电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用

何静 陈峰 刘宏亮

摘 要：随着科学技术的不断发展，为人们的日常生活，提供了极大的便利。而计算机技术的普及，使各行各业的工作效率，得到了大幅度的提升。档案管理作为社保工作中的重要组成部分，不仅能够为社保工作提供信息依据，还能够促进社保工作的有序开展。提升社保档案管理水平，不仅能够提升社保人员的工作效率，还能够使参保人员的信息得到更好的保障。电子档案和条形码技术的应用，大幅度提升了社保人员的工作效率，使社保档案管理工作得到良好的开展。笔者利用电子档案和条形码技术的内容及特点，结合电子档案和条形码技术在社保档案管理中的优势，浅谈一下电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用措施和注意事项。

关键词：电子档案;条形码技术;社保档案

1 电子档案和条形码技术的内容及特点

电子档案的诞生，为我国的企事业单位提供了一种全新的档案管理方法。相比传统的档案管理方法，电子档案不仅能够减少信息资料的占地面积，而且还能够通过分类整理的方法，对信息资料进行高效的存储。在工作人员进行资料查找时，能够通过搜索关键词的方法快速找到，大幅度提升了工作效率。而且电子档案备份方便，存储时间较长，受自然因素的干扰较少。而条形码作为近些年我国商品销售过程中常用的技术，通常出现在商品的外包装，是由一条宽度不等的多个黑条和空白区域组成[1]。条形码技术的使用不仅能够减少超市售货员的处理时间，还能够提升商品价格的准确度。而条形码技术的应用，除了在商品销售过程中常见的一维条码，还有用于收付款时的二维条码。这两种条形码技术，为人们的日常生活提供了便利，也提升了档案管理工作的整体效率。

2 电子档案和条形码技术在社保档案管理中的优势

2.1 提升社保人员工作效率

将电子档案和条形码技术结合，应用在社保档案管理中，能够大幅度提升社保人员的工作效率。首先使用电子档案，对社保信息资料进行统一的归纳和整理。然后利用条形码技术与电子档案进行对接，通过扫描条形码的形式，就可以直接进行对社保档案的查询和修改。这种方法的应用，大幅度缩减了社保人员的工作量，也能够提升社保档案查找的准确性[2]。

2.2 对社保档案管理工作进行规范

通过电子档案和条形码技术的运用，不仅能够提升社保人员的工作效率，还能够对社保档案管理工作进行规范。利用电子档案和条形码技术，能够减少人为因素对社保档案造成的损坏，提升社保档案管理的整体水平。而且通过条形码技术与电子档案相结合，规范了社保人员的工作流程[3]。加快了对参保人员信息的处理速度，也减少了参保人员的等待时间。

2.3 加强社保档案管理的安全性

传统的社保档案管理，主要是通过工作人员的记录进行。所以当社保档案长时间借出未归还时，工作人员常常忘记追回。这就容易导致社保档案的遗漏或丢失，使社保档案的安全性降低，不利于社保工作的开展。而电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用，能够及时掌握社保档案的借出和归还时间，有利于对社保档案的盘查和整理[4]。通过电子档案和条形码技术的应用，能够加强社保档案管理的安全性，保障參保人员的各项权益。

3 电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用措施

3.1 社保档案统一处理

利用电子档案和条形码技术，可以对社保档案进行统一处理。通过将社保档案内的各项所填的信息生成条形码，然后通过激光打印的方式，将条形码粘贴到社保档案的指定位置。这样不仅能够减少社保人员的工作量，还能够对参保人员的信息进行统一处理，极大的提升了社保人员的工作效率。

3.2 社保档案精准定位

由于每个条形码都是唯一的，所以通过扫描的方式，能够对参保人员的信息进行自动化的登记。不仅能够精准定位社保档案的位置，还能够避免登记信息时的错误，大幅度提升了社保工作登记的准确性[5]。而且只需要通过相应的代码或者关键词，就可以完成社保资料的查找，为参保人员提供了高效精准的服务。

3.3 社保档案存储备份

利用电子档案和条形码技术进行社保档案管理，可以实现快速的备份。通过建立数据库的方式，可以使社保档案内的信息得到有效的存储。即使原始的社保档案丢失，也仍旧可以通过数据库的信息进行查询，为后续的社保工作提供帮助，使社保档案管理得到一份安全保障。

4 电子档案和条形码技术在社保档案管理中的注意事项

虽然电子档案和条形码技术的应用，对社保档案管理工作提供了巨大的帮助。但是健全的社保档案管理制度，能够促进社保工作的长期发展。通过完善的社保档案管理制度，能够对社保人员的工作进行严格的约束和规范，也能对社保工作中的责任进行明确的划分。加强社保人员的综合素质培养，能够提升社保人员的服务意识和工作的积极性。而且对社保人员进行培训，能够使电子档案和条形码技术，在社保档案管理工作中得到更好的应用，使社保工作得到全面的提升。进行电子档案和条形码技术的应用时，还应树立良好的安全管理意识，防范社保档案的信息泄露，使参考人员的各项权益得到有效的保障。

5 总结

档案管理是我国社保工作中的一部分，也是整个社保工作的重点与难点。由于参加社保的人数较多，所以档案涉及的人员信息相当繁琐。而且随着时间的推移，社保档案的信息数量也在逐年增加。这不仅为档案管理工作增加了难度，也降低了社保人员的工作效率。传统的档案管理方法，已经不能再适应社保工作的开展。寻找简单快捷的档案管理办法，成为社保人员工作的重心。而电子档案和条形码技术的兴起，为档案管理工作提出了新的方向。这种新颖的档案管理方法，通过将社保信息制作成电子档案，然后利用条形码技术进行精准定位，最后通过建立数据库的方式对社保档案进行备份。这一系列的步骤不仅能够简化社保档案的工作步骤，还能够提升社保人员的工作效率，保障社保档案的安全性。通过对社保档案管理制度的不断优化和改善，能够对社保人员的工作进行约束和规范。从而使电子档案和条形码技术，在社保档案管理工作中发挥更大的作用，保障社会的和谐有序发展。

参考文献

[1]王丹.电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用研究[J].兰台内外，2019（15）：34-35.

[2]杨一.电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用[J].电脑知识与技术，2017，13（09）：185-186.

[3]刘婷婷.社保档案管理中电子档案和条形码技术的运用探讨[J].办公室业务，2016（24）：180.

[4]韩冬.探讨电子档案及条形码技术应用在社保档案管理中的有效性[J].办公室业务，2015（23）：101.

[5]夏丹.浅谈电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用[J].办公室业务，2015（18）：91.