数字化时代下医院办公室档案管理模式创新对策探析

蔡玉珍

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674- 1145（2020）03- 108- 02

摘 要 近年来，科学技术迅猛发展，信息技术取得巨大进步，互联网正全面融入经济社会生产和生活各个领域， 在不同行业中其应用范围不断拓展。在医院管理中，办公室档案管理相当重要，是一项关键内容，有利于医院整体发展以及医疗卫生事业的建设。所以，随着时代的不断发展，为加大档案管理强度，实施数字化档案管理已成为必然趋势。基于此，本文分析了医院办公室档案管理的重要性以及目前医院办公室档案管理存在的问题，并提出数字化时代下医院办公室档案管理模式创新对策。

关键词 数字化时代 医院 办公室 档案管理模式 创新对策

在医院文件资料管理中，办公室档案占据重要位置，是其必不可少的一部分，主要包括上级部门发放资料与其它相关部门发放制度文件以及不同职能部门制定文件等，它们都与医院整体发展以及管理密切相关，是其必要基础。而随着科学技术飞速发展，信息技术取得巨大进步，以往所应用的传统医院办公室档案管理模式存在较大问题和漏洞，面对一系列复杂、繁琐的文件资料，不能进行合理、有效管理。因此，随着数字化时代的到来，医院必须加强对新型信息技术手段的应用，从而高效利用办公室档案，进一步从整体上促进医院发展，让医疗事业取得更大进步。

一、医院办公室档案管理的重要性

近年来，我国医疗卫生制度的改革逐步推进，在医院管理工作中，办公室档案管理占据着相当重要的位置，是其不可分割的一部分，在医院中无论是行政文件资料还是综合文件材料，其数量都不断增多，并且涉及更多领域[1]。在医院行政事务落实过程中，办公室扮演着非常重要的角色，是其枢纽，对于医院管理而言，档案管理工作的重要性不容小觑，此项工作的高效性以及科学性与其现代化进程密切相关，可以对其产生较大促进作用。在医院内部，根据档案管理实际情况，通过创建数字化体系，可以直接提升档案应用效率以及质量，并且对医院领导非常有利，能够为其作出科学决策提供重要帮助，进一步推动医院管理现代化进程。

二、目前医院办公室档案管理存在的问题

（一）医院办公室档案管理模式落后

其一，在现阶段的医院办公室档案管理中，大部分医院对档案管理工作的主要管理方式依然是单纯的使用计算机录入文件资料，而且功能相对单一，无法智能地进行归类选择，导致在档案录入和保存中，工作人员需要耗费大量的时间和精力去操作。其二，对资料文件的收集和查询上，仍然是通过人工收集和查询，在这一点上不仅需要消耗人力时间，同时也不能够及时准确地把资料录入保存好，也不能及时准确地把需要查阅的资料调出来，无论是对于工作人员还是查阅人员，都使其面临较大麻烦。除此之外，在档案管理过程中，无法直接创造效益，所以在医院中，相关领导人员目前并没有提高对办公室档案管理工作的重视程度，并且对于阻碍档案管理发展的相关因素，院领导较为轻视，尚未在第一时间用大量人财物处理档案管理问题，由此对医院办公室档案管理工作产生较大负面影响，导致其发生纰漏，损坏以及遗失等现象，严重阻碍医院发展。

（二）医院办公室档案管理人员的管理技术落后

在医院中，不仅所应用的办公室档案管理模式相对传统与落后，而且相关管理人员的管理技术同样落后，并且有两方面的具体表现。其一，医院办公室档案管理人员自身专业素质较低。根据档案管理工作实际情况来看，其枯燥性较强，因此对管理人员提出一定要求，必须保持足够耐心与细心，长此以往开展如此繁琐与复杂的档案管理工作，非常容易对档案管理人员产生消极影响，导致他们对档案管理工作产生厌倦情绪，同时因为医院办公室档案管理模式相对落后，对工作人员产生不良影响，导致他们在管理期间发生违反相关规定的现象，比如偷工减料等[2]。其二，从医院档案管理人员的角度来讲，他们的管理技术水平较低。通过探索医院管理人员实际情况发现，大部分人员是兼职档案管理工作，而非专业档案管理人员，所以在开展档案管理工作的时候，无法在第一时间划分文件资料的类型以及归档，长此以往必定积压大量文件资料，更为严重时出现丢失文件资料等现象，不利于后期检索文件资料。

三、数字化时代下医院办公室档案管理模式创新对策

（一）建立健全档案管理制度

现阶段，信息技术飞速发展，其应用范围越来越广，在此背景下需要以医院办公室档案管理模式为对象，加大创新力度。为此，从医院角度来讲，需要提高对档案管理的重视程度，对档案管理重要性形成正确、清晰的认知。然后，以医院办公室档案管理制度为对象，进一步深化改革，构建与完善新型管理制度。当开展传统档案管理工作时，并未充分发挥管理制度作用。因此，对于新型管理制度而言，必须摒弃其中的漏洞与不足，充分汲取其精华，在此基础上加以完善，从而加大对档案管理工作以及相关人员的管理强度[3]。另外，以档案室为对象，医院需要加大投资，购进数字化管理设备以及软件，构建以信息技术为核心的现代化平台，加强对先进技术与方法的应用，不断提升与完善档案存储环境，从而以档案为对象，开展数字信息化管理工作。

（二）加强档案管理人员的素质和技能培训

在医院办公室档案管理中，档案管理人员占据着非常重要的地位，是其必不可少的一部分，工作人员承担着文件资料的分類以及归档等工作，但是只有这部分人员具有较高素质与技能，才可以确保合理、有效完成各项工作，并且更好查阅与应用档案。所以，针对医院办公室档案管理人员而言，必须加强对他们的培训，以此提升其素质与技能。因此，医院需要多一地开展素质教育活动，在此过程中提高档案管理人员自身道德素质以及专业素养等，从而让他们将工作落到实处。除此之外，医院还需要以档案管理人员为对象，为他们提供更多外出培训机会等，提高他们应用数字化设备的能力等。

（三）加强数字化技术的运用

在医院办公室档案管理过程中，当应用数字化设备时，需要做好两方面的工作。其一，加强对数字化技术的应用，以此提升档案应用率。针对各个部门，医院可以集中保存其档案资料，在此基础上科学分类，比如集中保存人事资料以及各级下发文件等，做好分类、归档工作，如此一来，可以对医院办公室档案管理工作产生有利影响，增强其系统化特征，与此同时可以防止资料遗漏以及丢失等。通过系统化管理，一方面可以缩短文件资料查阅时间，另一方面可以缩短管理人员工作时间，减轻其工作负担，让医院人员更加便利、快速与高效地查阅，并且在很大程度上提升档案应用率。其二，构建网络应急机制。从数字化技术的角度来讲，它的建立以网络发展为基础，但是当处于网络环境中时，通常有许多潜在问题，导致网络无法顺利运行。所以，当应用数字化技术的时候，相关人员需要深入探索数字系统，以其中全部文件资料为对象，及时做好备份，与此同时制定网络应急措施，并加强网络安全管理，避免由于网络被攻击而导致文件资料丢失等，如此才可充分应用数字化技术，实现其应用效果最大化。

四、结语

随着社会的飞速发展，对医院办公室档案管理提出更高要求，必须实现数字化管理，但是这并非一蹴而就，档案管理人员需要共同努力，从而在最短时间中实现数字化管理目标，进一步促进医院发展建设。

参考文献：

[1]仲耸.数字化时代医院办公室档案管理模式的构建研究[J].办公室业务，2019（13）：58+61.

[2]李雪.医院办公室档案管理的特点及其应用分析[J].劳动保障世界，2018（02）：57.

[3]张澄橙.数字化时代下医院办公室档案管理模式的构建[J].信息记录材料，2016，17（04）：82-83.