“建设项目电子文件归档和电子档案管理”实践与探索

万海军 何颖珊 刘颖

摘 要：本文主要对国家档案局“建设项目电子文件归档和电子档案管理”试点项目实施过程中遇到的问题进行总结讨论，对采取的相关举措进行了简要介绍。

关键词：电子文件;电子档案;抽水蓄能电站;电子签章技术

为进一步贯彻落实国家档案局、国家发展改革委联合印发的《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》（档发【2016】11号），推动建设项目电子文件归档和电子档案管理工作健康有序发展，提升项目电子文件和电子档案管理效率，促进建设项目信息资源共享，国家档案局于2018年起开展建设项目电子文件归档和电子档案管理试点研究。

1 研究背景

笔者所在单位为在建抽水蓄能电站建设项目管理单位，自2018年起承担国家档案局“建设项目电子文件和电子档案管理”试点任务。抽水蓄能电站工程建设周期长、参建单位多、工程施工面广，质量控制是重点，项目档案是工程建设的有机组成部分，是工程质量的直接反映，其真实地记录了电站建设的全过程情况，项目档案质量在一定程度上反映了工程建设的质量，是工程建设、管理的重要基础和依据[1]。传统的项目档案管理工作模式中人力、物力以及时间投入等方面相对来说是比较大的。

信息化、数字化、智能化、智慧化等一系列新兴技术与工程建设融合应用是目前技术发展的必然趋势，同时通过业务模块与新一代技术的深度融合能够解决传统项目档案管理过程中存在的一些问题，达到提质增效的目的。那么项目档案管理作为工程建设管理的一项重要模块，怎样结合新兴技术实现电子文件归档和电子档案管理，需要进一步讨论和探索。

2 存在问题

結合国家相关标准规定要求，经过试点项目两年的研究，发现实现项目建设电子文件归档和电子档案管理确实需要有个长期探索的过程，在这个过程中需要亟待解决一些技术问题：

1）电子文件合法合规性。通过业务系统生成的电子文件并不满足能电子档案归档要求，必须经过一定的技术手段确保生成的电子文件满足《中华人民共和国电子签名法》要求。

2）电子文件真实性。项目档案是工程建设全过程真实的记录，形成的电子文件信息必须是真实可靠的，必须根据施工情况实时记录，形成的全过程必须留有痕迹化记录。

3）电子文件准确性。抽水蓄能电站项目档案类别多，涉及施工全过程所形成的单元验评、试验、测量、验收、往来函、日志、图纸、结算等类别的项目文件，文件内容及体例格式都要符合相关的规程规范要求，通过业务系统生成的电子文件也必须要符合这些专业要求，需要定制化开发相关的文件格式，以确保在形成过程中体例格式的统一和数据的准确性。

4）电子文件有效性。最终形成的电子文件格式需满足档案归档和利用要求，能够实现全文检索功能，目前市场上应用比较成熟的档案数字化后的格式为双层PDF格式，国产OFD等格式也相继出现，国产化是未来的发展趋势，在业务系统中实现生成符合档案归档格式要求的电子文件也是需要解决的技术难题。

5）电子档案安全性。业务系统的稳定是确保电子文件元数据安全的前提。实现业务系统与档案系统数据对接，电子文件转换为电子档案时，在迁移过程中也需要确保电子档案的真实、可靠、完整和可用。电子档案的长期保存和利用保密性也需要有效的技术保障。另外在业务系统关闭后如何保障电子档案的长期有效性，也是电子文件单轨制归档需要解决的问题。

6）内外网环境业务数据对接。业务系统需在施工现场应用，因此是部署在外网环境运行，而为确保档案的安全和保密，各单位档案系统一般都部署在内网环境运行，如何实现内外网环境业务数据的对接和迁移是技术难题。

7）一线人员水平有限。基建工程建设参建单位较多，技术人员缺乏且流动性大，施工人员多为农民工人员知识水平有限，项目文件都是来源于项目现场一线人员，一线人员整体综合素质能力直接决定了项目文件的形成质量和准确性，而由纸质文件归档转化为电子文件归档，更需要在项目现场应用现代化的设备进行项目文件的采集，这对一线人员的技术水平提出了更高的要求。

3 试点举措

针对上述问题，经过两年的试点研究探索，笔者所在单位取得了一定的成果，顺利通过国家档案局年度结题评审。

1）开发业务管控系统，实现信息化管控。基于数字化电站工程管控系统质量管理模块，在基建工程施工现场采用移动终端，实现单元工程质量验评等项目文件的在线采集和流转审批、生成，有效提升现场工作效率。系统中定制化研发了标准化的项目文件模板，开发档案预立卷模块，与质量验评等业务模块建立对应链接关系，在发起项目文件编制时即可对应相关档案信息，电子文件生成后可自动归集至“档案预立卷”模块，实现了档案管理前端管控。

2）配置无线局域专网，保障系统运行安全。在施工现场布设无线专网，最大程度保障业务系统运行安全，确保电子文件信息满足保密性要求。在网络覆盖范围内，各参建单位人员可使用电脑PC端、移动APP终端操作生成电子文件，实现现场在线填报、审批流转。

3）利用电子签章技术，确保电子文件合法有效。业务系统中嵌入电子签章认证系统，基于电子签章认证技术对电子签章进行认证，通过密码验证、签名验证、CA数字证书等技术手段确保电子文件防伪造、防篡改、防抵赖，符合《电子签名法》要求，所形成的电子文件合法有效。

4）加强制度建设，保证电子签章真实有效。项目现场参建单位较多，人员复杂，为加强电子签章管理，建设单位编制相关执行手册和规章制度，详细规范电子签章的申请、制作、发放、使用和注销等环节的管理要求和流程。开展电子签章备案，单一签章与系统登录账号唯一对应，规范了电子文件编、审、批流程，保障了电子档案真实、完整、有效。参建单位和人员对电子签章双轨负责，在制度上保障了电子签章认证证书的安全性。

4 结语

经过试点项目的实践和探索，发现对于抽水蓄能电站建设项目来讲，实行电子文件归档和电子档案管理，对比纸质档案归档和传统的档案管理模式，可有效提升文件规范性、流程便捷性，节约了人力物力，大幅度提高了工作质效。而要真正实现“电子文件归档和电子档案管理”还需要不断的探索和研究，逐步解决一系列技术难题。

参考文献

[1]龚鸣，游志刚.抽水蓄能电站工程项目档案过程管理探索[J].兰台世界：上旬，2014（S6）：4-5.