加强对社保档案数字化管理研究

池利蓉

[摘 要]社会保险档案是社会保险业务经办中所产生的具有保存价值的文件和资料。而社会保障事业作为现阶段最为关心的民生项目，其进程中需要形成大量的文字、图表和声像等资料，而这些资料当中很大一部分需要长时间保存，具有其历史性，这些资料在日后的整合中就逐渐转化成为了民生档案的重要组成部分。

[关键词]社保档案；数字化；重要性；高效性

一、社保档案管理的重要性

社保档案作为社保工作中的重要资料，是为了实现在社保信息交流中能够有效的给参保者提供依据，为维护自身的合法权益提供重要的凭证，也为社保部门的科学管理和提高工作效率提供了必备的条件。因此，社保档案管理工作具备以下特点：

1.数量大。随着我国社保制度的改革，社保的参保面已从城市覆盖到农村，最终实现全民参保，汇成了庞大的社保档案。

2.变化多。个人的社保档案会随着个人工作单位的变化，而发生关系转移，各项社保缴费情况也会依据个人工资的增减发生变化，这就决定了社保档案的变化性。社保档案是以人为基本对象来办理，个人是社保档案的基础单位。社保档案是个人参与社保的原始凭证，是维护个人利益的重要依据。

3.要求高。社保档案是按照国家的相关规定来办理的，需要依据社保统一的办理程序进行。单位员工在进行社会保险时会有一张规范的记录卡，根据单位的个人工资有相应的缴费标准，这形成的相关材料都具有一致性。

二、高度集约的信息管理模式

随着社保政策的不断改革和深化，社保工作将会覆盖更多的地区，社保档案也因此会日益增多。而这种“服务一生、保障一生”的惠民工作将会关系到民计民生，涉及到的人也会越来越多。因此，做好社保档案工作已成为社保经办机构的一项重要任务。

在社保档案管理中确保数字档案的真实性和原始性是至关重要的，因为数字档案存在一些可变的隐患，因此，保存好社保档案的原始性是做好社保档案数字化的重要课题：

1.严格的时间限制

社保经办信息需要通过登记、核定、申报、结算等环节进行标准化和规范化的严密操作，层层把关、环环相扣，一经登记确认后不可变更。在特殊的政策业务中需要更严格的审批制度，是原始纸介材料数字化的体现，其原始性与记账凭证相同。

2.严格的经办流程

社保经办管理具有高度信息化、规范化、标准化，其经办流程保持高度的严整性形成一条链式对应的关系，双方数据具备互斥关系，任何一处修改都会产生链式反应，很容易被检索发现。因此数字建档后的档案修改是毫无意义的。此外，还应建立数字档案归集业务审批制度，严格“系统设计、统一授权、分级管理”。以提高数字档案原始信息的归集质量。

三、社保数字档案新时代

1.预测

社保档案涉及方方面面的内容，在管理信息中需要采集征缴业务类档案信息，在形成数字档案后可以检索到承保人全部的信息，包括参加工作时间、参保时间等。同时，在社保档案中存在未来补缴或是恢复缴费时，需要根据区县等地区政策进行科学的预测，便于制定有效的补征收计划，使社保基金应征尽征。

2.管理

数字化社保详细记录了经办机构每项业务的经办信息。对经办人和审核人都做了详细的记录，在对每项业务中的程序都记录在案，可以将业务记录和审批记录都显现出来，为日后建立社保机构内部管理机制提供重要的技术信息保障，为日后在监督检查业务操作流程以及问题情况发生时成为有效的自律工具，也是社保机构实现制度化管理的保障。

3.监督

社保档案数字化有效的防范了一些不符合业务流程的问题，为有效的监督和预警提供了简单的核查方法。例如在发现历史数据变更时会有预警提示来防止错误问题的发生，进而不断完善经办管理。数字档案将为事后监督工作导航：确保经办工作的高效率与高质量并存。

四、加快社保数字档案建设步伐

现阶段，档案管理的系统已经日趋成熟。数字化档案工作给档案人员带来了方便的同时，更需要档案人员把各类电子文件、图片、存储的档案等纸质材料转换成电子数据，对数字档案整体资源的综合开发利用提供了有效的帮助。目前，社保工程信息系统的快速成熟与发展对加快与完善生产信息系统档案数字化建设提供了可靠的原始资料，也为实现社保档案管理工作向更高的阶段迈进奠定了基础。

努力加快社保数字档案建设步伐，提高档案科学管理水平，早日实现社保数字档案在征管信息预测、机构内控管理、经办事后监督等综合管理方面的应用，充分开发社保档案资源的应用潜能。加强数据利用，实现应用纵深化。紧紧围绕信息化建设这个重点，创新思维，狠抓资源数据库建设，开发信息资源，服务决策，为领导决策服务、为业务建设服务、为行政管理服务。做到档案管理与完成目标任务相结合，档案管理与发展业务相结合，档案管理与退休人员管理服务相结合。把单位和个人参保信息档案这些“死信息”变成“活数据”，服务于社会保险业务工作，通过档案信息定期向上级部门提供有关就业、失业等方面档案数据情况分析，提供决策依据。分别在就业援助工作对策、强化职业技能培训、解决失业保险社会化发放制度、解决享受低保、就业、灵活就业人员参加医疗保险方案等方面提出积极建议，为党委政府科学决策和解民忧保持社会稳定提供服务。

总之，社保档案是民生档案的重要组成部分，涉及千家万户，既是我们以后工作的重点，也是我们工作中的难点。我们必须以知难而进、百战百胜的勇气脚踏实地、真抓实干，切实实现社保档案的网络化、信息化、人性化、规范化、多元化管理，保证社保档案工作的顺利进行，推动社会保障事业的和谐发展。

参考文献：

[1]庄丽.金保工程“五险合一”后对社保档案管理工作的思考[J].黑龙江档案，2012（4）.

[2]吕桂珍.浅析社保档案数字化的重要性[J].活力，2011（2）.

[3]郎淑琴.浅析社保档案管理的信息化建设[J].科技视界，2012（5）.