企业档案管理的信息化建设研究

孙慧

摘 要：档案管理是企业管理活动中的重要组成部分，开展该项工作可以为企业的发展提供最原始、最有效地参考资料，实现企业资源的合理配置、实现企业决策和部署的正确性。而信息技术的融入为工作量大、内容繁琐的档案管理工作提供了强大的信息支撑，不仅能高效的完成档案资料的收集、整理、存储和查阅工作，也能延长档案的使用寿命，并对现有的档案资料进行深度的挖掘和利用，全面提高档案的利用率，提高档案管理工作的质量和效率。但从目前的工作情况来看，档案管理的信息化建设仍然还存在着一些问题，比如信息化水平不高、队伍能力不高、管理体系不完善等，制约着档案信息化建设的进程。

关键词：档案管理;信息化建设;必要性;存在问题;有效路径

1 引言

随着信息技术的广泛普及和应用，企业各项管理活动也都顺应了时代的发展规律融入了信息技术，基本上都实现了管理活动的信息化建设，在节约了企业生产成本的同时也极大的提高了工作效率。而档案管理工作也不例外。档案工作的信息化建设则可以更好的保证档案资源的完整性、真实性和安全性，并还能通过新技术的便捷性、高效性和快速性不断的延伸用户的发展空间，拓展档案管理的发展方向，更能对档案资料进行深度的挖掘、利用与资源的共享，最大限度的提高档案资料的利用率，从而充分的发挥出档案资料的价值和作用，推动企业的长效发展。而通过对当前管理工作的情况来看，整体的效果呈现良好的态势，但在很多细节方面、容易被忽视的方面仍然还有一些问题需要我们重视并解决。

2 企业档案信息化建设的必要性

在一个企业中，市场经济活动越频繁、产生的各种数据、资源等也就越多，档案的范围和内容就愈加复杂和繁琐，单靠单一的人工管理模式极有可能会导致资料在收集、整理、储存过程中出现的异常，从而会严重的影响档案资料的价值和功能;另外大量的档案管理工作需要大量的管理人员予以操作，而为了确保档案的正确性，他们不得不花费大量的时间和精力来反复对比、核查，无形中就加大了工作的强度和压力，尤其是在数据出现纰漏的时候，他们是无法及时的找到问题的根源和责任的所在的，并且形成的大量资料是需要足够的空间来储存的。这既降低了工作效率，也是对企业生产成本的一种极大的浪费。

而信息化建设则不同，它不需要太多的人，也不需要占据太大的空间，档案管理部门只要利用现代信息技术、网络技术等技术和设备，就能对本企业所形成的大量的档案资料包括文件、视频、图像、影像等进行深度的收集、全面的整理，同时还能按照类别在对应的信息技术模块中进行分类、归纳、储存和共享。整个工作流程简洁、有序，在提高了工作效率的同时也能节约生产成本，更能确保档案资料的完整、安全与准确。除此之外，信息化建设还能通过便利的网络系统有效地衔接起每个部门、每个环节，确保信息资源的管理和储存，实现档案资源的整体性和共享性，因此无论是从企业角度分析，还是档案管理本身分析，实现信息化建设都是必然的。

3 当前企业档案信息化建设中存在的问题

1）从管理队伍分析。一般在开展管理工作时都忽视了档案管理工作的全面性和整体性，加之档案管理部门也没有专门的场所和专职人员来开展工作，造成人员短缺、管理滞后的现象;其次档案管理人员都对网络化信息技术的接触较少，学习不深入，熟练程度也不高，管理起来较为困难，即使有最先进的现代化设备，没有专业人员操作，也得不到有效的利用，档案管理的信息化建设依旧无法正常运行。

2）从资源利用分析。虽然企业引进和购买了一些必备的信息技术设备，但整体的利用率并不高，大多数的设备还处于基础功能的使用阶段，比如利用计算机完成信息的输出和输入功能，对于较为深奥的技术和功能并未得到深入的挖掘和利用。半人工、半自动的工作现场是极为普遍的，成本高、效率低。其次，内部的信息化管理系统并不兼容。由于档案软件的更新频繁，造成电子档案的载体在不同的软硬件环境下互不兼容，极易造成档案的衔接不当，甚至会使具有价值的一些档案无法长期的完整保存。

3）从企业投入分析。很多企业领导层乃至普通职工都对档案管理信息化建设有着极为片面的认识，普遍热为该工作对经济的建设没有太大的关联，这就影响了信息化建设的进程。其次，由于缺乏正确的认识，企业也无法对信息化建设制定出完整的工作规划和管理体系。比如每个部门的档案管理在结构上、格式上、属性上都有很大的差异，档案部门难以有效的整合及处理这些不同类型、不同标准的资料，不利于统一管理。

4 企业档案管理的信息化建设的有效路径

1）转变管理理念。观念的转变是做好档案管理信息化建设工作的基础和前提，针对当前的发展形势，企业要加大对档案管理重要性的宣传力度，正确引导人们对档案管理工作作出正确的判断，而各个部门也要积极配合档案管理部门的工作，规范档案技术，为信息化建设营造良好的环境。

2）加强队伍建设。队伍的建设要从源头抓起，这就要求单位的组建专业管理队伍的时候严把质量关。一方面可以与高校合作，从中选择那些对口专业的毕业生，另一方面在招聘社会人才的时候也要注重其思想、作风、曾经的工作经历、具备的技能等方面，确保应聘人员能有安全意识、保密意识和竞争意识。另外，对于在职人员，单位要定期组织管理方面、信息技术方面以及档案知识方面的专项讲座、教育培训会等，让管理人员能及时的更新、补充和完善自己的知识框架和业务技能，尤其是信息技术方面的人才更是重点培养对象。单位可以鼓励管理人员参加一些社会举办的培训班，或者聘请专家、教授来单位开展信息技术教育活动。全方位的为队伍建设提供平台和便利。

3）完善管理体系。企业必须要根据具体的工作要求和需求来加快档案的信息化建设工作，让纸质档案尽快过渡到资料的数字化和网络化。在档案收集、储存过程总要进一步规范档案的格式、标准和结构，提高档案的结构化水平，以便更快速、更准确的利用信息技术对档案进行高效的分析和利用。对于不同种类的、不同来源的档案资料要根据具体的情况尤其是价值的高低进行分类整理和储存。其次，要配置先进的数据分析工具和云计算方法，采用现代的统计学方法挖掘档案信息，将其中不重要或者没有利用价值的内容剔除掉，降低价值的大数据信息转变为高价值密度的分析结论。最后，要加大对网络安全的监管力度，比如任用专门的技术人员监督管理网络系统，配备防护墙、植入入侵检测系统等;或者在每個软件或者档案管理的模块中设置密码和权限，只有授权之后才能浏览极为重要的资料;定期对使用中的各种软硬件设施进行维护、更新和升级，以此增加档案系统的安全性和系统保障。

5 结语

档案管理工作的信息化建设不仅是企业档案工作发展的内在需求，也是时代发展对企业档案管理工作提出的新要求。因此企业要认真对待档案管理的信息化建设工作，通过加大宣传力度，让其重要性渗透到企业的各个角落，同时运用并运用新方式、新手段和新的队伍，提高工作效率，进而推动该工作的进一步发展。

参考文献

[1]殷景华.企业档案管理的信息化建设[J].神州（上旬刊），2018.

[2]杨昊.企业档案管理的信息化建设[J].商场现代化，2015，000（003）：121-121.

[3]张静蕾.论国有企业档案管理的信息化建设[J].管理观察，2017，（10）：34-35.