推进档案信息化建设提升档案管理水平

刘新明

摘 要：档案管理工作在不断发展的过程中，需要与先进的信息技术相结合，这样才能发挥出档案管理的作用，使各项档案能够得到科学安全的管理。信息技术已经渗透到各个行业之中，并推动各行业实现转型和突破，这就使得信息资源变得更加珍贵。档案管理人员要积极学习先进的信息技术和档案管理知识，能够将二者有机结合，保证档案管理工作水平和效率不断提升，使档案工作更加规范。

关键词：档案信息化;建设;档案管理

档案作为一种重要的信息资源，在对其进行管理时，必须要采用先进的信息技术予以保障，这样才能提高档案管理水平，使档案能够得到有效而稳妥的保管，并满足相关人员的需求。广大档案管理人员要积极学习先进的知识，掌握信息技术，拥有信息化管理意识，这样才能更好地开展档案管理工作。档案信息化建设可以保证各项纸质档案迈向数字化发展方向，使各项档案能够得到科学的管理。通过档案信息化建设，可以保证档案得到迅速存储，并进一步提高档案的使用价值。相关人员只需要随时对档案进行查阅，就可以迅速获取所需资源，因此，加强档案信息化建设很有必要。

1 网络时代档案管理工作的特点和意义

首先，档案管理将会迈向信息化和数字化方向。在网络时代下，档案信息将会转变成计算机可以识别的代码，这样就可以保证各项档案资源得到高效的保存。人们在应用档案时可以随时利用互联网满足其使用需求。采用先进的网络技术可以将各种数字化档案信息相结合，保证各项信息得到高效的管理传输和检索，实现档案信息共享。在档案工作中采用网络技术，信息技术对档案资源进行管理，就可以保证档案更好地发挥作用。档案管理人员可以保证各项资料得到高效的收集和整理，确保各项信息能够随时得到交流。

实现档案信息化建设可以保证信息在第一时间内得到共享，使用人员之间的壁垒将被打破，各项资源可以随时得到利用，并实现安全保存。目前，传统的档案管理方式还存在一些问题，档案管理人员需要拥有先进的档案信息化管理意识，充分适应信息化所带来的一系列改变，保证工作方法与时俱进。随着时代的不断发展，各企业和机构对于档案管理工作日益重视，如果继续采用传统的工作方式搜集和整理档案，就会影响档案管理工作效率的提升，还可能会出现档案丢失等问题。加强档案管理信息化建设可以保证档案得到高效的收集和整理，在存储是也会更加方便，不必占用太多空间，使档案管理人员能够提高工作效率，不必投入大量的精力去做重复的工作，有更多的时间去提升自己，保证档案管理工作高效开展。

2 档案信息化建设面临的挑战

在互联网的影响下，档案管理工作变得更加复杂，在开展档案信息化建设时，虽然档案管理人员可以保证各项工作高效开展，同时还可以进一步保障档案的安全，但还是会存在一些问题。首先，实现档案信息化建设后，档案不再是传统的纸质文件，而是以多种形式呈现在档案管理人员的面前，档案的来源也不仅限于纸质文件，各种电子文件均会成为档案的重要组成部分，这就需要加强对档案材料的整理和收集。档案信息化建设可以保证信息资源的传递不再受到时间和空间的限制，但同时也存在一定的安全隐患。比如，由于互联网的开放性，就会导致一些病毒和黑客入侵系统，造成档案丢失、被篡改或泄露，这样不仅会影响到客户的信息安全，还会给档案工作造成十分不利的影响。

3 档案信息化建设的原则

首先，在开展档案信息化建设时，要保证各项工作更加规范。在对纸质档案进行保存时，需要通过扫描等技术将纸质档案转化成计算机可以识别的数字化档案，然后再结合相关要求对其进行保存。第二，要保证档案信息的安全，采取有效的安全防范技术，避免黑客或病毒对档案的信息数据进行篡改或泄露。要充分利用互联网的优势进行档案信息化管理，同时也要考虑到互联网的开放性所带来的安全隐患，采取针对性的防范措施，进一步保证各项数据的安全。第三，档案信息化建设的目的就是要提高档案管理的效率，有效提高企业的效益，进一步减少人力和物力的浪费。因此，要将更多的纸质档案转化成数字化档案，满足用户的需求，降低企业的运营成本。

4 提高档案信息化建设水平的建议

4.1 提高档案管理信息化水平

在开展档案信息化建设时，要保证电子档案和电子文件的完整性，仔细对电子文件进行确认，并做好相应的收集与整理工作。搭建完善的一体化信息库，对电子文件进行鉴定和归档。要购置先进的设备负责档案管理，确保各项技术得到落实，有效提高档案管理水平。要应用数字化技术保证传统档案转换成数字化档案，为更多部门和人员的工作提供可靠的信息保障。档案人员需要结合相关法律法规和制度对档案进行整理和保管，善于运用信息技术处理工作。

4.2 保证档案信息化建设的安全性

由于档案涉及的信息众多，而且许多信息需要严格保密，这就需要对档案进行妥善保管，全面保证档案的安全。档案工作人员要明确自身职责，树立安全防范意识，严格把控档案，避免档案丢失。要制定严格的制度，一旦发现问题，就要在第一时间内追究责任人，这样就可以更好地约束工作人员的行为。在档案信息化建设的过程中会不断利用网络技术，在这一过程中虽然可以给档案管理工作带来许多方便，但同时也增大了安全隐患。需要建立完善的防火墙，并采取辅助技术，避免黑客或病毒侵入系统。根据电子档案的类型，建立与之相对应的使用规范与方式，确保档案能够得到合理利用，还要明确档案的使用程序，严格按照相应的步骤进行操作。要明确档案的使用权限，加大审核力度。

4.3 构建先进的档案管理体系

为了实现档案信息化建设，就要拥有现代化管理思想，树立明确的目标，构建完善的档案管理体系，发挥出计算机等先进技术的作用，保证各项工作能够严格按照相关标准进行操作。档案管理人员要严格遵循相应的制度开展各项工作，这样才能保证档案信息化建设落到实处。要保证档案管理的安全，建立与之相关的安全管理体系。要建立完善的档案库房，环境进行有效控制，保证温度和湿度适宜，避免出现虫害和档案发霉等情况，同时，还要结合国家的相关标准做好防火防盗工作，要加大对库房的投入力度，建立先进的自动化控制系统。要不断提高档案的保管質量，对于一些档案要及时进行补救，可采用缩微、裱糊、翻拍等技术使重要的档案得到妥善保管。要积极利用先进的计算机技术构建完善的数据库，为档案信息化建设提供强大的后盾。要加强对档案管理人员的培训，使档案管理人员的技术技能不断提高，同时具备良好的职业道德，对工作充满责任感。要引进素质过硬的年轻档案人才，为档案管理队伍注入新的血液。专业的档案管理人才是实现档案管理信息化的中流砥柱，为缔造现代化档案信息管理体系奠定坚实的基础。档案管理人员要做到与时俱进，不断完善现有的工作方法，突破传统的管理理念，就可以使档案管理工作充分展现出自身价值。

总之，在开展档案信息化建设时，需要充分做到以档案为本，在保证档案安全的情况下，确保档案资源得到高效的整理与存储，方便人们随时进行查阅，有效实现档案资源共享。档案工作人员要对本职工作认真负责，不断学习先进的技术和知识，并将其运用到工作之中，就可以使档案更好的用户服务。

参考文献

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