大数据条件下档案工作发展对策探析

刘畅

摘 要：随着我国政经文社的快速发展，档案管理工作以其机密性较高、政策性和专业性较强的主要特点，在行政管理工作中发挥着举足轻重的作用。大数据时代的来临，人们日常的生产生活和工作学习等方式都出现了翻天覆地的变化，对今后档案工作的开展带来了全新的思路和挑战。现阶段，机关档案工作的开展持续着任务量大、档案数目种类繁多等局面，对档案处理的速度和质量也有了更高的要求，对专业技术人员个人能力素养的需要也有所提升。下面，本文将对大数据时代信息档案工作的背景和现状进行简要的分析和阐述，并对其工作的开展提出几点有参考意义的建议，助力其发展和进步。

关键词：大数据条件;档案工作;发展对策

1 前言

大数据时代是信息处理的时代，是一个通过计算机网络技术进行各方面数据处理的时代。现阶段，云计算、互联网+、社交平台等技术都为人们的生活带来了极大的便利。当下对档案的管理模式也要根据时代的特点进行一系列的调整和改进，以便充分满足该时代下大量的信息处理需要和储存需要。

2 大数据时代的现状

2.1 大数据的概念

大数据一般指海量的数据资源，无法通过现有的主流工具进行处理的信息资源。现阶段的行政管理等过程中，如何在合理的时间内有效解决数据的提取、分类、处理和储存成为大数据条件下档案工作开展的一项重点工作。为了满足档案信息数据准确有效的要求，就必须摒弃传统的抽样调查分析，从而对整体的数据进行全面的分析和研判，从而得到最真实有效的数据，推动和促进档案事业的发展。因此，现阶段大数据的定义被普遍认为是任何超过一台计算机信息处理能力的庞大数据资源体系。

2.2 研究现状

中国的大数据研究事业发展起步较晚，相较于西方发达国家而言仍有些许的不足。现阶段，国外已有案例对档案领域实施大数据处理，这也为中国档案事业的发展指明了方向。当下，大数据已经成为我国信息数据研究和处理行业的一大热点话题，但其在档案管理方面的应用仍尚处起步，需要从二者的关系和结构等方面展开深入的思考，从而实现大数据技术在档案管理中的有效应用。

3 大数据框架的构建

3.1 档案的资源特征与大数据特征相吻合

1）档案中的数据信息含量非常大，就单个国家的综合档案总量而言，其储存的以本单位早已达到了TB的级别，并且不同的档案馆的档案类别也有所不同。随着信息化的发展，其档案的储备仍会持续上升，必将到达PB甚至EB的等级。

2）档案内信息资源种类繁多，除了文书类档案外，还涉及大量的音频档案、图片档案和影像资料等，这些档案类型丰富，处理方法不一，传统的数据处理手段难以进行有效的处理和整合，急需借助大数据的技术进行档案资料的分类、管理与运用。

3）档案有其自身的价值，但其价值相对分散，不能集中到一起。档案的留存有着历史记忆的作用，但就当前而言，其可以利用的资料和数据并不很全面，价值密度较为分散。如，某些影像资料中，真正有用的片段可能只有其中的一部分，这些档案中往往隐藏着巨大的价值，需要大量相关工作人员进行开发和收集工作，通过各个部门的技术处理，才能得到其中有价值的成分。

4）对信息处理速度的要求较高。大数据时代背景下，信息处理速度的要求是档案管理的一大重点问题。传统档案管理模式下，档案库中的资料处于被动等待查阅和使用的状态中，无法主动地向社会提供准确而有效的信息资源和服务。如果想改善这一问题，就需要利用大数据技术，对其进行及时有效的分析和处理。

3.2 大数据在档案信息化工作中的应用

3.2.1 该项措施的可行性

虽然大数据的应用对档案信息管理有着积极的意义，但从其实际操作的角度而言仍有一定的难度。实现大数据技术在档案管理中的运用，需要数据、应用和手段三位一体的操作流程，每一个环节都需要有明确的规定和标注。

现阶段的档案部门仍没有足够的准备迎接大数据时代的到来，其数据的储存仍以传统的介质模式存在，如纸质档案等，数字化的技术和模式仍没有得到质的提升，仅处在纸质版扫描归档的初级阶段，电子文件管理方式刚刚开始发展。因此，要实现大数据技术的运用，就要及时实现全数据的电子化保存，数据的收集是一项重要而漫长的过程，相关管理人员和从业人员要及时转变传统的观念，积极主动地开展数据化档案处理工作，迎接大数据时代的到来。

3.2.2 做好迎接大数据应用时代的准备

1）积极转变服务观念。现阶段，大多数档案管理部门的服务观念仍然比较陈旧，处于被动等待使用者查询和搜索的阶段，并向大众提供传统的档案内容和信息服务。随着信息化改革的推进，档案的管理必将逐渐踏上信息化的道路，一些档案部门也开始将信息的目录和部分档案的全文录入到档案软件系统以供浏览者查阅和使用。面对大数据时代的挑战，这种简单的档案数据化保存并不能满足使用的需求。大数据的信息总量庞大且互联互通，查询分析有一定的困难性，档案工作人员要紧紧把握服务对象的需求，提供有针对性的、明确的数据服务，尤其是利用率较高的档案部门。

2）提高档案管理的质量。档案管理质量的首位就是档案的数量，各级档案管理部门要加大对档案管理数字化的投入和开发力度，并尽可能对已有的档案进行数据化保存，提高其应用效力。若现阶段的档案数据化程度较为落后，就要抓紧实施电子化的文件管理工作部署，进行数据的有效的处理和应用。

3）实现信息档案的云管理和云查阅。信息时代下，网络的高速发展和普及为信息资源的管理和共享提供了快捷、有效的平台，为实现信息共享提供了新的渠道。要想建设全国性或者区域性的先进档案管理应用系统，首先要以技术为基础，强化信息管理的安全性和有效性，对访问者进行身份的认证，实现数据的加密管理，尤其对于一些较为重要的档案文件等信息，要保证其安全性，决不能外泄。而对于一些公开的档案和文件，使用者可以通过网络进行档案的查阅和使用，实现真正的数据共享，提高档案的利用效率，从而节约时间、高效便捷，进而衍生新的价值。

4）打造高水平的档案信息管理队伍。实现大数据时代下的现代化档案管理对档案工作人员的个人能力有着较高的要求，这一过程绝非简单的数据保存、管理和分类，更要求工作人员具有强大的数据档案处理能力，并凭借其大数据的思维模式对档案进行管理和运用。这不仅要求工作人员具有相关的数据管理能力和大数据知识技术，还要有足够的前瞻性和责任心，并尊重数据信息的隐私性，保证其安全有效的传递到各个环节。档案工作人员要紧紧跟随时代的脚步提高自身的综合职业能力和道德素养，才能在大数据时代下更好的处理好档案工作。

4 总结

综上所述，面对大数据时代的冲击，档案管理部门要充分结合自身的特点和受众进行改革，充分利用网络信息技术的便利开展数据档案的处理和查阅工作，保证自身工作开展的有序和实效，同时积极向西方发达国家学习相关的知识和经验，借鉴其科学严谨的管理模式对自身能力进行逐步的提升，不断完善档案的信息化、数字化、深入化工作。

参考文献

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