档案信息化建设的几点思考

富秀晴

摘 要：档案信息化建设是关乎企事业单位发展的一项重要工作，从某种层面来说，也是对我国经济建设的一种推进。

关键词：档案信息化;问题;决策

1 前言

随着信息化技术在我国各行各业的蔓延和应用，其已经成为我国发展必不可少的一项先进技术，信息化建设也是我国与世界接轨的一项重要的建设工作。在档案管理过程中，如果可以用到信息化管理技术，将可以有效地提高企事业单位档案管理效率。

2 档案信息化建设的含义

档案信息化指的是在档案活动当中使用网络技术、通讯技术等高科技手段来完成档案信息资源的管理以及开发等。究其实质，是对档案管理模式以及工作方式的一种转变，逐渐的从传统化的档案实体保管迈向现代化的信息化管理。但是由于该项技术发展的比较短暂，关于档案信息化建设的理解以及认识方面还存在非常多的偏差以及不足，因此在思想观念上还需要持续性的更新以及突破。

3 档案信息化技术与制度建设

1）档案信息化技术。档案信息化建设属于一项技术型，涉及面比较广泛以及资金比较密集的工程，在建设中一定要遵照相应的技术标准以及原则，最终可以实现全市档案部门之间的信息资源共享，并且可以广泛的开展一些联机检索以及联合编目等业务，这样可以进一步的促进交流，彻底改变之前各自为政的局面。在这种基础之上，进一步的连接区域网以及广域网，使得国家档案信息资源的布局得到优化。与此同时，还要重视档案信息化以及社会信息化之间的协调化发展，争取把档案信息化建设纳入总格局当中，加快档案事业的持续性发展，争取推动国家得到持续的发展。

2）硬件设施。管理的信息化建设首先需要从硬件设施进行改革，硬件设施是档案管理工作能够开展的前提要素，如果不能保障硬件设施的质量，档案管理的质量也会受到影响。档案管理的硬件设施包括计算机、存储区域、数据库、局域网等，这些组成了档案管理的支撑平台。

3）制度建设。要保障档案信息管理模式的健全化，就需要和先进性，科学性的管理技术以及相应的管理理念相结合，在现代化的社会发展中，科技一直在不断的进步，这样以来就对档案管理水平的提升起到了很大的促进作用。不断的改进档案管理的模式以及技术，可以进一步对档案管理的发展起到拖动的作用。档案管理的具体水平对档案信息价值的发挥起到很大的影响，为了保障档案信息可以在很大程度上发挥出比较大的价值，档案部门的相关工作人员一定要持续的改进档案管理的相关水平，还需要进一步完成档案管理体系的持续优化，要不断的改革之前传统的档案管理模式，这样以来才会更好的和现代化社会的需求之间相适应。

4 档案管理信息化的运用现状

1）管理员综合素质不高。目前由于一些单位的档案管理人员对档案的管理工作未进行深入的了解，导致绝大多数的档案管理工作还是按照最传统的方法开展。相比较于专业的档案管理人员，缺乏先进的理论实践知识，较少掌握先进的档案管理方法，未能意识到档案管理信息化建设的重要性。除此之外，部分档案管理人员缺乏对档案管理工作的热情，不思进取，不擅于主动学习先进的档案管理方法。所以，目前的档案管理人员资质不足。

2）档案检索效率不高。虽然档案的检索已经不断趋向自主化，但目前仍有很多单位还是采用的传统的信息检索手段，一般采用效率较低的人工检索手段。人工检索不仅效率较低，而且对于经验丰富的档案管理人员也需要一定的时间才能够正确检索。虽然很多单位在原有的检索方式上不断进行创新，编制出新的检索工具，但在效率上还是无法追赶信息化档案管理模式。

3）重视程度不够。随着互联网的发展进步，不少单位都已引进档案信息化管理模式，但是实际的运行效果却并不是那么理想。最主要的原因是单位的档案管理人员对档案信息化管理的重视程度并不高，不能充分认识到档案管理的便利性和重要性，对于很多档案未能及时进行归档处理，从而导致了信息的遗漏。由于很多单位的档案管理人员不是善于接受新事物的年轻人，思想模式较为陈旧，对档案的管理仍然坚持纸质档，人工操作，不能意识到网络处理的方便和准确，对档案的信息化管理起不到促进作用。

4）档案信息化技术落后。档案信息化建设属于一项技术比较密集型的工程，在信息化的建设中，技术属于比较重要的支撑。当前档案信息化仍然处于发展当中，技术方面存在一定的差距，比如：压缩技术，数据存储以及检索技术等，关于这些技术还不能比较熟悉的掌握。与此同时，非常的难以使用电子文件以及数字化来完成档案的管理。因此如何更好的把关键技术应用到档案工作中去，属于迫切需要解决的问题。

5 进行档案宣贯培训

1）加强对档案信息化建设的认识。随着时代的发展，我国的信息化水平越来越高，档案信息化也就成为大势所趋。目前在各行各业中，由于计划经济时代将大部分的精力都放置在了经济建设中，而在档案管理系统中投入的资源较少，导致了目前众多企事业单位的档案管理水平并不高，归根究底还是对档案管理的重视不足。为了解决当前某些档案管人员因为意识不足而导致档案管理水平不高的问题，需要企事业单位强化各人员对于档案管理信息化的认识，应用相应的媒介平台撰写宣传文章将档案管理信息化的优点和意义在企事业单位内大力宣传。

2）宣贯培训。一般来说，在进行宣贯培训时，档案管理人员要针对归档范围、归档要求、归档方式等方面的宣贯。其主要特点来确定归档的具体内容，且在后期检查的过程中，可以针对上述的文件资料进行严格的审查，并给出相应的调整意见，这也是另一种形式的宣贯培训。

3）全面提高档案工作者素质。想要从根本上实现档案的信息化建设，培养一批管理型、复合型以及技术型的人才是非常重要的。因此可以利用岗位培训、法律学习以及继续教育等方式使档案人员掌握更多的法律、经济、历史等现代化的管理内容，发展为精通业务以及具备创新精神的有用人才。与此同时，广大档案工作者应该主动的学习信息技术以及现代管理等知识，只有这样才可以成为档案信息化管理当中的实用型人才。

4）加强档案信息化技术的应用。档案信息可以对人们的社会实践活动进行比较真实的反映，为了给企业、政府以及人们提供相应的文件以及信息，我们一定要对档案信息实施全面性的管理，这样将会非常的利于人们进一步的完成决策。社会一直在迅速的发展，关于档案信息的数据也在不断的出现增加的趋势，规模也变得非常大，如果在工作的过程中，利用之前比较传统的管理模式进行处理这些档案信息，在很大程度上会使得工作出现一定的失误，这样就会和社会的发展要求之间无法更好的适应。因此我们一定要使用一些比较先进的设备以及技术进行处理这些档案信息，保障档案在管理的过程中更加的面向信息化以及现代化，更好的造福于人类。

6 结束语

管理模式的变革是时代变迁下的必然产物，在过去20年，档案的管理从纸质化过渡到了电子化，而经历过信息技术革命后，从电子化过渡到信息化是趋势所在，也是目前我国发展和社会进步的重要环节。在进行档案信息化建设的过程中，需要注意多项问题，需要进行深入研究，希望本文提出的幾点可以为同行作出参考。

参考文献

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