分析行政档案管理中的信息化技术的应用

景申

摘 要：近几年来，我国互联网技术的发展水平越来越高，其在各行各业的经营管理工作中的普及程度也越来越广泛。基于此，文章就行政档案管理中的信息化技术的应用价值、行政档案管理中的信息化技术的应用流程以及行政档案管理中的信息化技术的优化应用措施进行了分析。

关键词：行政档案管理;信息化技术;应用价值;应用流程;应用措施

1 引言

21世纪是信息时代，互联网信息技术的飞速发展，在很大程度上也提升了我国各个领域的工作效率。因此，行政档案管理中的信息化技术的应用价值也较高。

2 行政档案管理中的信息化技术的应用价值

1）有利于提高行政档案管理工作的质量。在行政档案管理工作中，应用信息化技术，其首要意义就是有利于提高行政档案管理工作的质量，具体表现为：第一，通过应用信息化技术，可以统一档案资料的格式和字体，且在实际的档案管理工作中，不需要工作人员进行手写，在很大程度上也促使行政档案管理工作朝着规范统一的方向不断发展，为后期的档案信息的查阅和使用提供便利;第二，通过应用信息化技术，还可以有效节约单位的人力资源，保证档案管理工作的质量[1]。

2）有利于提高行政档案管理工作的效率。在行政档案管理工作中，应用信息化技术，还有利于提高行政方案管理工作的效率。具體表现为：第一，我国传统的行政档案管理工作一般都是采取人工的方式来实施的，在档案的收集和整理方面都需要人工进行，工作人员的工作量较大，通过应用信息化技术，可以在一定程度上解放人力，提高行政档案管理工作的效率;第二，应用信息化技术，还可以有效的节约单位的人力成本和时间成本，提高整体工作效率，进而将档案管理工作转化为生产力。

3）有利于充分发挥时间和空间的应用优势。在行政档案管理工作中，应用信息化技术，还有利于充分发挥时间和空间的应用优势，使得但闻的档案管理工作摆脱时间和空间限制，有效利用新时期下的互联网的优势作用，方便档案信息的使用者在任何时间、任何空间进行档案查询和使用，实现行政档案管理工作的创新发展。

4）有利于实现信息的共享。在行政档案管理工作中，应用信息化技术，还有利于实现信息的共享。具体表现为：第一，通过应用信息化技术，可以帮助相关工作人员进行的所需要档案资料的复制和共享，提高档案信息的利用率;第二，通过应用信息化技术，还可以建立电子档案，为档案信息的多次使用和共享提供便利;第三，通过应用信息化技术，不仅可以实现档案信息的共享，且档案信息在共享使用的过程中也不会发生变化，可以有效保证档案信息的完整性[2]。

3 行政档案管理中的信息化技术的应用流程

1）档案信息的收集整理。我国传统的行政档案管理模式是人工干预的方式，在实际的档案管理工作中，需要采取手动的方式进行档案信息资料的整合、记录和储存。信息化技术大范围应用的今天，则多是以实物档案和数字档案结合收集整理为主。在具体的档案信息收录过程中，对于经常出现的文字信息填补不标准、内容不够完整或者是字迹模糊等现象，在信息化技术的处理模式下，行政档案管理人员则会利用电子化的收集手段，进行档案信息的收集和整理，一旦出现上述问题，需要利用信息化技术进行补充。另外，行政档案管理人员还需要充分利用信息化技术的优势，制定有效的电子档案，规范档案信息内容，方便档案信息进行整理和保存，并利用信息化技术进行档案的排序。

2）档案归纳和分类。无论传统的手动归档还是利用信息化技术归档，在档案信息的归纳和分类方面，都会由于，比如：归档人员的认知差异、人为的工作疏忽、建档体系变化等诸多因素，出现档案信息资料的归类错误。在应用信息化技术进行档案归纳和分类的过程中，一方面可以更直观地理清建档思路，从最开始就设计好档案架构，方便后续工作的开展;另一方面，电子档案建立过程中，通过关键词、备注或者分类等方式，有利于将不同卷宗、不同类型但有结合使用需要的档案间建立关联。例如，某档案资料按照用途进行分类，属于A类，但是，由于在近期的档案资料的使用过程中，随时会用到B类的内容，在这种情况下，档案管理人员就可以将其也归类到B类，并加以说明，为档案资料的后期使用提供便利。

3）档案信息的查询和提取。在信息化模式下，行政档案管理人员利用信息化技术，可以采取便捷的查询方式，进行档案信息的查询和提取，在实际的信息查询和提取过程中，可以同时提取多个文件。档案管理人员还可以设置相关的信息代码，以此来实现信息的准确提取，避免其在提取过程中受到同类的信息的干扰，影响档案信息的正常使用。另外，档案管理人员应用信息化技术，还可以实现信息的远程提取和使用，避免档案信息在使用过程中出现丢失和损毁等现象。

4 行政档案管理中的信息化技术的优化应用措施

1）树立信息化档案管理的理念。在实际的行政档案管理工作中，要想提高行政档案管理工作的水平，充分发挥信息化技术的作用，首先需要做到就是树立信息化档案管理的理念。为此，第一，管理人员需要树立信息化的行政档案管理理念，利用信息技术提高行政档案管理工作的科学性;第二，需要建立完善的监督考评机制，加强对信息化档案管理工作的重视，落实各项信息化的管理措施;第三，要加强对信息化管理模式的宣传，将信息化档案管理纳入相关人员考核标准中，并结合相应的奖惩措施，不断提高管理人员的信息化管理的意识，对管理人员的日常行为进行约束，有效的提高档案质量。

2）建立完善的动态化档案信息管理机制。在实际的行政档案管理工作中，单位还需要建立完善的动态化档案信息管理机制。为此，第一，需要明确行政档案管理工作的重要性，从而加强对行政档案管理工作内容的了解，可以在此基础上建立动态化的档案信息管理机制，对于常规档案利用，以信息化技术代替传统的人工管理模式，降低档案管理人员的工作量，提高工作效率;第二，还需要结合到当前的信息化技术进行行政档案管理工作的改革，利用信息技术平台进行行政档案信息内容的实时更新，提高单位行政档案信息内容的价值。

3）提高档案信息管理人员的综合水平。信息化技术的广泛应用，为行政档案管理工作也带来了新的发展契机，但与此同时，也带来了新的挑战，对于行政档案相关管理人员的专业水平以及素质能力等方面的要求相较从前更高了，这就需要单位加强对档案信息管理人员的培训，不断提高档案信息管理人员的综合水平。为此，第一，单位需要结合自身行政档案管理工作的实际和需要，适当的提高档案管理人员的招聘门槛，加强对档案管理人员的专业知识、职业道德以及技术能力等各个方面的把控，使其满足档案工作的整体发展要求;第二，要加强对在职的行政档案管理人员的培训，加大培训力度，不仅需要培训档案管理人员的基本业务能力和信息化水平，还需要培训档案管理人员的职业道德水平，以此来为行政档案管理工作提供源源不断的人才支持[3]。

4）注意总结经验，结合工作实际进行档案工作。在实际工作当中，由于不同单位的性质不同，利用档案的方式也存在差别。档案工作者在长期的工作中应当注意积累经验，总结档案利用的方式，调整整理档案的方式和方法。尤其对于综合利用的情况，要善于梳理归纳，注意建立档案关联，提高利用效率。

5 结束语

总而言之，信息化技术的发展和广泛应用，给行政档案管理工作也带来了新的发展机遇，为此，单位需要加强对信息化技术的分析，增加资金投入，利用信息化技术进行行政档案管理工作，最终提高档案管理工作的水平。

参考文献

[1]陈久丽.基于信息化背景的企业档案管理改革思考[J].管理观察，2019（25）：11-12.

[2]杨元理.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考分析[J].明日风尚，2018（15）.

[3]宋艳恒.浅谈档案归档管理及信息化技术的应用[J].明日风尚，2018（23）：332-332.