做好中小学学校档案管理工作的信息化路径研究

张馨月

摘 要：随着档案事业的快速发展，我国中小学学校档案管理也进入到信息化管理阶段。本文围绕中小学学校档案管理工作中信息化建设的议题进行了探讨，概述了中小学学校档案管理工作信息化的优势，分析了工作中的不足，并在此基础上论述了中小学学校档案管理工作信息化建设的路径和建议，供相关人士参考。

关键词：中小学;档案;信息化

1 引言

檔案工作在教育行业改革及发展历程中发挥出不容忽视的作用。无论是总结历史实践经验，还是帮助教育工作者制定学校发展和教育策略，以及推动教育行业健康持续发展，都体现出多个方面的积极效用。对于中小学学校的档案管理工作而言，档案管理有效反映了学校发展的历程，同时也传承了学校发展改革过程中的优秀经验，是支撑和推动学校走向更好更快发展路径的重要支撑。近年来，中小学学校档案管理工作借助越来越多的新技术新设备而不断提高了工作覆盖面，为学校日常教学和管理工作提供了更加有力的基础条件。对于学校档案管理部门来说，必须结合国家档案发展的趋势积极探索档案管理的信息化建设方法和策略，推动档案管理工作发挥出更加积极的功能。

2 档案管理信息化建设的突出优势

在新时代背景下，中小学学校档案管理工作必须以更加科技高效的管理理念和管理方式来满足当前的学校发展和教育行业改革的需求。从档案管理事业的发展趋势来看，档案管理已经进入到信息化管理的阶段，这不仅是一种管理模式的升级，同时也是管理理念的升级。其优势体现在两方面：一方面，档案管理更加便利。信息化模式是基于现代化技术手段，借助信息网络设备来实现随时随地的档案管理工作，有效解决了时间和空间等因素的限制。档案人员解放了很多的劳动力可以更加方便快捷地对档案进行管理。对于学校的师生来说，档案信息平台中的内容能够更方便地查阅，因此档案信息化管理对于学校管理部门、对于广大教职工及学生来说都是十分便利的[1]。另一方面，档案资源开发和利用有更好的条件。原来的纸质档案需要很多的实物保存空间和保存设施，而且为了安全管理还需要创建适宜的温湿度等实物档案保存条件，这需要很多的资金成本并投入较多的人力。纸质档案保存的时间比电子档案保存的时间更短，这也是信息化管理的一大优势。通过档案管理信息化建设，原来的纸质档案被电子档案代替，投入的管理资金成本更低、配备的人员数量更少，而且档案管理的效率更高。档案人员能够节省出更多的时间和精力，这部分时间和精力可以用于档案资源的研究和利用中，为资源利用效率提高创建了有利条件。

总的来说，中小学学校档案管理已经初步从过去人力管理模式转变为信息化管理模式，传统档案管理工作中的信息滞后和信息不完整的问题得到有效解决，工作准确率更高，时效性更快，失误率更低。由于学校各个科室和各个部门采用了统一的档案信息化管理制度和管理流程，因此档案信息化管理模式为档案资源开发和利用创造了更好的基础条件。

3 档案管理信息化工作中的问题

在实际的档案信息化建设工作中，虽然目前已经积累了一定的经验，但是仍然有需要进一步解决的几个问题。

一是中小学学校档案信息管理系统需要进一步完善。档案管理信息化系统需要硬件和软件的优化配合。目前学校虽然配备了较完善的硬件设施，但是在软件方面存在短板。档案信息化管理水平的大幅度提升需要硬件的支撑，也需要软件的支持，只有二者有效融合才能发挥出档案信息管理系统的充分效能。实际工作中，中小学学校为各个科室部门配备了必要的档案管理硬件设施，但是在档案管理软件方面还有不足，档案管理采用的普适性软件，对中小学学校档案管理工作的个性化需求考虑不够，因此还需要结合中小学学校档案管理的实际情况进一步优化档案管理软件的性能，以更好地满足中小学学校档案信息管理的实际需求。

二是中小学学校档案信息化管理需要进一步加强工作的精细化程度。目前，学校档案管理工作相对粗放，缺乏更加精细化的考量，档案管理工作精细化程度不高。受到传统档案管理理念的惯性影响，档案管理部门已经习惯了档案的采集、分类、存储等基础工作面上，但是对于学校档案管理工作的创新，尤其是在服务性能的提升上，在档案资源的开发利用上还较为薄弱。未来，随着学校档案信息化管理系统的日益完善，管理的创新能力必须进一步提升，以推动档案信息化管理工作蒸蒸日上。

三是中小学学校档案信息化管理流程中存在的风险隐患需要更强的安全防控能力来为档案管理工作提供保障。在信息化档案管理模式下，越来越多的学校档案以电子档案的形式传输、存储和呈现[2]，在这些管理流程中存在着很多的潜在风险，一旦缺乏足够的风险防控能力就会给档案管理带来威胁或危害，给学校和个人造成损失。因此，随着中小学学校档案管理信息化工作的开展，安全风险技术和风险防控工作水平也需要加快提升。

4 档案管理工作开展建议

首先，在管理制度和管理流程方面加快完善的步伐。科学信息化档案管理制度是引导和规范档案工作人员进行档案管理和服务工作的重要参考[3]。通过积极向国内外同行取经学习，找准学习追赶的标的，意识到自身的不足，积极学习他人长处和优点，弥补自身的弱项和不足。鼓励学校档案管理人员研究创新，能够以积极进取的心态投入到档案信息化管理工作中，从日常岗位中的实际问题出发，加快攻克工作中的难题，探索出更科学的工作路径和策略，通过规范工作流程加快推动管理工作走上规范性道路。

其次，建立学校信息档案阅览室，探索档案普惠服务模式。随着纸质档案向电子档案的转变，加快推动档案开发利用效率。通过建设电子档案阅览室，为广大师生创建方便的档案查阅条件。通过构建互联网平台、微信公众号等信息技术提高学校档案信息的触达率，使学校档案资源能够普惠到更多的师生，为学校教育和办学提供技术条件。学校师生能够通过电子档案信息平台搜索查阅到需要的信息内容，使学校档案资源普惠到广大师生，提高档案管理服务质量和服务水平。

其三，加强电子档案的安全防控能力。学校电子档案的采集、传输、存储、查阅、研究等管理过程中所面临的风险比传统档案管理模式下所面临的风险更加隐蔽，这是信息化时代档案管理工作面临的突出特征之一。为了确保电子档案信息安全，从档案工作人员入手，加强岗位责任意识和信息安全防范意识[4]。通过健全学校档案保密制度、档案信息化管理制度、责任问究制度等，同时在重要场所设置必要的监控设备，对重要档案信息做好提前容灾备份工作，确保学校档案信息化管理的安全性。

5 结语

综上所述，中小学学校档案管理是学校加快教育改革，提高办学质量的重要手段。借助现代信息技术和网络设备，档案管理的效率有了大幅度提升，而且在工作及管理成本方面大大降低，为档案资源利用以及更好地服务师生创建了有利条件。

参考文献

[1]张益强.推行信息化教育促进学校发展[C].国家教师科研专项基金科研成果2018（四）.

[2]何玉兰.试论信息化时代学生学籍档案管理的数字化发展[J].现代职业教育，2019（10）.

[3]陈恒.浅析学校档案网络化管理的对策[J].学苑教育，2019（8）.

[4]王彩莲.分析档案管理的发展趋势——档案管理信息化[J].才智，2019（24）.