浅析企业档案信息服务的优化策略

林文静

摘 要：企业档案作为企业活动的真实记录，其承载着企业发展的全过程，其对企业的生产、企业记忆传承和企业文化弘扬都具有极为重要的意义。在当前新形势下，需要重视先进技术应用，积极对企业档案信息服务进行优化，使企业档案能够更好的服务于社会的发展建设。文中从新形势下企业档案信息服务的特点入手，分析了企业档案信息服务面临的挑战，并进一步对企业档案信息服务的优化策略进行了具体的阐述。

关键词：企业档案;服务;特点;挑战;策略

档案作为企业最为基础性的工作，同时也是企业管理工作中较为重要的组成部分。在当前企业改革不断深入的新形势下，为了更好的发挥出档案工作的重要效能，则需要积极推进档案服务理念和服务模式的创新，全面提高企业档案信息服务水平，为企业各项工作的有序开展打下坚实的基础。

1 新形势下企业档案信息服务的特点

1.1 服务主体规范化

企业档案信息服务工作中，服务主体为企业档案室及档案工作人员。在当新形势下，对于档案信息的安全性和规范性、档案人员的专业技能都提出了新的要求，企业在实际发展过程中对于档案的价值也越来越重视，并在工作中加大了对档案信息化建设的投入，这也为档案信息服务水平的提升打下了良好的基础。

1.2 服务客体中心化

在当前信息化时代背景下，档案利用服务需求增加，而且用户不仅是档案使用者，同时也是档案传播活动的参与者和使用效果的反馈者。企业档案信息服务开展过程中，需要基于用户信息需求作为出发点，积极构建档案信息产台，以便于为档案利用者提供档案查询、借阅和文件浏览等信息服务。

1.3 服务内容知识化

在当前企业档案工作中，需要使档案积极服务于企业生产，进一步提高档案利用价值，并加快推进档案信息內容的知识化转变。因此对于企业档案工作而言，在做好档案信息收集、整理和存储的基础上，还要积极做好档案信息开发、编研工作，从而为档案利用者提供知识化的档案服务内容。

1.4 服务策略技术化

在当前信息化时代背景下，需要重视新媒体技术在档案信息服务中的应用。具体可以借助于手机APP档案客户端进行档案借阅、归还和统计等服务，进一步提升档案信息服务的主动性和个性化，确保档案信息服务质量。

2 企业档案信息服务面临的挑战

2.1 企业档案信息资源服务规划滞后

企业档案无法为企业带来直接的经济效益，这也使企业档案工作一直没有受到重视，特别是在档案信息服务开展过程中缺乏有效的宏观指导和规划，档案管理工作与企业其他业务工作存在脱节的问题，档案信息服务也无法满足新时期企业发展需求，无法有效的发挥出档案对企业发展的促进作用。

2.2 企业档案信息资源开发层次较低

在当前企业档案信息服务工作中，档案人员往往更重视档案的收集、整理和编目工作，对于档案信息的开发较为忽视，而且对档案编研工作开展不够深入，严重影响了档案信息开发的广度和深度。另外，企业档案内容中存在一些商业机密，需要对档案使用者的范围加以限定，这在客观上对于企业档案信息的开发带来了制约。

2.3 企业档案信息资源服务方式单一

在当前大部分企业档案信息服务工作中，档案服务方式往往沿用传统的服务手段，服务存在较强的被动性，而且档案服务也只是借阅、复制等浅层次的利用服务为主。档案信息管理也局限于基础数据的管理，对于大数据技术和云技术的应用不足，无法及时为档案利用者推送需要的档案信息服务，与档案用户之间也缺乏有效的沟通。

3 企业档案信息服务的优化策略

3.1 提高对企业档案的重视度，整合档案信息资源

由于企业档案在企业发展中发挥着非常重要的作用，这就需要对企业档案的重要价值有一个充分的认识，并将其纳入企业整体发展规划中来，积极推进 企业档案工作的和各业流程的有效衔接和重组。同时企业档案数量和载体的变化，需要深入挖掘企业档案信息的潜在价值，并对企业档案信息进行整合。在实际档案信息服务工作开展过程中，需要重视大数据技术和云计算技术的应用，提取到有价值的档案信息，更好的发挥出档案信息的重要价值。

3.2 改变服务意识，提升软硬件水平

目前企业档案服务工作在实践开展过程中，由于主动性不足，往往档案使用者还需要自行对档案室进行查询，档案管理人员的工作也只限于档案收集、整理和保管，档案服务工作往往被忽略。针对这种情况，需要改变档案服务意识，积极提升档案服务的主动性，以此来促进档案服务水平的提升。特别是在信息化时代背景下，企业档案工作也需要与时俱进，重视先进技术的应用，配备完善的软硬件设施，为企业档案信息化建设工作筑牢基础，进一步提高企业档案信息化和网络化水平，为企业档案信息服务质量和水平的提升提供重要的技术保障。

3.3 创新档案信息服务方式，打造个性化服务

在当前企业档案信息服务开展过程中，通过将信息服务与社会媒体相结合，树立以人为本和用户至上的服务理念，积极对档案信息服务方式进行创新，进一步提高档案信息服务的质量。同时还要重视打造个性服务，具体要针对不同应用打造不同的主题，针对档案编纂宜从企业历史和人事等方面做好档案信息的收集工作，以此来为档案用户提供一站式服务。并要重视网络远程查询及个性化服务的结合，形成交互，在交互过程中提高档案信息服务水平。另外，还可以基于用户检索习惯来为用户提供推送信息，进一步提高档案信息服务的质量和水平。

3.4 开展档案咨询服务，提升档案服务价值

在当前企业档案服务工作中，多以提供档案资料、并为归档和利用过程中的疑问进行解决等内容为主，解答方式一般以单一化和程式化为主。而且档案服务质量的高低也完全取决于档案管理人员自身的综合素质，利用者获取的档案信息具有孤立性和碎片化的特点。针对这种情况，在当前企业档案服务工作中，企业档案管理者宜针对企业自身的专业技术的特点，基于不同层次和专业需求来为用户提供更具专业性和实用性的档案咨询服务，特别是要重视对作为知识载体档案的开发和利用，这直接关系到企业核心竞争力的提升。另外，档案部门还要基于不同载体、不同层次和不同题材来开展深层次的档案编研工作，更好的发挥出档案企业经营活动中的重要作用。

4 结束语

在当前新形势下，企业档案工作加快了信息化和网络化的发展，档案信息加快了共享的步伐，这为企业档案服务质量的提升奠定了良好的基础。对于企业而言，还需要抓住机遇，结合企业自身的实际情况，积极转变档案服务理念，创新档案服务方式方法，更好的发挥出档案在企业发展中的重要作用。

参考文献

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