基于档案管理的电子信息化管理模式建设及运用探讨

刘敏琦

摘 要：伴随着时代的不断发展与进步，电子信息化管理模式逐渐应用到档案管理之中，不仅可以提高档案检索的效率，而且还能够实现档案管理共享，提升档案管理的精准度。鉴于此，本文从理论角度出发，进一步探究了档案管理中电子信息化管理模式的作用与应用，为档案管理奠定基础。

关键词：档案管理;电子信息化;管理模式;作用;运用

现如今在时代的不断发展下，电子信息化管理模式诞生，将其应用在档案管理之中意义重大，特别是在与传统档案管理的对比中了解到电子信息化管理模式能够提高档案管理的效率，打破时空限制，实现资源共享，并且保存条件方面优势远远高于传统档案管理，在此发展背景下，可以实现档案管理的创新变革，对其研究也具有重大现实意义。

1 档案管理中应用电子信息化管理模式的作用

将电子信息化管理模式应用在档案管理之中符合时代发展的要求，简单来说便是应用信息化技术手段对档案进行管理，其目的是提高档案管理与使用的方便性与快捷性，笔者经过归纳与总结，将其作用概述为以下几个方面。

1.1 提升档案检索的效率

众所周知，在传统模式下档案管理方式为人工操作，离不开工作人员的收集、处理、归纳、整合，尤其是在数量较多的时候，档案无法快速处理，严重影响了档案管理的检索效果，并且还增加了劳动

力[1]。然而将电子信息化应用其中不仅可以有效改善以上缺陷与不足，而且能够减轻管理人员的工作量，工作人员只需利用计算机将档案信息录入到系统之中即可，人们在查阅档案的时候也仅仅利用检索框输入关键词或关键句便可查到想看的资料，这样一来不仅能够提高档案管理的有效性，还能提高档案检索的效率。

1.2 实现档案资源共享

档案资源共享也是电子信息化管理模式应用中的优势之一，电子信息化管理模式的应用可以实现档案管理的优化与升级，应用计算机技术可以对图像或者文字实施信息化处理，促使电子文件更加方便与快捷，并且还能实现网络的数据整合，在提高档案管理效率的同时，满足资源共享[2]。

1.3 提升档案管理的实效性

传统模式下，档案管理内容繁琐，且大多数工作内容需要手工抄写，不仅效率过低，而且还易出现误差，同时传统模式下的档案管理是以纸张为主，长时间下去会出现字迹模糊，甚至还会受到环境因素所带来的影响，导致众多档案信息无从查找。将电子信息系统应用其中可以有效改善档案管理中所存在的众多缺陷，进一步提高档案管理的实效性，并且可以将档案在第一时间内录入到数据系统之中，避免因档案管理失误而引发工作滞后问题。

1.4 提升档案管理的精准度

无论是企业还是事业单位，在进行档案管理的时候需要多角度的分析，并且档案管理涉及的内容比较多，具有复杂性，需要工作人员具有职业素养与职业操守，特别是在传统模式下工作人员需要反复核对才能将档案存入到档案室，不仅工作效率比较低，而且也无法保证档案管理的精准度。但是电子信息化管理模式的应用可以进一步解决这些问题，能够在短时间内将繁琐且大量的信息录入到电脑之中，并且所占据的空间比较小，档案的安全性也比较高，可以提高档案资源的可靠性。

2 电子信息化档案管理的要点

在档案管理当中，要想发挥出电子信息化档案管理的作用，那么则需对其要点加以重视。其一是做好收集工作，在该阶段工作人员需要利用储存载体进行档案信息的收集，并且应用计算机做好数据的筛选，必要的时候要构建相应的数据库。其二要进行整理，在整理过程当中，工作人员需要进行编号处理，提高档案管理的逻辑性，制作出相应的目录，以便后期进行查看。其三是加以鉴定，需要应用计算机设备对档案的实际管理情况与存储现状加以鉴定，特别是要对病毒侵害、介质情况等进行分析，避免后期在档案管理中出现问题。其四是做好储存工作，档案管理人员需要按照不同的媒介选择相应的储存位置，并且在储存之前还要做好磁干扰、灰尘等预防工作。其五是进行统计，统计过程当中，工作人员需要应用计算机技术自动统计的功能加以统计，以此减轻工作量。其六是进行运行，在运行阶段，管理人员要按照实际的情况制定网络档案，并且还要选择多种检索方式，为后期档案检索与阅读提供条件。其七是编排，在编排过程当中，主要以编排目录为主，借助于计算机设备进行编排，提高编排的效率。其八是保密，保密工作至关重要，电子信息化档案管理过程当中会受到病毒等因素所带来的影响，所以相对于传统档案其保密难度比较高，对此在档案管理中要采取分级保存的方式，并且还要设置人员服务权限，采取软件加密的方式做好数据保存。

3 档案管理中电子信息化管理模式的应用

3.1 做好档案收集与整理工作

要想真正发挥出电子信息化管理模式的作用与价值，那么则需做好前期准备工作，而档案收集与整理则是不容或缺的一部分，是档案管理活动当中最为主要的内容。其中传统的纸质档案管理对外部环境、空间等要求比较高，但是电子信息化管理模式可以改善这种现象，将档案转变为信息化电子文件，通过计算机实现档案的管理与处理，提高逻辑性与系统性。

3.2 提升信息化意识

积极提升信息化意识是信息化管理模式应用中极其重要的一部分，对于档案管理人员而言，如果在新时期仍旧采取传统的方式，应用传统观念，那么无法做到档案电子信息化管理，对此在新时期，要从档案管理人员入手，不断提高信息化意识，使其从本质上认识到电子信息化管理的重要性，明确电子信息化管理的优势。其中单位还需根据档案管理人员的实际情况加以培训与教育，通过教育的方式提高档案管理人员的信息化水平，这样才能更好的将人工档案管理转变为信息化档案管理。

3.3 做好信息化管理的标准化建设工作

无论从宏观角度还是微观角度分析均可以清楚的了解到，要想实现档案的信息化管理，需要从多个角度出发，且这项工作具有复杂性，涉及的内容比较多，容易出现遗漏以及其他问题，所以在新时期需要积极做好信息化管理的标准化建设，单位相关部门要加以重视，制定完善的规章制度，明确法律条文，严格按照标准做好信息化管理建设，真正提高档案管理的安全性与保密性。

3.4 增强档案管理的安全性

虽然计算机的应用改变了人们的生活方式与生活习惯，人们可以利用网络及时查阅相关的信息，但是不可否认的一点是计算机应用過程当中会受到外部因素所带来的影响，从而会出现不安全现象，对此在档案管理过程当中要制定完善的规章制度，提高档案资料的整体利用率，减少档案资料被盗现象。另外，还要依据计算机的基本特点构建完善的管理体系，对工作人员进行专业化的培训，提高计算机的使用水平，增强工作人员的安全意识，另外还要派相关人员定期对计算机进行杀毒与清理，保证计算机应用的通畅性，避免受病毒所带来的影响。

总而言之，在档案管理过程当中，应用电子信息化管理模式意义重大，可以提高档案管理的有效性与精准性，在应用过程当中需要遵循基本的原则，发挥电子信息化管理的作用与优势，提高档案管理的有效性。

参考文献

[1]王玉玲.信息化技术在工程档案管理中的应用[J].城建档案，2018（01）：12-13.

[2]王艳春.企业人事档案电子信息化管理的思考[J].兰台世界，2018（S1）：138-140.