加方便保存，不容易损坏，具备稳定性且方便人们进行关键词检索与查阅。而且在传统纸质模式之中，内容较为繁杂，费时费力，而信息化建设则可以解放劳动力，提升人事档案管理的效率。

2 限制其信息化发展的原因分析

限制高校资源管理信息化建设主要有三个原因。其一，学校领导及基层员工对其重视程度不够，一些边缘的管理工作容易被忽略，使得人事档案管理工作被认为是不重要，人才队伍的建设也不科学，从而影响到工作人员工作的积极性。其二，缺少复合型人才，档案管理人员不仅要求其具备较强的专业素养，还需要他们可以熟练地掌握计算机技术，但是当前档案管理的岗位之中，大多工作人员年龄偏大且学历不高，已经适应了以往的档案管理方法，缺乏创新精神。而其中一些兼职人员虽然可以熟练地应用计算机进行信息化的管理，但是由于是兼职，因此没有太多的精力与时间进行信息化的建设。其三，高职院校缺少相应的激励制度来激发教职工工作的积极性。考核制度不公平，物质与精神激励不均衡，没有约束力，导致员工信息化建设的积极性不高。

3 高职院校人事档案管理进行信息化建设的路径

3.1 提升对人事档案建设的关注与重视

要想加快信息化建设的步伐，不仅需要加强领导对人事档案管理的重视，基层员工也应提升对其的重视。首先，建设进程与领导的重视程度密不可分，这就需要加大对信息化建设的宣传与讲解，通过一些会议的召开让领导了解信息化管理与建设的重要性。而且信息化建设的过程比较长，一些工作的进行包括独立的人事档案管理系统以及电子化转换都需要学校在制度、财力以及人力上作为支撑。只有高职院校领导意识到其重要性，为信息化建设制定相关的制度，以此来规范约束管理人员，才可以推动信息化建设的发展步伐。其次，信息化建设离不开基层员工對其的重视程度。领导重视起来，当成一件大事来抓，通过宣传，基层工作人员就会了解信息化建设所带来的便利之处，可以提升工作效率。这样，基层员工才会配合学校完成信息化建设的相关管理工作，促进信息化的进一步管理与建设。

3.2 加强管理人员的队伍建设

在信息化的背景之下，信息化档案管理工作不仅需要员工具备很高的专业素养，还需要会熟练地使用计算机技术。这就要求高校在进行选聘之时要特别注意他们的计算机技术，当然也可以通过引进计算机专业的人才进行专业训练，专门进行档案管理的学习，从而更好的投入到信息化管理的工作之中。因此，高职院校需要引进综合型管理人员，为信息化管理建设出一支专业的人才队伍。此外，高职院校也应加强管理岗位专业素养的培养，增强员工的专业素养以及互联网等新技术。可以通过举办相应的学习培训活动以及讲座来提升档案管理人员的整体专业素养。

3.3 建立有效的激励制度

在信息化建设的过程之中，需要设立相关的量化考核机制，并且将其考核结果与员工的薪酬相联系，这样就可以实现按劳分配，多劳多得，奖罚分明，避免出现不公平的现象，同时也可以将教职工的工作积极性充分调动起来，激发其工作的积极态度。考核的内容包括日常的打卡考勤、任务的难易以及完成情况等等，可以将教职工的实际工作状况真实准确的表达出来。其次，高职院校还可以采用多元的激励方法来满足员工的不同需求，这就需要对员工进行了解，根据不同需求采取不同的激励方式，切实发挥出人才的潜能与作用，激励其为信息化建设作出最大的努力与贡献。

4 结语

综上所述，人事档案信息化建设是对管理制度、方法、技术以及理念的改革，不能只满足于表面，应当提高信息化管理的意识，使得信息化建设与各大高职院校的实际状况相结合，建设出一个符合院校规模与实际状况的信息化管理模式。这不仅仅是学校发展的需求，更是关于人才方面的需求，必须与时俱进，适应社会的发展速度。

参考文献

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