电子档案信息公开与档案信息安全

杨莹

摘 要：在科技快速发展的时代背景下，各领域都在朝着更先进的方向发展，不仅改变了我们的生活方式，也改变了我们的工作方式、交流方式以及信息管理方式，其中，档案作为记录人类信息的重要载体，为了能更好的服务于人类，也需要作出相应改革，以保证信息数据的安全性和全面性。在此背景下，电子档案应运而生，为方便大众查询以及获取相关信息，而本着信息公开性的原则，但也因此，给电子档案信息的安全性带来了隐患。尤其在计算机技术、网络技术发达的现代社会背景下，更需要做好电子档案信息的管理工作，以确保档案信息的安全。基于此，本文对电子档案信息安全管理中存在的一系列问题进行了探讨，并给出了几点解决措施。

关键词：电子档案;信息公开;信息安全

随着现代社会的进步与发展，网络技术、计算机技术、多媒体技术等多种技术也得到了快速发展，给档案信息的存储方式、备份方式以及查找方式等带来了改变，在此背景下，电子档案得到了广泛推广，不仅拓宽了群众获取信息的途径，也提高了信息获取的效率和质量，这在推动信息产业快速发展的基础上，也更好的服务了群众。但同时，也给信息产业的安全性带来了影响。虽说电子档案信息的公开性与资源共享，是这个时代发展的必然结果，但在数据传输、录入以及存储、备份过程中，所出现的数据丢失问题，仍然是值得人们深思的问题。

1 档案信息安全管理重要性分析

在档案信息公开、信息共享的时代背景下，很容易造成信息泄漏，尤其對于涉及国家机密的信息来说，一旦发生泄漏，威胁的将会是整个国家的生存。对于一些企业信息来说，一旦发生泄漏，就会影响到企业的经济发展，进而影响到国家经济的发展。所以说，保障电子档案信息的安全性，是十分有必要的。

2 电子档案信息公开下档案信息安全管理范围

2.1 机密范围

首先，对于电脑机房的出行设置，未持证人员无法自由出入，同时，还应设立指纹识别系统，未录入指纹者，一律不可接触机房，更不能接触计算机;其次，要加强对信息传输过程的监督，防止黑客的侵入，并使用技术较先进的防、杀毒软件，保证信息传递全过程的严谨性。以此来保证档案信息的机密性。

2.2 真实范围

在对相关档案数据进行录入、存储时，要确保信息的来源安全、真实、可靠，切不可录入虚假信息。

2.3 完整范围

保障电子档案信息的完整性，首先要选择安全的浏览器，其次要减少档案信息篡改的次数，同时，要建立完善的档案管理系统，确保档案信息的传递、储存过程严密化，以保证信息的完整性。

3 提高电子档案信息安全性的重要措施

3.1 提高电子档案工作者和管理者的综合素质

在这个大数据时代背景下，操作人员的素质也很重要，这是保障电子档案信息安全的关键因素。因此，人事部门在进行人员选拔的过程中，还要结合应聘者的品德、修养、技能等各项指标，进行综合考核。

再者，若工作人员或管理人员的素质不高，那么他们对工作的责任心就会不强，也就不会全身心的投入到工作中去，不会细致入微，这样就会导致很多失误发生。且不难发现，人为因素所导致的档案信息安全隐患，要远超过其它因素所造成的档案信息安全隐患。这就说明，提高工作人员以及管理人员的综合素质是十分有必要的。

3.2 确保操作安全

在对电子档案信息的操作过程中，难免会出现一些问题，有些问题的出现是由于客观因素导致的，而还有些问题的出现是由于主观因素导致的。无论是哪种因素所造成的失误，在确保操作安全后，都能规避掉绝大多数失误。

首先，工作人员要有足够强的安全意识，同时还要有过硬的专业技术;其次，要运用先进的网络技术、防病毒技术以及安全检测技术;再者，要加强对操作人员的考核力度，促进他们操作习惯的养成，减少操作失误的次数。

3.3 降低电子档案信息内容的篡改率

电子信息的公开，有两种渠道，一种是通过电子邮件的形式，另一种是通过网页浏览的形式，这两种形式都会给信息的传递带来安全隐患，但通过一些先进技术，能阻挡这类情况的发生。因此，运用一些防、杀毒软件是很有必要的，尤其在传递信息前，就应做好相应的防护处理。

首先，要保证浏览器的安全性;其次，要使用内容过滤系统，保证信息传递安全的同时，也能够防止黑客的攻击;最后，要减少信息的篡改次数，进而减少信息的传递次数，能够有效保证数据的安全性。

3.4 电子档案硬件设备的安全保障

电子档案作为一种新型的信息存储方式，为人们提供了很多便利，使得人们存储、备份、查找信息变得更加快速、高效，但由于其是建立在网络基础上的应用，依靠硬件设备进行信息封存与管理，存在一定的风险性。因此，需要加强硬件设备的安全保障，以此来保证信息的完整性和安全性。

为此，管理部门需要对档案信息做定期检查，以及要对处理档案信息的计算机软、硬件做定期升级，保证档案管理平台运行的畅通。避免档案信息的丢失。同时，也要加强对机房的出行限制，非电子档案工作人员，一律不得进入机房内部，并安装指纹解锁系统，指纹识别通过才可进行电脑操作。如有特殊情况，非电子档案工作人员需向上级递交申请，待申请通过后才可进入机房内部。另外，考虑到电子档案的存储平台，是一个较为开放的平台，涉及国家、企业利益的信息，应尽量避免在这些平台上发布、储存。

3.5 建立完善系统的电子档案安全管理法制

电子档案安全管理法制的建立，能够进一步保证电子信息的安全性。对于传统的档案信息管理来说，是以一份纸质材料的形式进行保存的，具有一定的法律效应，而电子档案信息的保存，是完全交由计算机操作的，不受法律保护，这就给电子档案安全管理法制的建立带来了麻烦，而若想电子档案信息也能接受到法律的保护，就需要做到以下几点。

首先，对于法制的宣传。要让大众对《电子档案安全法》有一个清晰的认识，保持敬畏之心、不触碰那条红线、遵守电子档案信息的规章制度，让他们知道，违反规定人员必将遭受法律的严惩;其次，要加强对《电子档案安全法》的研究力度，保证其具有实用价值和全面性，覆盖到各个方面，不给不法分子留机会，以此来保证电子档案信息的安全性。

4 结束语

综上所述，保障电子档案信息管理的安全性，是档案信息资源建设中的重点工作，对于维护社会的稳定发展有着重要意义。且电子档案所涉及的内容，不仅包含群众信息，也包含国家事务信息，与我国的经济发展、综合国力提升有着密不可分的联系，因此，保障电子档案信息的安全性是十分有必要的。在这一过程中，不仅要加强电子档案信息平台的软、硬件设施，还应制定完善的管理制度，同时，提高管理人员的素质，以及加强与各部门间的沟通，以此来保证电子档案信息的安全性、全面性、完整性。

参考文献

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