大数据与档案管理模式的关系探讨

魏殿巍

摘 要：自国外学者提出大数据概念以来，大数据的运用便在各行各業中展开，档案管理也不例外。大数据时代的引来，影响着档案学的发展模式，核心是影响档案管理模式的变革。档案管理模式与大数据运用有可兼容之处，大数据更是为档案管理模式带来了新的机遇和挑战，如何利用好大数据为档案管理模式实现创新变成了值得思考的主题。

关键词：大数据;档案管理;模式变革

大数据时代的到来，使我们的生产生活发生了许多意想不到的飞跃。大数据不仅意味着容量的扩大，更重要的是对大量信息处理、整合后产生的价值。而处于大数据时代背景下的档案管理则在管理方法、管理模式，以及管理观念都受到不同程度的影响，不仅使档案管理面临许多新的挑战，而且也为改进档案管理方式指出了方向，提出了要求，所以转变档案管理模式是大势所趋。

1 档案管理模式的变化

1.1 技术手段的变化

置身大数据时代，传统的手工操作，计算机单一输入检出，已跟不上时代发展和数据增长的步伐。云计算的出现为档案工作者提供了新的技术支持。但是由于IT领域人才储备的不足，档案部门的云技术不能自主研发，为了能充分发挥云计算规模大、通用性强的优点，档案部门只能寻求与云计算服务商的联合，开发专门的档案管理系统。同时网络技术的应用也使得档案管理更容易受黑客的攻击，也会出现更多的漏洞，或者被人操控，泄密等问题。因此，技术手段的变革要求我们解决、控制好档案安全和技术自主团队研发的问题。

1.2 档案收集方式

传统档案管理都是文字记录，纸质保存，不利于查找，人工记录大量的档案一般更注重生成的结果，过程中的错误或者遗漏很难被发现，且纸质档案不利于长期保存，随着时间的迁移，纸质档案发黄和字迹不清的问题不可避免地给档案造成损失。再者管理人员重结果生成，轻过程把控，也容易漏掉部分档案信息，这对个人和单位都会造成不利影响。所以，大数据背景下，利用现代科技电子信息进行档案记录，既有利于长期保存，又可以随时随地调阅查询档案，相较传统方式更具灵活性和先进性。

1.3 档案管理部门职能义务的加重

部门职能义务不仅在于档案收集，还要做好大量档案信息的分类保存工作，满足绝大多数客户的不同需求，提高档案管理工作的地位。

2 大数据时代到来对档案管理的利弊

2.1 大数据时代于档案管理之优点

大数据时代的到来为档案管理提供了先进的技术，随着现代科学技术发展，更多先进的技术为档案管理的技术变革提供了条件。一是档案管理理念从传统注重保管数量到现代关注档案信息价值的转变;二是大数据为档案信息的保存过程与保存空间提供了更先进的技术，实现了由传统单一纸质保存方式过渡到电子储存的转变;三是纸质档案不易长期保存容易损失的现象得到了改善;四是实现了电子档案方便查询核证的功能，使档案信息资源得到了有效整合。

2.2 大数据时代档案管理面临之挑战

大数据时代的到来对传统纸质档案管理的保存方式带来巨大冲击，使其弊端暴露出来，但是由于我国现代科技起步晚，先进技术的应用与研发并没有很长的历史，各方面还处于不太完善的阶段，且电子信息使得档案管理安全性与隐私性受到挑战，在一段时间内还没有很好的解决措施与防治手段，相关的规定也不完善，造成信息的丢失与盗取屡见不鲜，给公民个人以及单位造成不同程度的损失。

3 应对策略与建议

3.1 意识的加强

首先由于在大数据时代到来，档案信息的急剧膨胀，使得档案管理的工作显得尤为重要，将会引起相关部门和人员的高度重视。再者，在大数据时代下，人们对档案管理的价值意识也会得到提升，对无价值档案或者重复档案的筛选剔除的准确率将会得到提升，对数字档案馆（室）的建设力度也会得到加强。

3.2 创新力度的加强

1）模式创新加强数字化服务平台之间的交流，充分利用网络基础设施，不同地区的规划建设注入数字城市，共享平台，加大对数字资源的深度利用。注重对专业人才队伍的培养。培养既会使用工具，还懂得使用数据的人才，与科研机构、政府以及社会多元领域加强合作，创新共享模式。2）创新服务内容大数据时代下，档案管理部门实现信息共享的任务更加艰巨、压力更大，档案信息的公开与更新成为一项重要任务，在信息公开的过程中，只有依法依规处理好涉密信息和非涉密信息之间的关系，才能保证涉密信息安全。同时，档案部门要实现人性化服务，根据客户需求改变服务态度，提高服务水平，努力实现个性化服务与智能化服务。

3.3 建立完备的法律规范

现在电子信息的隐私性与安全性问题的频发，得不到好的控制，根源在于相关法律的滞后，信息安全没有严格的管理制度，使得钻空子的人与行为时有发生，不能根除信息安全遇到的问题，要使档案信息安全得到合理有效的控制与解决，就必须尽快建立和完善相应的法律法规，以完善的制度来保证档案信息的安全。

3.4 建立档案安全体系

档案安全是档案管理工作的关键一环，档案安全管理是档案管理整体水平的基础。在大数据时代背景下，由于安全意识不强，管理方式不合理等各种因素，使得档案安全存在隐患，档案盗取与泄露时有发生，这就要求档案部门一定要做好安全防治措施，建立和完善档案安全体系，尽最大努力保证档案信息数据安全。

4 大数据下创新档案管理模式的要素

尽管数据化时代下，档案管理工作遇到了较多的难题，但相对于产生的巨大优势，档案管理模式向数据化管理转型成为必然。故大数据时代下，积极创新档案管理模式应该注重以下几要素：第一，培养正确的数据意识。大数据时代中，档案管理模式的前提是真实的数据，因此要培养正确的数据观念。档案管理中要注重实时产生的新数据，捕捉到档案资料中的隐藏数据以及其他与之相关的开放性数据。在档案管理过程中，将档案内容形成的数据和其他数据结合起来，形成区域关联，就能建立起正确的数据管理意识。第二，树立信息开放共享的思维模式。数据化下的档案管理模式更加注重对外的开放性，只有利用数据向对开放共享才能真正实践资源的再生利用。档案管理数据化，就是要通过数据信息的实时共享传播，为社会人们提供便利，创造价值。故共享式的档案数据管理方式极大地提升利用率，树立资源共享思维能够更好地产生联动效应。第三，搭建专业化的平台和培养人才。档案数据化管理模式需要具有处理数据的能力，即有对档案材料转变为供计算机和用户使用、处理和分析的数据化文本的能力。同时也要保证管理系统具有分析、抓取信息的能力，保证用户社会有接收到信息的能力，还要保证数据的存储、备份和安全的能力。故推广档案数据管理模式需要在国家层面建立专业化的档案数据协同处理平台，培养具有专业的数据分析处理运用能力的专业管理人员。

总之，随着现代科学技术的迅猛发展，大数据时代的出现，档案管理工作将面临许多新的问题和挑战，需要我们档案部门和档案工作者改进档案管理模式，创新档案服务方式，做好大数据时代的档案管理工作，更好地满足社会和广大人民的需求。

参考文献

[1]韩昌选，乐璐.大数据时代下信息数据安全的探讨[J].电子技术与软件工程，2013（24）.

[2]曹莉.刍议大数据时代的数据挖掘与精细管理[J].经营管理者，2013（18）.